Het kan moeilijk zijn om een lange spreadsheet te ordenen om uw gegevens gemakkelijker te kunnen lezen. Microsoft Excel biedt een handige groeperingsfunctie om gegevens samen te vatten met behulp van een automatisch overzicht. Hier is hoe het moet.
Wat u nodig hebt om een overzicht te maken in Excel
In Microsoft Excel kunt u een overzicht van rijen, kolommen of beide maken. Om de basisprincipes van dit onderwerp uit te leggen, maken we een overzicht van rijen. U kunt dezelfde principes toepassen als u een overzicht voor kolommen wilt.
Om de functie zijn doel te laten dienen, zijn er een paar dingen die u in uw gegevens moet opnemen:
- Elke kolom moet een koptekst of label in de eerste rij hebben.
- Elke kolom moet vergelijkbare gegevens bevatten.
- Het celbereik moet gegevens bevatten. U kunt geen lege kolommen of rijen hebben.
Het is het gemakkelijkst om uw samenvattingsrijen onder de gegevens te plaatsen die ze samenvatten. Er is echter een manier om hier rekening mee te houden als uw overzichtsrijen momenteel boven staan. We zullen eerst beschrijven hoe u dit moet doen.
Pas de overzichtsinstellingen aan
Selecteer de cellen die u wilt omlijnen en ga naar het tabblad Gegevens.
Klik op & # 8220; Overzicht & # 8221; aan de rechterkant van het lint. Klik vervolgens op de dialoogstarter (kleine pijl) rechtsonder in het pop-outvenster.
Wanneer het instellingenvenster wordt geopend, verwijdert u het vinkje uit het selectievakje voor & # 8220; Samenvatting rijen onder detail. & # 8221;
Voordat u op & # 8220; OK & # 8221; u kunt optioneel het selectievakje voor & # 8220; Automatische stijlen & # 8221; Hiermee worden de cellen in uw omtrek opgemaakt met vetgedrukte, cursieve en vergelijkbare stijlen om ze te laten opvallen. Als u ervoor kiest om hier geen automatische stijlen te gebruiken, laten we u zien hoe u ze ook achteraf kunt toepassen.
Klik op & # 8220; OK & # 8221; en maak je klaar om het overzicht te maken.
Maak het automatische overzicht
Als je je overzichtsrijen en andere overzichtsvereisten hebt ingesteld, het is tijd om uw overzicht te maken.
Selecteer uw cellen, ga naar het tabblad Gegevens en klik op & # 8220; Overzicht. & # 8221;
Klik op de & # 8220; -groep & # 8221; pijl en kies & # 8220; Auto Outline & # 8221; in de vervolgkeuzelijst.
U zou uw spreadsheet-update onmiddellijk moeten zien om de omtrek weer te geven. Dit omvat nummers, corresponderende lijnen en plus- en mintekens in het grijze gebied links van de rijen of bovenaan de kolommen.
Het laagste nummer (1) en de meest linkse knoppen onder de 1 zijn voor uw hoogste niveau.
< img src = "http://www.howtogeek.com/pagespeed_static/1.JiBnMqyl6S.gif" />
Het op één na hoogste nummer (2) en de knoppen eronder zijn voor het op één na hoogste niveau.
De cijfers en knoppen gaan voor elk niveau door tot het laatste. U kunt maximaal acht niveaus hebben in een Excel-overzicht.
U kunt de cijfers, het plus- en minteken of beide gebruiken om uw rijen in en uit te vouwen. Als u op een nummer klikt, wordt dat hele niveau samengevouwen of uitgevouwen. Als u op een plusteken klikt, wordt die specifieke reeks rijen in het overzicht uitgevouwen. Een minteken zal die bepaalde reeks rijen inklappen.
Opmaakstijlen na het maken van de omtrek
Zoals eerder vermeld, kunt u stijlen op uw omtrek toepassen om rijen en samenvattingsrijen te laten opvallen. Naast de omtrek zelf, helpt dit om de gegevens een beetje gemakkelijker te lezen en te onderscheiden van de rest.
Als u ervoor kiest om de optie Automatische stijlen niet te gebruiken voordat u uw omtrek maakt, kunt u dit later doen .
Selecteer de cellen in de omtrek die u wilt opmaken, of selecteer desgewenst de volledige omtrek. Ga terug naar het overzichtsinstellingenvenster met Data & gt; Omtrek om de dialoogstarter te openen.
Vink in het venster Instellingen het vakje aan voor & # 8220; Automatische stijlen & # 8221; en klik vervolgens op & # 8220; Stijlen toepassen. & # 8221;
U zou de opmaakstijlen op uw opbouw moeten zien. U kunt nu op & # 8220; OK & # 8221; om het venster te sluiten.
GERELATEERD: Kopieer Excel-opmaak op de gemakkelijke manier with Format Painter
Een overzicht verwijderen
Als u een overzicht maakt en besluit om het later te verwijderen, wordt het & # 8217; een paar simpele klikken.
Selecteer uw overzicht en ga nog een keer terug naar dat tabblad Gegevens. Klik op & # 8220; Overzicht, & # 8221; en vervolgens de pijl hieronder & # 8220; Degroeperen. & # 8221; Kies & # 8220; Duidelijke omtrek, & # 8221; en je bent klaar.
Opmerking: als u stijlen op uw opbouw heeft toegepast, moet u uw tekst handmatig opnieuw opmaken.
Omtrekken zijn niet alleen handig voor het voorbereiden van documenten. In Excel biedt een overzicht u een geweldige manier om uw gegevens te ordenen en gemakkelijker te analyseren. Het automatische overzicht neemt bijna al het handmatige werk uit het proces.
GERELATEERD: Draaitabellen gebruiken om Excel-gegevens te analyseren
LEES VOLGENDE- & rsaquo; Autocorrectie uitschakelen voor Android
- & rsaquo; Hoe lege regels uit een Word-document te verwijderen
- & rsaquo; Kleine lettertypen automatisch vergroten in Safari op Mac
- & rsaquo; Hoe u uw Apple iCloud-opslagabonnement kunt annuleren
- & rsaquo; De URL-adressen van alle geopende tabbladen in Chrome kopiëren