Die Verwendung einer Dropdown-Liste in Excel kann die Zeit zum Eingeben von Daten in eine Tabelle erheblich verkürzen. Glücklicherweise ist es sehr einfach, eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen.
Dafür gibt es einige Methoden, von einfach bis fortgeschritten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie es geht.
Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel: Einfache Methode
Der einfachste Weg zum Erstellen eine Dropdown-Liste in Excel ist durch manuelle Eingabe der Liste. Dies ist ideal für Situationen, in denen Sie nur eine Dropdown-Liste in einer einzelnen Zelle benötigen und diese nicht häufig aktualisieren müssen.
Wenn Sie beispielsweise Personen eine Datei senden, in der sie einige Felder ausfüllen sollen und ein Feld eine einfache Liste mit Auswahlmöglichkeiten enthält, ist diese Methode ideal.
Um eine Dropdown-Liste mit . zu erstellen die einfache Methode:
1. Wählen Sie die Zelle oder Zellen aus, in denen Sie Ihre Liste erstellen möchten.
2. Wählen Sie Datenaus dem Menü und wählen Sie im Menüband Datenvalidierung.
3. Dies öffnet ein Datenvalidierungsfenster. Wählen Sie die Dropdown-Liste unter Zulassen und dann Liste aus.
4. Auf diese Weise können Sie die gewünschten Elemente in Ihrer Liste manuell eingeben. Geben Sie einfach jedes Element in das Feld Quelle ein, wobei jedes Element durch Kommas getrennt wird.
5. Wählen Sie OK. Jetzt sehen Sie, dass neben der ausgewählten Zelle ein Dropdown-Pfeil angezeigt wird. Wenn Sie diesen Pfeil auswählen, sehen Sie alle von Ihnen eingegebenen Elemente in dieser Liste.
Dies ist zwar die schnellste Methode zum Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel, aber auch die am schwierigsten zu verwaltende. Um die Liste zu ändern, müssen Sie zu den Validierungseinstellungen zurückkehren und das Quellfeld aktualisieren.
Wenn Sie viele solcher Dropdown-Listen in Excel erstellen, kann es viel Arbeit erfordern, diese zu ändern. Aus diesem Grund ist es wichtig, diese Methode nur für einzelne Zellen und für Listen zu verwenden, von denen Sie nicht erwarten, dass sie sich ändern.
Dropdown-Liste in Excel erstellen: Einen Bereich verwenden
Wenn Sie eine flexiblere Lösung wünschen, können Sie Elemente für Ihre Liste aus einer Reihe anderer Zellen in Excel abrufen.
Um dies zu tun:
1. Listen Sie zunächst alle gewünschten Elemente in Ihrer Liste in einer beliebigen Zellenspalte auf. Sie können diese in die aktuelle Tabelle oder in jede andere Tabelle eingeben.
2. Wiederholen Sie den obigen Vorgang, um die Zelle auszuwählen und das Fenster Datenvalidierung zu öffnen. Setzen Sie das Feld Zulassen auf Liste. Anstatt etwas in das Feld Quelle einzugeben, wählen Sie diesmal den Aufwärtspfeil rechts neben diesem Feld aus. Dies ist die Bereichsauswahloption, mit der Sie das Feld auswählen können, aus dem Sie Ihre Listenelemente abrufen möchten.
3. Das Fenster Datenvalidierung wird minimiert, sodass Sie das gesamte Blatt sehen können. Ziehen Sie den Mauszeiger über den gesamten Zellbereich, der alle Listenelemente enthält, die Sie einschließen möchten. Wenn Sie damit fertig sind, wählen Sie den Abwärtspfeil rechts neben dem Auswahlfeld aus. Dadurch wird das Datenvalidierungsfenster wieder erweitert.
4. Der ausgewählte Bereich wird jetzt im Feld Quelle angezeigt. Wählen Sie einfach OK, um diese Einstellungen zu akzeptieren.
5. Wenn Sie nun den Dropdown-Pfeil rechts neben der Zelle auswählen, die Sie als Dropdown-Liste konfiguriert haben, sehen Sie alle Elemente aus dem gerade ausgewählten Bereich.
Das Schöne an diesem Ansatz ist, dass Sie jedes Element in dieser Liste ändern können, indem Sie einfach eine beliebige Zelle im Bereich ändern. Jede Änderung, die Sie dort vornehmen, aktualisiert jede von Ihnen erstellte Dropdown-Liste, in der Sie diesen Bereich als Quelle ausgewählt haben.
Diese Methode ist am besten, wenn Sie viele Zellen mit denselben Listenelementen in einer Dropdown-Liste formatieren möchten. Sie können den Inhalt eines einzelnen Bereichs die Elemente für all diese Listen steuern lassen, und es spielt keine Rolle, wie viele es sind.
