Se utilizzi Google Drive per lavoro, scuola o qualsiasi altra via di mezzo, può essere una vera sfida mantenerlo organizzato e ordinato. Tuttavia, se sei pronto per qualche manutenzione preventiva occasionale, riteniamo che questi suggerimenti possano aiutarti a rimanere aggiornato.
Non tutti si rendono nemmeno conto di quanto sia robusto Google Drive. Puoi usarlo per ospitare tutti i documenti che crei, come fogli di calcolo, documenti Word, presentazioni e moduli. Ti dà anche la possibilità di caricare e archiviare i tuoi file e condividerli con altri utenti (o accedere a file che altri hanno condiviso con te). Ma se non sei diligente, questi file possono diventare super disorganizzati e caotici in pochissimo tempo, lasciandoti in cima a un mucchio di spazzatura digitale.
Ecco i modi migliori per mantenere organizzato il tuo Google Drive, ordinato e facile da accedere, navigare e utilizzare:
Sommario
Crea promemoria per la pulizia
Elimina i file indesiderati
Utilizza le cartelle
Fai un lavoro migliore Denomina file e amp; Cartelle
Sbarazzati dei file duplicati
Abbi l'abitudine di organizzare tutti i nuovi file
Utilizza i colori delle cartelle
Segna i documenti importanti
Crea promemoria per la pulizia
Non aspettare che Google ti invii un'email che ti avverte che è rimasto solo un giga nel tuo piano di archiviazione, imposta notifiche ricorrenti ogni tanto che ti ricorderanno regolarmente di pulire sul tuo Google Drive.
Se utilizzi Drive ogni singolo giorno (o almeno alcune volte alla settimana), ti consigliamo di impostare un promemoria mensile o trimestrale. Se lo usi solo poche volte ogni mese o due, probabilmente non hai bisogno di promemoria così spesso; puoi ripulire il tuo Google Drive una o due volte l'anno.
Elimina tutti i file indesiderati
Pensiamo che questo sia ovvio, ma saremmo negligenti se non lo menzionassimo comunque. Se vedi file di grandi dimensioni o indesiderati, allegati di Gmail o file multimediali, considera di dare loro l'avvio … o almeno spostandoli su un altro servizio di archiviazione cloud o dispositivo di archiviazione esterno.
RELAZIONATOEcco come puoi liberare più spazio in Google Drive
Abbiamo creato una guida completa per liberare più spazio in Google Drive e ti aiuterà a identificare quali file occupano più spazio e come trovare (e quindi eliminare) i file più vecchi che probabilmente sei. nemmeno più usando. Una buona regola pratica è che se sono passati alcuni anni dall'ultimo accesso al file (e non è niente di troppo importante, come un documento fiscale), probabilmente puoi eliminarlo.
Usa cartelle
Suzanne HumphriesÈ facile per qualsiasi sistema di archiviazione file ottenere quei caotici Wild Vibrazioni occidentali, ma non devi vivere in quel modo. Creare e utilizzare le cartelle in Google Drive è un modo fantastico (e facile!) per mantenere i tuoi file organizzati e facilmente accessibili.
Sei libero di etichettare e organizzare le tue cartelle come preferisci, ovviamente, ma ti consigliamo di mantenere le cose semplici, brevi e logiche. Cerca di mantenere l'etichettatura delle cartelle per progetto, data o qualsiasi altra metrica pertinente, come “Rapporti_gennaio” o “2022_TuitionPayments.”
Per creare una cartella, fai clic su “+ Nuovo” pulsante sulla barra laterale sinistra in Google Drive e seleziona “Cartella.” In alternativa, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse in qualsiasi punto del programma (tranne su un altro file o cartella esistente) e verrà visualizzato un menu con l'opzione per creare una nuova cartella o documento. Da lì, apparirà una casella più piccola che ti permetterà di nominare quella cartella.
Se hai molti file all'interno di una particolare cartella, ti suggeriamo di creare cartelle aggiuntive all'interno di quella cartella originale. Google non pone limiti a questo, quindi vai avanti e creane alcuni per immagini, documenti Word, rapporti, fogli di lavoro o qualsiasi altra cosa.
