Wir erhalten ständig automatisierte E-Mails. Von Bestätigungen bis hin zu Bestätigungen haben Sie wahrscheinlich gerade mindestens eine in Ihrem Posteingang. Was also, wenn Sie selbst eine automatische E-Mail senden möchten? Wir zeigen Ihnen, wie das in Google Mail geht.
Sie können eine E-Mail automatisch in Google Mail mit einem einfachen zweistufigen Verfahren senden. Zuerst erstellen Sie die E-Mail und speichern sie als Vorlage. Zweitens richten Sie einen Filter ein, um diese E-Mail basierend auf Kriterien zu senden.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Arbeitslast zu verringern, indem Sie E-Mails automatisieren, anstatt sie manuell zu senden, legen Sie los!
Erstellen Sie die E-Mail-Vorlage in Gmail
Sie können Vorlagen auf der Gmail-Website erstellen und verwenden. Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Funktion in den mobilen Gmail-Apps nicht verfügbar.
VERWANDT: So erstellen und verwenden Sie eine E-Mail-Vorlage in Microsoft Outlook
Vorlagen aktivieren
Um eine Vorlage in Gmail einzurichten, müssen Sie zuerst die Einstellung aktivieren. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie dann „Alle Einstellungen anzeigen“ aus. in der angezeigten Seitenleiste.
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Los auf die Registerkarte „Erweitert“ und markieren Sie die Option „Aktivieren“ rechts neben „Vorlagen“. Klicken Sie auf “Änderungen speichern” unten.
Die Webseite wird aktualisiert, um Ihre ändern.
Verfassen Sie die Vorlage
Klicken Sie auf “Verfassen” oben rechts, um wie gewohnt eine E-Mail zu erstellen. Geben Sie den Text der E-Mail und optional die Betreffzeile ein.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die drei Punkte unten rechts in der E-Mail, um Weitere Optionen anzuzeigen. Bewegen Sie den Cursor auf Vorlagen > Entwurf als Vorlage speichern > Als neue Vorlage speichern.
Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und klicken Sie auf „Speichern“.
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Sie können die E-Mail dann schließen, indem Sie oben rechts auf das X klicken, es sei denn, Sie möchten diese E-Mail auch manuell senden.
Stellen Sie den automatischen Filter zum Senden der E-Mail ein
Jetzt, wo Sie Ihre E-Mail-Vorlage erstellt haben, können Sie den Filter so einrichten, dass er sie automatisch sendet.
Kehren Sie mit dem Zahnradsymbol und “Alle Einstellungen anzeigen” zu Ihren Gmail-Einstellungen zurück. Wählen Sie dieses Mal die Registerkarte Filter und blockierte Adressen und wählen Sie “Neuen Filter erstellen” unten.
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Geben Sie die Kriterien für die eingehenden Nachrichten ein, die Sie automatisch per E-Mail versenden möchten. Wenn Sie beispielsweise einen E-Mail-Link auf Ihrer Website haben, können Sie den Betreff hinzufügen. Oder wenn Sie andere bitten, bestimmte Wörter einzufügen, können Sie Has the Words verwenden. Klicken Sie dann auf „Filter erstellen“.
Auf dem nächsten Bildschirm sind die Aktionen für die übereinstimmenden E-Mails. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorlage senden und wählen Sie Ihre Vorlage aus der Dropdown-Liste aus. Wenn Sie zusätzliche Aktionen verwenden möchten, können Sie dies auch hier tun. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise ein Label anwenden oder die E-Mail weiterleiten, um sie weiterzuverfolgen oder weitere Maßnahmen zu ergreifen.
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Klicken Sie auf “Filter erstellen” wenn Sie mit der Auswahl der Aktionen fertig sind.
Um sicherzugehen wie erwartet funktioniert, können Sie eine Testnachricht, die die Kriterien erfüllt, an die E-Mail-Adresse senden. Bestätigen Sie dann, dass Sie die automatische E-Mail erhalten.
Wenn Sie regelmäßig dieselben Nachrichten an Klienten, Kunden, Benutzer oder Kontakte senden, probieren Sie diesen Vorgang aus und senden Sie diese E-Mails automatisch.
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