Elemente zu Ihrer Liste hinzufügen
Sie können nicht nur Artikel in Ihrem Sortiment ändern, um Ihre Listen zu aktualisieren, sondern auch neue Artikel hinzufügen. Sie können am Ende des Bereichs kein Element hinzufügen, da Ihre Bereichsauswahl durch die erste und die letzte ausgewählte Zelle eingeschränkt ist.
Stattdessen müssen Sie ein einfügen Neuzugang irgendwo in der Mitte. Excel aktualisiert Ihre Bereichsauswahl in den Datenvalidierungseinstellungen dynamisch, um den neuen Bereich einzuschließen, den Sie um eine Zelle erhöht haben.
Um dies zu tun:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle in Ihrem Quellbereich und wählen Sie Einfügen aus dem Dropdown-Menü.
2. Wählen Sie im kleinen Auswahlfenster Zellen nach unten verschieben und dann OK. Dadurch werden alle Zellen im Bereich um eins nach unten verschoben und eine leere Zelle an der von Ihnen ausgewählten Stelle eingefügt.
3. Geben Sie das neue Element, das Sie hinzufügen möchten, in die leere Zelle ein, die Sie gerade erstellt haben.
Wenn Sie jetzt den Abwärtspfeil rechts neben der von Ihnen erstellten Dropdown-Listenzelle auswählen, sehen Sie das neue Element, das Sie gerade dem Bereich hinzugefügt haben.
Dies ist eine einfache Möglichkeit, Ihrer Dropdown-Liste neue Elemente hinzuzufügen, erfordert jedoch einige zusätzliche Schritte. Es ist sicherlich nirgendwo so einfach wie das Hinzufügen eines neuen Artikels zum Ende Ihres Sortiments.
Wenn Sie dies tun möchten, müssen Sie nur ändern, wie Sie die Datenvalidierung für Ihren Bereich konfiguriert haben. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Elemente dynamisch zu Ihrer Liste hinzufügen
Für eine bequemere Möglichkeit, Elemente zu Ihrer Dropdown-Liste hinzuzufügen, indem Sie einfach das neue Element eingeben am Ende Ihres konfigurierten Bereichs müssen Sie die OFFSET-Funktion verwenden.
Wählen Sie bei ausgewählter Dropdown-Listenzelle Daten aus dem Menü und Datenvalidierung aus dem Menüband.
Ändern Sie im Fenster Datenvalidierung die Quelle wie folgt:
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
Ändern Sie $E$1 und $E :$E in der Formel, um den Buchstaben der Spalte zu verwenden, in die Sie Ihre Artikelliste eingegeben haben. Wählen Sie OK aus, um diese neue Datenvalidierungskonfiguration zu bestätigen.
So funktioniert die Formel:
- Die 0-Argumente in der OFFSET-Funktion weisen sie an, keinen Offset auf Spalten oder Zeilen anzuwenden.
- Die Ausgabe von COUNTA -Funktion teilt der OFFSET-Funktion die Höhe des Bereichs mit.
- Die Funktion COUNTA zählt die Anzahl der Zellen, die in der Spalte, die Ihren Bereich enthält, nicht leer sind.
Wenn Sie dieser Spalte jetzt einen neuen Wert hinzufügen, erhöht sich der Höhenparameter der OFFSET-Funktion um eins und die OFFSET-Funktion gibt den gesamten Bereich zurück, aktualisiert um Ihren neuen Eintrag.
So sehen Sie dies in Aktion, fügen Sie einfach einen neuen Eintrag zu Ihrem Artikelsortiment hinzu. Wählen Sie den Dropdown-Pfeil rechts neben Ihrer Dropdown-Zelle aus, und Ihr neuer Eintrag wird in der Dropdown-Liste angezeigt.
Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise die Bildlaufleiste auf der rechten Seite verwenden müssen, wenn Ihre Liste von Elementen lang ist.
Entfernen einer Dropdown-Liste in Excel
Endlich, wenn Sie es jemals wollen Um die Dropdown-Option aus einer der Zellen zu entfernen, in denen Sie dies eingerichtet haben, wählen Sie einfach diese Zelle aus und öffnen Sie das Datenvalidierungsfenster erneut.
Ändern Sie das Dropdown-Menü Zulassen in < strong>Beliebiger Wert und wählen Sie OK.
Sobald Sie diese Einstellung ändern, wird die Zelle wieder normal angezeigt.
Erstellen von Dropdown-Listen in Excel
Das Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel ist einfach und Sie haben viele Optionen zur Auswahl. Die von Ihnen gewählte Methode hängt nur davon ab, wie viele Zellen Sie mit einer Elementliste aktivieren möchten und wie flexibel die Elementliste sein soll. Wenn Sie die Listenelemente häufig ändern möchten, verwenden Sie auf jeden Fall den dynamischen Ansatz.