Het gebruik van een vervolgkeuzelijst in Excel kan de tijd die nodig is om gegevens in een spreadsheet in te voeren aanzienlijk verkorten. Gelukkig is het heel eenvoudig om een vervolgkeuzelijst in Excel te maken.
Er zijn een paar methoden om dit te doen, van eenvoudig tot geavanceerd. In dit artikel leer je alle manieren om dit te doen.
Een vervolgkeuzelijst maken in Excel: eenvoudige methode
De gemakkelijkste manier om een vervolgkeuzelijst in Excel is door de lijst handmatig in te voeren. Dit is ideaal voor situaties waarin u slechts een vervolgkeuzelijst in één cel nodig heeft en u deze niet vaak hoeft bij te werken.
Als u bijvoorbeeld mensen een bestand stuurt waarin u wilt dat ze een aantal velden invullen, en één veld heeft een eenvoudige keuzelijst, dan is deze methode ideaal.
Om een vervolgkeuzelijst te maken met de eenvoudige methode:
1. Selecteer de cel of cellen waar u uw lijst wilt maken.
2. Selecteer Gegevensuit het menu en selecteer Data Validation op het lint.
3. Dit opent een venster voor gegevensvalidatie. Selecteer de vervolgkeuzelijst onder Toestaan en selecteer Lijst.
4. Hiermee kunt u de items die u in uw lijst wilt handmatig typen. Typ gewoon elk item in het veld Bron, waarbij elk item wordt gescheiden door komma's.
5. Selecteer OK. Nu zul je zien dat de cel die je hebt geselecteerd een vervolgkeuzepijl ernaast heeft. Als je deze pijl selecteert, zie je alle items die je hebt getypt in deze lijst staan.
Hoewel dit de snelste methode is om een vervolgkeuzelijst in Excel te maken, is het ook het moeilijkst te onderhouden. Als u de lijst wilt wijzigen, moet u teruggaan naar de validatie-instellingen en het veld Bron bijwerken.
Als u veel van dit soort vervolgkeuzelijsten in Excel maakt, kan het veel werk kosten om deze aan te passen. Daarom is het belangrijk om deze methode alleen te gebruiken voor enkele cellen en voor lijsten waarvan u niet verwacht dat ze zullen veranderen.
Een vervolgkeuzelijst maken in Excel: een bereik gebruiken
Als u een flexibelere oplossing wilt, kunt u items voor uw lijst ophalen uit een reeks andere cellen in Excel.
Om dit te doen:
1. Maak eerst een lijst van alle items die u in uw lijst wilt hebben in een willekeurige kolom met cellen. U kunt deze invoeren op de huidige spreadsheet of op een ander blad.
2. Herhaal het bovenstaande proces om de cel te selecteren en het venster Gegevensvalidatie te openen. Stel het veld Toestaan in op Lijst. Selecteer deze keer, in plaats van iets in het veld Bron te typen, het pictogram met de pijl omhoog rechts van dit veld. Dit is de optie voor bereikselectie waarmee u het veld kunt selecteren waaruit u uw lijstitems wilt ophalen.
3. U ziet het venster Gegevensvalidatie samenvouwen, zodat u het hele blad kunt zien. Sleep de muisaanwijzer omlaag over het hele celbereik dat alle lijstitems bevat die u wilt opnemen. Als u hiermee klaar bent, selecteert u het pictogram met de pijl-omlaag rechts van het selectieveld. Hierdoor wordt het venster Gegevensvalidatie weer groter.
4. U ziet dat het bereik dat u hebt geselecteerd nu wordt weergegeven in het veld Bron. Selecteer gewoon OK om deze instellingen te accepteren.
5. Als u nu de vervolgkeuzepijl rechts van de cel selecteert die u als vervolgkeuzelijst hebt geconfigureerd, ziet u alle items uit het bereik dat u zojuist hebt geselecteerd.
Het leuke van deze aanpak is dat je alle items in die lijst kunt wijzigen door gewoon een cel in het bereik te wijzigen. Elke wijziging die je daar aanbrengt, zal elke vervolgkeuzelijst bijwerken die je hebt gemaakt waarin je dit bereik als de bron hebt geselecteerd.
Deze methode is het beste als je veel cellen in een vervolgkeuzelijst wilt opmaken met dezelfde lijstitems. U kunt de inhoud van één bereik de items voor al die lijsten laten beheren, en het maakt niet uit hoeveel er zijn.
