Hvis du ofte arbeider med store regneark filer, vet du hvor frustrerende det kan være å miste data på grunn av en dum feil, eller fordi datamaskinen krasjet mens du arbeider med dine data. Ved hjelp av Excel automatisk backup-funksjon, kan du gjenopprette tapte regnearkdata og fortsette som om ingenting har skjedd.
Et par av de mest nyttige funksjonene som finnes i Microsoft Office suite er underutnyttet fordi de er vanskelig å finne. Excel automatisk sikkerhetskopiering og gjenoppretting alternativet er bare slik som funksjonen. Les videre for å lære hvorfor du bør bruke Excel automatisk sikkerhetskopiering og hvordan å gjenopprette tapte regneark data.
Hvorfor Bruke Excel-Sikkerhetskopiering og Gjenoppretting Funksjon?
Det kan virke innlysende hvorfor du bør bruke en backup-funksjonen i et program, men Excel er litt forskjellig fra andre program, for eksempel Microsoft Word. Mange Excel-regneark bruke formler for å beregne nye tall på tvers av sine celler. I et stort regneark, det er ikke alltid lett å se hvilke celler påvirker andre celler. Gjøre en liten endring kan ha en domino-effekt og ødelegge andre beregninger i regnearket.
Tenk deg at du gjør en endring i en celle ‘ s formel og lagre arbeidet. Senere vil du oppdage at du har gjort en feil, og kan ikke huske det nøyaktige formelen brukt tidligere, eller den nøyaktige cellen der formelen bodde. Det ville være praktisk hvis du kunne gå tilbake til den siste spare staten for å angre din feil. Ved hjelp av Excel er bygget inn i sikkerhetskopiering og gjenoppretting, kan du gjøre akkurat det.
Aktivere Excel-Backup-Funksjon
Muligheten til å aktivere Excel-backup-funksjonen er noe skjult gitt hvor nyttig det er. Begynn med å klikke på Excel-Juvel øverst i venstre hjørne av regnearket, og velge Lagre på hurtigmenyen.
Du bør nå være å se på Excel-Lagre dialog-vinduet. For vårt formål her, vi vil lagre filen til brukerens skrivebord. Navn på filen i filnavn – boksen. Før du klikker på Lagre – knappen, klikk pilen ved siden av knappen som er merket med Verktøy og velg Generelle innstillinger fra menyen.
Excel vil åpne opp et veldig lite vindu med flere alternativer. Det eneste alternativet vi er interessert i her er en tittel Alltid ta Sikkerhetskopi. Merk av for dette alternativet.
Du kan merke at det er tre andre alternativene i dette vinduet. Du kan angi et passord for både åpning (visning) og endre (redigere) en din Excel-fil. Hvis du har angitt noen av disse passordene, de vil overføre til backup-filen også.
Så bruk disse alternativene med forsiktighet fordi hvis du glemmer passordet, vil du ikke være i stand til å få tilgang til enten hoved-eller backup fil. Du kan også angi filen til bare å lese. Selv om Microsoft anbefaler at du bruker dette alternativet, kan du hoppe over det hvis du ofte dele din regneark med andre mennesker som trenger muligheten til å endre innholdet.
Klikk på OK – knappen og Excel vil opprette en sikkerhetskopifil på samme sted som viktigste fil hver gang du lagrer. Lagre filen igjen for å opprette den første backup fil. Hvis vi går til skrivebordet der vi lagret regnearket du vil legge merke til to nye filer, én med en merkelig XLK file extension.
Den XLK filen er sikkerhetskopiert regneark som inneholder innholdet av filen før den siste spare. Hvis du trenger å bruke denne sikkerhetskopien på grunn av en feil du har gjort, eller på grunn av en datamaskin krasje, klikk på den og Excel vil be deg bekrefte at du virkelig vil åpne opp denne filen.
Dette trinnet virker litt rart, gitt at Excel skal vite hva filen er. Bare klikk på Ja – knappen og du kan gjenopprette din regneark til slik det var før den siste spare.
Ved hjelp av Excel er vanskelig å finne sikkerhetskopiering og gjenoppretting alternativet, kan du tvinger Excel til å opprette en sikkerhetskopi av regnearket. Denne sikkerhetskopien inneholder data og formler i filen før du sist lagret.
Du kan åpne denne filen for å fjerne alle feilene du har gjort mens du redigerer din viktigste Excel-fil. Hvis du ofte finne deg selv å redigere store regneark, denne backup alternativet er et must.