Postvak Opruimen in Outlook is een set van gereedschappen ontworpen om zich te ontdoen van afval uit uw mailbox. U kunt het gebruiken om de grootte van uw mailbox, het reinigen van de items automatisch door de grootte en datum, en het uitvoeren van een paar andere functies. Laat gaan en een kijkje nemen.
GERELATEERD: Schijfopruiming Gaat Weg in Windows 10 en We Missen Het nu Al
Ten eerste, je nodig hebt om het gereedschap te openen. Hoofd naar Bestand > hulpprogramma ‘ s en klik op Postvak Opruimen.
Er zijn een aantal tools beschikbaar, en we beginnen door te kijken naar de hoeveelheid gegevens in uw mailbox.
Review van de Grootte van Uw Mailbox
Uw postvak in van Outlook is gemaakt van de mappen Postvak in, Verzonden Items, Archief, enzovoort—en het kennen van de grootte van de mappen kunt u zien waar al uw e-mails. Om uit te vinden, klik op “View Mailbox-Grootte.”
Dit opent de Grootte van de Map venster, waarin u de grootte van elke map. Standaard opent in de Lokale tabblad Gegevens. Lokale gegevens de gegevens die zijn opgeslagen op uw computer .pst-en.ost-bestanden.
GERELATEERD: Waar Zijn Mijn Outlook PST Data-Bestanden, en Hoe Verplaats ik Ze Ergens Anders?
De kolommen geven de naam van de map, de grootte en de totale grootte (dit is de grootte met inbegrip van eventuele sub-mappen). Het beste deel van deze zienswijze is dat het laat zien dat u de mappen die u misschien niet normaal beschouwen, zoals de agenda. Als je hebt enkele jaren van afspraken en vergaderingen aanvragen, kunt u gemakkelijk een fatsoenlijk stuk kilobytes in de agenda die u kunt opschonen door het verwijderen van oude gebeurtenissen.
Als u wilt de grootte van de mappen op de mail server, klikt u op de “Server-Gegevens” tabblad. De eerste keer dat u opent dit tabblad, kan het even duren om de gegevens in te vullen. Dit is omdat Outlook is contact opnemen met de Exchange-server, met de vraag om de gegevens van uw bestanden (die is berekend op de vlieg), en dan is het downloaden en weergeven van de resultaten.
Elke volgende keer dat u opent dit tabblad, het ophalen van de data veel sneller verlopen, aangezien Uitwisseling alleen om het uitvoeren van een verschil in analyse en de meeste mappen niet wijzigen van de grootte. Zodra de tab is geladen, ziet u de map maten op de Exchange-server. Dit is misschien niet hetzelfde als de grootte in de Lokale tabblad Gegevens omdat Outlook niet noodzakelijkerwijs download alle berichten naar uw computer.
Bijvoorbeeld, op mijn Lokale tabblad Gegevens de Totale Grootte van de map Archief is 116805 kb, maar op de Server op het tabblad Gegevens, de Totale Grootte is 363399 kb—een verschil van 246594 kb (265 MB). Dat is een stuk van de e-mail is niet zichtbaar in de lokale gegevens. Wat is er aan de hand?
Standaard worden in Outlook houdt slechts een bepaalde hoeveelheid e-mail op de lokale client ervoor te zorgen dat uw e-mail niet teveel ruimte in beslag nemen. Op computers met een harde schijf groter dan 64gb (die het meest van hen tegenwoordig), Outlook zal houden alleen e-mails van de laatste jaar op uw computer. Oudere mails worden bewaard op de e-mail server, en u kunt ze op. U kunt het downloaden van de oudere mails, en deze standaard als u wilt. Houd in gedachten dat u kunt de standaardinstelling wijzigen zodat deze downloads minder mail, dus als je worstelt met de ruimte voor, wilt u misschien om de standaardinstelling te wijzigen van 1 jaar tot 6 maanden (of minder).
(Opmerking: Dit geldt alleen voor accounts die gebruikmaken van een Microsoft Exchange server, zoals Hotmail, live.com, O365, en sommige zakelijke accounts. Als u Outlook e-mail te downloaden van andere aanbieders, zoals Google of Yahoo deze instelling wordt genegeerd en alle e-mail wordt gedownload.)
