Om du ofta arbetar med stora kalkylblad, vet du hur frustrerande det kan vara att förlora data på grund av ett dumt misstag eller på grund av att din dator kraschade medan du arbetar med din data. Med hjälp av Excel automatisk backup-funktionen, kan du återställa din förlorade data kalkylblad och fortsätta jobba som om inget hade hänt.
Några av de mest användbara funktioner som finns i Microsoft Office-paketet är en underutnyttjad resurs, eftersom de är svåra att hitta. Excel automatisk säkerhetskopiering och återställning alternativ är bara sådana som har. Läs vidare för att ta reda på varför du bör använda Excel automatisk säkerhetskopiering och återskapa förlorad data kalkylblad.
Varför Använda Excel för Säkerhetskopiering och Återställning?
Det kan tyckas självklart, varför du bör använda en funktion för säkerhetskopiering i något program, men Excel är lite annorlunda från andra program, till exempel Microsoft Word. Flera Excel-kalkylblad använda formler för att beräkna nya siffror över dess celler. I stora kalkylblad, är det inte alltid lätt att se vilka celler som kan påverka andra celler. Gör en liten förändring kan få en dominoeffekt och förstöra andra beräkningar i kalkylbladet.
Anta att du gör en ändring i en cell formel och spara ditt arbete. Senare kommer du att upptäcka att du gjort ett misstag och kan inte komma ihåg den exakta formeln som användes tidigare, eller den exakta cell där formeln är bosatt. Det skulle vara smidigt om man kunde återgå till den senast sparade tillståndet att ångra dina misstag. Med hjälp av excels inbyggda säkerhetskopiering och återställning alternativ, kan du göra just det.
Aktivera Excel-Funktion för Säkerhetskopiering
Alternativet att aktivera Excel-funktion för säkerhetskopiering är något gömd med tanke på hur användbart det är. Börja med att klicka på Excel Juvel i det övre vänstra hörnet av dina kalkylblad och välja Spara från menyn.
Du bör nu vara att titta på Excel-Spara dialogrutan. För våra syften här, vi kommer att spara filen till användarens dator. Ge din fil ett namn i filnamn – rutan. Innan du klickar på Spara – knappen, klicka på pilen bredvid knappen Verktyg och välj Allmänna inställningar från menyn.
Excel kommer att öppna upp ett mycket litet fönster med flera alternativ. Det enda alternativet vi är intresserade av här är ett med titeln Skapa Alltid Säkerhetskopia. Markera det här alternativet.
Du kanske märker att det finns tre andra alternativ i det här fönstret. Du kan ställa in ett lösenord för både öppning (se) och ändra (editera) din Excel-fil. Om du ställer in något av dessa lösenord, de kommer att överföra till säkerhetskopian.
Så, använd dessa alternativ med försiktighet, eftersom om du glömmer ditt lösenord, kommer du inte att kunna få tillgång till antingen din huvudsakliga eller backup-fil. Du kan också ange den fil att läsa bara. Även om Microsoft rekommenderar att du använder detta alternativ om du vill kan du hoppa över det om du ofta dela dina kalkylblad med andra människor som behöver förmågan att ändra dess innehåll.
Klicka på OK – knappen och Excel skapa en backup-filen på samma plats som viktigaste filen varje gång du sparar. Spara din fil en gång igen för att skapa den första säkerhetskopian. Om vi går till skrivbordet där vi sparat kalkylbladet kommer du att märka två nya filer, en med ett konstigt XLK file extension.
Den XLK fil är dina säkerhetskopierade kalkylblad som innehåller innehållet i filen innan den sista spara. Om du behöver använda detta backas upp filen på grund av ett misstag du gjort, eller på grund av ett datorhaveri, klicka på den och Excel kommer att be dig att bekräfta att du verkligen vill öppna den här filen.
Detta steg verkar lite märkligt med tanke på att Excel ska veta vad filen är. Klicka på Ja – knappen och du kan återställa dina kalkylblad till hur det var innan sista spara.
Med hjälp av Excel svårt att hitta säkerhetskopiering och återställning alternativ, kan du tvinga Excel för att skapa en säkerhetskopia av dina kalkylblad. Denna säkerhetskopia som innehåller data och formler av din fil innan din sista spara.
Du kan öppna filen och ta bort alla misstag du gjorde när du redigerar din huvudsakliga Excel-fil. Om du ofta befinner dig redigering av stora kalkylblad, är denna backup är ett måste.