Fai un lavoro migliore Denomina file e amp; Cartelle
Tutti diventano pigri con la denominazione dei file di volta in volta. Chi di noi non ha un file chiamato “asdfsfdsdf?” E sebbene sia, ehm, un nome tecnicamente funzionale, non ti dice di cosa tratta quel file e rende difficile la ricerca. Sembra solo spazzatura.
Impiegando cinque secondi in più per assegnare a ciascun file o cartella un nome appropriato e almeno semifunzionale, come “Q1_Finances2022” o anche “May_ToDoList,” puoi rimanere molto più organizzato e molto meno stressato. Fidati di noi su questo.
Suzanne Humphries< p>Inoltre, mantieni tutte le convenzioni di denominazione che crei coerenti in tutti i tuoi documenti. Ad esempio, se devi inviare un rapporto settimanale al tuo capo, puoi farlo inserendo prima il tipo di documento, quindi la data, ad esempio “Report settimanale_050122” o “WeeklyReport_050822.”
Rimuovi i file duplicati
A volte crei un file, dimentichi dove lo hai archiviato, quindi inizi a crearlo di nuovo altrove in Google Drive. A volte si desidera una copia duplicata del file originale in una cartella diversa, ma comunque pertinente. Non siamo qui per giudicarti, ma possono occupare spazio e creare disordine.
Raccomandiamo, ove possibile, di avere solo una versione di un dato file. Non solo probabilmente ti farà risparmiare un po' di confusione, ma ti aiuterà anche a liberare spazio in Drive, con cui è difficile discutere!
RELATEDGoogle Drive “eliminerà” i tuoi file duplicati
Google ha recentemente implementato una nuova funzionalità che “elimina” duplicare i file e lasciare una scorciatoia al suo posto, nel tentativo di aiutare gli utenti a semplificare e ottimizzare la loro archiviazione. Questa funzione ti consente di scegliere dove si trova il file originale (ad esempio in quale cartella specifica in cui archiviarlo, se presente) e sostituisce qualsiasi altra istanza con una scorciatoia.
Prendi l'abitudine di organizzare tutti i nuovi file
Hai appena creato un nuovo documento? Vai avanti e mettilo dove deve prima di andare oltre! Una cosa è organizzare il tuo Google Drive, ma se non lo mantieni attivamente, diventerà di nuovo disordinato e caotico e nessuno lo vuole!
Sentiti libero di creare anche una cartella Varie per tutti i file che non sembrano avere una casa altrove. Questo è meglio che lasciare i tuoi file disorganizzati sulla tua home page di Google Drive e ti aiuterà anche a sentirti come se stessi mantenendo la tua organizzazione.
Usa i colori delle cartelle
Sapevi che puoi codificare a colori le tue cartelle in Google Drive? Per alcune persone, i colori possono aiutarti a rimanere organizzato e dare priorità alle cartelle (come usare il verde per le finanze, ad esempio). Google ti offre 24 colori tra cui scegliere, che dovrebbero essere sufficienti per soddisfare le tue esigenze.
Suzanne Humphries< h2 role="heading" aria-level="2">Documenti importanti come Speciali
Alcuni file sono più importanti o tempestivi di altri e, fortunatamente, Google rende facile distinguerli contrassegnandoli come Speciali. Tutti i file contrassegnati come Speciali vengono quindi aggiunti all'apposito “Speciali” scheda nella barra laterale di Google Drive (tra “Recenti” e “Cestino”). Puoi ancora trovare e accedere a tutti i file speciali ovunque li avevi ubicati originariamente; tuttavia, la scheda Speciali elenca solo quei file, rendendo il processo per trovarli un po' più semplice.
Per Speciali un file da qualsiasi pagina in Google Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona “Aggiungi a Speciali.” Se sei già in un documento, fai clic sull'icona a forma di stella accanto alla casella del titolo. Allo stesso modo, se desideri rimuovere un file da Speciali, fai clic sulla sua icona a forma di stella in una di queste situazioni.