Nu dat u weet hoeveel gegevens uw mappen bevatten, kunt u de prioriteit welke u schoon te maken.
Het zoeken naar Oude of Grote e-Mail
Als u ‘ ve got mail in verschillende mappen, u kunt zoeken in je hele mailbox voor oudere of grotere mails.
Dit is erg handig als u wilt zoeken naar e-mails met grote bijlagen die u kunt verwijderen, of verplaatsen van Outlook naar een harde schijf of een cloud service. Als een voorbeeld, als u wilt zoeken naar alle e-mails van meer dan 5 MB, je kan nl de “items te Vinden die groter is dan het veld 5000 mb en klik op de “Zoek” knop.
De standaard Outlook-deelvenster ‘zoeken’ komt terug met een lijst van e-mails die minstens 5 MB.
Deze resultaten alleen e-mail, maar u kunt de “Look” veld aan een specifiek type bestand dat als u wilt tot het uitbrengen van een breder netto.
Uit de zoekresultaten, kunt u elk van de e-mails en verwijder ze of verwijder de bijlagen. Vergeet niet op te slaan in de randapparatuur voor het verwijderen of het verwijderen van hen als u nodig hebt om hen te redden.
Kick-off van een Autoarchiveren
U kunt autoarchiveren instellen van de parameters voor elke afzonderlijke map in Outlook, iets wat we hebben gedekt voor als onderdeel van een bredere kijk op het houden van Outlook soepel. Als u hebt ingesteld autoarchiveren regels, u kunt schop ze uit in het Postvak Opruimen door te klikken op de “Autoarchiveren” knop.
Dit proces schommels door alle mappen in Outlook en geldt auto-archief regels die u hebt ingesteld. Als u nog niet stel dan je zou me zorgen maken over het raken van deze knop per ongeluk, maar maak je geen zorgen—de standaard autoarchiveren regel is om niets te doen.
Bekijk en Verwijderde Items Leeg
Als u het leuk om te “soft delete” uw e-mail door ze te verplaatsen naar de map Verwijderde Items en je zelden leeg maken, is dit de optie voor u.
Opmerking: Sommige mensen willen gebruik maken van hun map Verwijderde Items als een soort archief, gooien dingen in en er nooit legen van de map. Dit is niet een goed idee, want er zijn tal van manieren waarop u kunt de map Verwijderde Items leeg te gemakkelijk. In plaats daarvan, als je nodig hebt om een bericht in een archief!
Klik op “Bekijk Verwijderde Items Maat” om te zien hoeveel ruimte je verwijderde items nemen, dan neem een diepe adem in en klik op “Leeg.”
Hiermee verwijdert u alle items uit de map Verwijderde Items. Als dat schrikt je dan met alle middelen een moment nemen om te bewegen een belangrijke mails in je Archief het eerste, maar je moet echt verwijderde items leeg regelmatig en niet te gebruiken als archief.
GERELATEERD: Hoe om Automatisch de Map Verwijderde Items Leegmaken Bij het Afsluiten van Outlook
Het bekijken en Verwijderen van Conflict Mails
De laatste optie in het Postvak Opruimen, is het verwijderen van conflict berichten. Dit zijn e-mails die Outlook denkt conflict met een bestaande e-mail, omdat ze dezelfde header-informatie. Normaal gesproken is dit het gevolg van tijdelijke synchronisatie problemen met de Exchange server, en u moet in staat zijn om te verwijderen van deze e-mails zonder probleem. Om te zien of je hebt geen e-mails in het Conflict map, klik op de”Bekijk Conflicten Size” knop om een gefilterde versie van de Map Maten venster.
Als er geen e-mails er zijn, sluiten de Grootte van de Map-venster en klik vervolgens op de knop “Verwijderen” in het Postvak Opruimen venster.
Dat is de Mailbox Schijfopruiming. Het is niet bijzonder opvallend, maar het is effectief en nuttig.