Reageer je altijd meteen op e-mails? Of laat je ze opstapelen? Het plannen van uw uitgaande berichten is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat uw inbox niet het beste uit u haalt. Lees hier meer over de voordelen van het plannen van uw e-mails.
Inhoudsopgave
Wis instellen Grenzen
Zorg ervoor dat uw e-mails bovenaan de stapel komen
Reageer meteen, terwijl uw gedachten fris zijn
Verzend het verzenden om wijzigingen aan te brengen
De meeste services ondersteunen nu planning
Leer e-mails ongedaan maken Too
Duidelijke grenzen stellen
blackzheep/Shutterstock.com
Niet iedereen werkt wat als “normaal” werkuren. Als je een nachtbraker of slapeloze bent die graag om 2 uur 's nachts zijn inbox checkt omdat je niets beters te doen hebt, meer macht voor jou. Maar kan het verzenden van late e-mails ertoe leiden dat uw collega's denken dat u dag en nacht beschikbaar bent?
Als je na het werk om 19.00 uur een e-mail stuurt. op een vrijdag heb je misschien pech om een e-mailreactie, instant message of telefoontje te krijgen. “Gewoon uw recente e-mail opvolgen” zijn woorden die niemand wil horen als ze een nacht of weekend weg zijn van kantoor.
U kunt voorkomen dat u onrealistische verwachtingen van uzelf stelt door uw reacties in te plannen op een tijdstip waarop u verwacht wakker en beschikbaar te zijn. Dit kan zijn vlak voordat je 's ochtends begint te werken of de volgende dag tijdens de lunch.
Hierdoor kun je goed gebruik maken van de downtime, zodat je je de volgende dag kunt concentreren op belangrijkere zaken (of zelfs ruimte kunt maken in je werkschema om een kop koffie te drinken of Mijnenveger te spelen).
Zorg ervoor dat je e-mails bovenaan de stapel komen
Tero Vesalainen/Shutterstock.com
Er zijn ook tactische redenen om uw uitgaande berichten uit te stellen. E-mail is een medium dat sinds het begin niet veel is veranderd. Sommige e-mailclients proberen uw inbox opnieuw te ordenen op belangrijkheid, maar niet iedereen gebruikt deze functies. En sommige e-mailclients geven nog steeds de voorkeur aan omgekeerd chronologisch sorteren van inbox.
Als je om 22.00 uur een bericht stuurt. de avond voordat het gelezen moet worden, is de kans groot dat je bericht de volgende dag om 9.00 uur wordt begraven. Als je wilt dat je bericht dichter bij de top van de stapel verschijnt, plan dan dat het wordt verzonden kort voordat je wilt dat de ontvanger het leest.
Tip : Vergeet niet om bij het schrijven van uw e-mail rekening te houden met het tijdstip waarop u deze verwacht te bezorgen. U kunt bijvoorbeeld “Goedemorgen” of “Tot vanmiddag” wanneer de context dit vereist.
Reageer meteen, terwijl je gedachten fris zijn
PeopleImages.com – Yuri A/Shutterstock.comEr is een goed argument om te reageren op een e-mail wanneer deze binnenkomt, ervan uitgaande dat je de tijd hebt om dit te doen (en je bent volledig nuchter) . Wanneer je een e-mail leest waarop een reactie vereist is, zullen je hersenen beginnen met het opstellen van een passend antwoord, of je dat nu wilt of niet.
Het kan moeilijk zijn om alles te onthouden wat je de volgende dag moest zeggen nadat je op een bericht had geslapen. Daarom zou je moeten overwegen om je reactie te schrijven en te plannen, zodat je niet vergeet wat je in eerste instantie te zeggen had.
Misschien vind je het ook makkelijker om weer uit te schakelen wetende dat je het probleem hebt aangepakt. U hoeft zich tenslotte niet druk te maken over alles wat u morgen moet doen.
Verzenden uitstellen om wijzigingen aan te brengen
< p>
Sommige e-mailreacties kosten wat meer tijd en aandacht dan andere. Omgaan met gevoelige zaken of belangrijke beslissingen kan een zenuwslopend proces zijn. Het is dus belangrijk om de tijd te nemen om ervoor te zorgen dat uw reactie alles bevat wat u wilt zeggen, terwijl u respectvol blijft.
Ook in deze omstandigheden kunt u goed gebruik maken van een e-mailplanner. Met deze hulpprogramma's kunt u een antwoord geven terwijl u weet dat u een paar uur of dagen hebt om indien nodig wijzigingen aan te brengen in uitgaande e-mailberichten.
Dit is zelfs handig voor standaard, doorsnee- molen werk reacties. U kunt bijvoorbeeld e-mails bekijken die de avond ervoor laat op uw woon-werkverkeer zijn geschreven voordat ze worden verzonden. Maak dit een onderdeel van je routine, maar raak niet zelfgenoegzaam nadat je op de “Schedule” knop (de klok tikt tenslotte).
De meeste services ondersteunen nu planning
Het was nog niet zo lang geleden dat je moest vertrouwen op een derde- partyservice, e-mailclient-plug-in of dure service-upgrade om een e-mail te kunnen plannen. Gelukkig bevatten veel services nu e-mailplanning als onderdeel van hun standaardfuncties.
Met Gmail kunt u bijvoorbeeld een uitgaand bericht plannen door op de vervolgkeuzepijl in de “Verzenden” en kies “Gepland verzenden” in plaats van. Met de desktop-app van Microsoft Outlook kunt u een e-mail plannen met behulp van de “Delay Delivery” functie.
Apple heeft e-mailplanning toegevoegd aan zijn iOS 16- en iPadOS 16 Mail-apps, waarbij de functie ook zijn weg vindt naar Mail voor macOS Ventura.
Leer ook om e-mails ongedaan te maken
Hoewel het technisch niet mogelijk is om de “unsend” een e-mail, adverteren veel services nu voor de functie. In veel gevallen introduceren deze services een vertraging voordat het bericht wordt verzonden, zodat u de e-mail snel kunt stoppen.
Als u leert hoe u deze functie kunt gebruiken, kunt u zich niet in verlegenheid brengen of kunt u uw bericht op een geschikter moment.
Gmail heeft sinds 2015 een functie voor het ongedaan maken van de verzending, en Outlook heeft een vergelijkbare functie. Apple Mail in iOS 16, iPadOS 16 en macOS Ventura heeft ook de functie geïntroduceerd (kijk maar naar de knop 'Ongedaan maken' die onmiddellijk verschijnt nadat je op verzenden hebt gedrukt). Apple introduceerde de functie ook in iMessage.
LEES VOLGENDE
- › YouTube heeft een frisse nieuwe look en betere bediening
- › Serieus over het verlagen van uw elektriciteitsrekening? Je hebt een wattmeter nodig
- › Microsoft heeft een Tiny ARM Windows-pc gemaakt
- › Victrola Revolution GO Review: leuk, maar niet zo draagbaar als een Bluetooth-luidspreker
- › Welke streamingdienst heeft de beste films, in aantallen
- › Nieuw in Chrome 107, vandaag beschikbaar