Det kan vara svårt att organisera ett långt kalkylark för att göra dina data lättare att läsa. Microsoft Excel erbjuder en användbar grupperingsfunktion för att sammanfatta data med hjälp av en automatisk disposition. Så här görs det.
Vad du behöver för att skapa en kontur i Excel
I Microsoft Excel kan du skapa en disposition av rader, kolumner eller båda. För att förklara grunderna i det här ämnet skapar vi en översikt över rader. Du kan tillämpa samma principer om du vill ha en översikt för kolumner.
För att funktionen ska tjäna sitt syfte finns det några saker som du behöver för att dina uppgifter ska innehålla:
- Varje kolumn måste ha en rubrik eller etikett i den första raden.
- Varje kolumn ska innehålla liknande data.
- Cellområdet måste innehålla data. Du kan inte ha tomma kolumner eller rader.
Det är lättast att ha dina sammanfattningsrader under de data som de sammanfattar. Det finns dock ett sätt att tillgodose detta om dina sammanfattningsrader för närvarande är placerade ovan istället. Vi kommer att beskriva hur man gör detta först.
Justera konturinställningarna
Välj cellerna som du vill skissera och gå till fliken Data.
Klicka på & # 8220; disposition & # 8221; på bandets högra sida. Klicka sedan på dialogrutan (liten pil) längst ned till höger i popup-fönstret.
När inställningsfönstret öppnas avmarkerar du kryssrutan för & # 8220; Sammanfattningsrader under detalj. & # 8221;
Innan du klickar på & # 8220; OK, & # 8221; Du kan valfritt kryssa i rutan för & # 8220; automatiska stilar. & # 8221; Detta kommer att formatera cellerna i konturen med fetstil, kursiv stil och liknande stilar så att de sticker ut. Om du väljer att inte använda automatiska format här visar vi dig hur du använder dem efteråt.
Klicka på & # 8220; OK & # 8221; och gör dig redo att skapa konturen.
Skapa den automatiska konturen
Om du har dina sammanfattningsrader och andra konturkrav inställda, det är dags att skapa dina konturer.
Välj dina celler, gå till fliken Data och klicka på & # 8220; Disposition. & # 8221;
Klicka på & # 8220; gruppen & # 8221; pil och välj & # 8220; Auto disposition & # 8221; i listrutan.
Du bör se din kalkylarkuppdatering omedelbart för att visa konturen. Detta inkluderar siffror, motsvarande rader och plus- och minustecken i det grå området till vänster om raderna eller högst upp i kolumnerna.
Det lägsta numret (1) och knapparna längst till vänster under 1 är för din högsta nivå.
< img src = "http://www.howtogeek.com/pagespeed_static/1.JiBnMqyl6S.gif" />
Det näst högsta numret (2) och knapparna under det är för det näst högsta nivå.
Siffrorna och knapparna fortsätter för varje nivå fram till den sista. Du kan ha upp till åtta nivåer i en Excel-disposition.
Du kan använda siffrorna, plus- och minustecknen eller båda för att kollapsa och expandera dina rader. Om du klickar på ett nummer kommer det att kollapsa eller expandera hela nivån. Om du klickar på ett plustecken utvidgas den specifika uppsättningen rader i konturen. Ett minustecken kommer att kollapsa den specifika uppsättningen rader.
Formatera stilar efter att du har skapat konturen
Som tidigare nämnts kan du använda stilar på konturen så att rader och sammanfattningsrader sticker ut. Förutom själva konturen hjälper det till att göra data lite lättare att läsa och skilja från resten.
Om du väljer att inte använda alternativet Automatiska stilar innan du skapar konturen kan du göra det efteråt .
Markera cellerna i konturen som du vill formatera, eller välj hela konturen om du föredrar det. Gå tillbaka till konturinställningsfönstret med Data & gt; Kontur för att öppna dialogrutan.
I inställningsfönstret markerar du kryssrutan för & # 8220; automatiska format, & # 8221; och klicka sedan på & # 8220; Apply Styles. & # 8221;
Du bör se formateringsstilarna som tillämpas på konturen. Du kan nu klicka på & # 8220; OK & # 8221; för att stänga fönstret.
RELATERAD: Kopiera Excel Formatera det enkla sättet med Format Painter
Ta bort en kontur
Om du skapar en disposition och bestämmer dig för att ta bort den senare, kommer den & # 8217; bara ett par klick.
Välj din kontur och gå tillbaka till datafliken en gång till. Klicka på & # 8220; Disposition, & # 8221; och sedan pilen under & # 8220; Uppdela gruppen. & # 8221; Välj & # 8220; Rensa konturer, & # 8221; och du är klar.
Obs! Om du använde stilar på konturen, behöver du omformatera din text manuellt.
Konturer är inte bara praktiska för att förbereda dokument. I Excel ger en översikt ett fantastiskt sätt att organisera och lättare analysera dina data. Den automatiska konturen tar nästan allt manuellt arbete ur processen.
RELATERAD: Hur man använder pivottabeller för att analysera Excel-data
LÄS NÄSTA- & rsaquo; Så här inaktiverar du autokorrigering för Android
- & rsaquo; Hur tar man bort tomma rader från ett Word-dokument
- & rsaquo; Hur man automatiskt förstorar små teckensnitt i Safari på Mac
- & rsaquo; Så här avbryter du ditt Apple iCloud-lagringsprenumeration
- & rsaquo; Hur man kopierar URL-adresserna till alla öppna flikar i Chrome