Items toevoegen aan uw lijst
Naast het wijzigen van artikelen in uw assortiment om uw lijsten bij te werken, kunt u ook nieuwe artikelen toevoegen. U kunt geen item aan het einde van het bereik toevoegen, omdat uw bereikselectie wordt beperkt door de eerste en laatste cellen die u heeft geselecteerd.
In plaats daarvan moet u een nieuw item ergens in het midden van het assortiment. Excel werkt uw bereikselectie dynamisch bij in de gegevensvalidatie-instellingen om het nieuwe bereik op te nemen dat u met één cel hebt vergroot.
Om dit te doen:
1. Klik met de rechtermuisknop op een cel in uw bronbereik en selecteer Invoegen in het vervolgkeuzemenu.
2. Selecteer in het kleine selectievenster Cellen omlaag verschuiven en selecteer OK. Hierdoor worden alle cellen in het bereik één naar beneden verschoven en wordt een lege cel ingevoegd waar je hebt geselecteerd.
3. Typ het nieuwe item dat je wilt toevoegen in de lege cel die je zojuist hebt gemaakt.
Als je nu het pijl-omlaagpictogram rechts van de cel in de vervolgkeuzelijst selecteert die je hebt gemaakt, zie je het nieuwe item dat je zojuist hebt toegevoegd in het bereik.
Dit is een makkelijke manier om nieuwe items aan je vervolgkeuzelijst toe te voegen, maar er zijn wel een paar extra stappen voor nodig. Het is zeker nergens zo eenvoudig als het toevoegen van een nieuw artikel aan het einde van uw assortiment.
Als u dat wilt doen, hoeft u alleen maar te wijzigen hoe u de gegevensvalidatie voor uw bereik hebt geconfigureerd. In het volgende gedeelte leest u hoe u dit doet.
Dynamisch items aan uw lijst toevoegen
Voor een gemakkelijkere manier om items aan uw vervolgkeuzelijst toe te voegen, hoeft u alleen maar het nieuwe item te typen aan het einde van uw geconfigureerde bereik, moet u de OFFSET-functie gebruiken.
Selecteer met de cel in de vervolgkeuzelijst geselecteerd, Data in het menu en Datavalidatie op het lint.
In het venster Gegevensvalidatie wijzigt u de bron in het volgende:
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
Wijzig $E$1 en $E :$E in de formule om de letter te gebruiken van de kolom waarin u uw lijst met items hebt ingevoerd. Selecteer OK om deze nieuwe configuratie voor gegevensvalidatie te bevestigen.
De formule werkt als volgt:
- De 0-argumenten in de OFFSET-functie vertellen hem dat er geen offset moet worden toegepast op kolommen of rijen.
- De uitvoer van de AANTAL. functie vertelt de OFFSET-functie de hoogte van het bereik.
- De COUNTA-functie telt het aantal cellen dat niet leeg is in de kolom die uw bereik bevat.
Telkens wanneer u een nieuwe waarde aan die kolom toevoegt, wordt de hoogteparameter van de OFFSET-functie met één verhoogd, en de OFFSET-functie retourneert het volledige bereik, bijgewerkt met uw nieuwe invoer.
Om dit te zien in actie, voeg gewoon een nieuw item toe aan uw assortiment artikelen. Selecteer de vervolgkeuzepijl rechts van uw vervolgkeuzemenu en u ziet uw nieuwe invoer in de vervolgkeuzelijst verschijnen.
Houd er rekening mee dat u mogelijk de schuifbalk aan de rechterkant moet gebruiken als uw lijst met items lang is.
Een vervolgkeuzelijst in Excel verwijderen
Eindelijk, als u dat ooit wilt om de vervolgkeuzelijst te verwijderen uit een van de cellen waarin u dit hebt ingesteld, selecteert u die cel en opent u het venster Gegevensvalidatie opnieuw.
Verander de vervolgkeuzelijst Toestaan in < strong>Elke waarde en selecteer OK.
Zodra u deze instelling wijzigt, zult u zien dat de cel weer normaal wordt.
Vervolgkeuzelijsten maken in Excel
Het maken van een vervolgkeuzelijst in Excel is eenvoudig en je hebt tal van opties om uit te kiezen. De methode die u kiest, hangt af van het aantal cellen dat u wilt inschakelen met één lijst met items en hoe flexibel u wilt dat de lijst met items is. Als u van plan bent de lijstitems regelmatig te wijzigen, gebruik dan zeker de dynamische aanpak.