Speichern eines Excel-Tabellen als PDF-Dateien kann verwirrend sein, und die fertige Datei sieht oftmals anders aus, wie wir es wollen, vorgestellt werden. Hier ist, wie zu speichern ein Blatt als eine lesbare, saubere PDF-Datei.
Excel-Dateien als PDF-Dateien
Es gibt viele Szenarien, wenn Sie speichern ein Excel-Dokument als PDF-Datei anstelle einer Tabellenkalkulation. Zum Beispiel, wenn Sie versenden möchten nur einen bestimmten Teil einer größeren Platte, oder Sie wollen es nicht bearbeitet werden. Allerdings, das umwandeln einer Excel Datei in eine PDF-kann ein bisschen schwierig sein.
Wir oft nicht denken, von Excel-Tabellen als Dokumente mit Rändern, Seiten und Ränder. Jedoch, wenn es darum geht, aus diesen Dateien in PDF-Dokumente können gelesen, gedruckt oder verteilt auf andere, es ist etwas, dass Sie sollten sich bewusst sein. Ihre Datei sollte lesbar und verständlich sein, ohne random streunenden Spalten auf anderen Seiten oder cell Größen, die sind zu klein zum Lesen.
Hier ist, wie Sie Ihre Tabellenkalkulation in einen darstellbaren und druckbaren PDF-Dokument.
Seite einrichten
Wenn Sie mit Office 2008 oder später, navigieren Sie zu der Registerkarte Layout. Hier sehen Sie mehrere Optionen unter Seite Einrichten ” Abschnitt. Hier sind die ersten drei:
- Ränder: Wie groß der Leerraum zwischen der Kante des Dokuments und der ersten Zelle
- Ausrichtung: wählen Sie , Ob Sie möchten, dass Ihre fertige Datei in das Querformat oder hochformat
- Größe: Die Größe der Seite Ihres fertigen Dokuments
Diese Arbeit größtenteils die gleichen, wie Sie in ein Word-Dokument, so dass Sie auf der Grundlage, wie Sie möchten, dass Ihre fertige PDF-Datei Aussehen soll. Beachten Sie, dass die meisten Excel-Tabellen sind besser lesbar im Querformat als im hochformat, es sei denn, Sie haben sehr wenige Spalten. Blätter, die gespeichert werden in portrait, neigen zu Spalten, die außerhalb der letzten print-Bereich, die machen Ihr Dokument sehr schwer zu navigieren und zu Lesen.
Darüber hinaus können Sie hinzufügen einer Kopf-und Fußzeile zu Ihrem endgültigen layout. Klicken Sie auf den Pfeil auf der rechten unteren Ecke der Seite Setup-Abschnitt, klicken Sie dann auf die Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile. Sie können wählen Sie eine der Office-generated-Optionen, oder erstellen Sie eine eigene, durch den “Anpassen” – Funktion.
Sie haben auch die option zum ändern der hintergrund Ihres Ausdrucks. Um dies zu tun, klicken Sie auf die Schaltfläche “Hintergrund” in der ” Seite Einrichten. Sie können wählen Sie ein Bild von Ihrem laptop oder von der cloud, und das Bild kachelartig über Ihre gesamte Blatt.
Definieren Sie einen druckbereich und Montage
Als Nächstes müssen Sie bestimmen, welcher Bereich wird in eine PDF umgewandelt, ebenso wie viele Zeilen und Spalten auf jeder Seite.
Der erste Weg, um den Bereich definieren, der ist mit klicken und ziehen markieren Sie alle Zellen, die Sie wollen in Ihrem Dokument. Danach, gehen Sie zu Seite Einrichten > druckbereich > druckbereich Festlegen. Dadurch wird eine feine graue Linie, die rund um den gesamten Bereich, der gedruckt werden soll. Beim erstellen der PDF alles außerhalb dieses Bereiches werden nicht enthalten sein. Sie können auch manuell eingeben, die Zellen, indem Sie auf den Pfeil auf der linken unteren Ecke und gehen Sie zu Bogen > Print-Bereich.
Ähnlich wie in Microsoft Word können Sie auch erstellen Sie Seitenumbrüche segment verschiedene Tabellen. Diese Seitenumbrüche werden kann, sowohl horizontal als auch vertikal. Gehen Sie zu der Zelle, wo Sie wollen, um einen Seitenumbruch, klicken Sie auf “Page Layout” Registerkarte auf der Multifunktionsleiste, und wählen Sie Seite Einrichten > Seitenumbrüche > Seitenumbruch Einfügen. Dadurch wird eine Pause direkt über und Links neben der aktuellen Zelle.
Eine weitere wichtige Sache zu tun ist, definieren die option ” auf Seitengröße Skalieren. Auf der rechten Seite Einrichten, sehen Sie drei Optionen: Breite, Höhe und-Skala. Die Breite und Höhe Optionen können Sie festlegen, wie viele Seiten die Zeilen oder Spalten Ihrer Tabelle erscheinen wird. Zum Beispiel, wenn Sie eine Menge von Zeilen, aber nur wenige Spalten, die Einstellung der Breite auf eine Seite ist ideal. Skala, auf der anderen Seite bestimmen Sie die Allgemeine Größe der Ihre gesamte print-Bereich.
Blatt Optionen
Das Letzte Menü angezeigt, sollten Sie die Aufmerksamkeit auf Blatt Optionen. Dies sind die Einstellungen, die Einfluss auf das Erscheinungsbild des endgültigen gedruckten Blatt. Zugriff auf das volle Blatt-Optionen, klicken Sie auf den Pfeil auf der linken unteren Ecke des Blattes Optionen Abschnitten.
Hier ein überblick über die verschiedenen Anpassungen, die Sie tun können in diesem Menü:
- Print-Titeln: kann Man einfrieren bestimmten Zeilen und Spalten des Blattes in Ort, so dass Sie auf jeder Seite angezeigt werden, wie überschriften und labels.
- Rasterlinien: damit können Sie einstellen, ob oder nicht, um zu zeigen, Rasterlinien, die die Linien zwischen den Zellen, die erscheinen, wenn es keine Grenze Sie gemalt.
- Überschriften: Diese ermöglicht es Ihnen, die Anzeige von überschriften, die sind der festen alphabetisch (A, B, C) und numerischen (1, 2, 3) Bezeichnungen auf der x-Achse und y-Achse von Excel-Tabellen.
- Kommentare, Anmerkungen und Fehler: Diese zeigt die eingebettete Kommentare, Hinweise, Fehler und Warnungen in das endgültige Dokument.
- Bestellung drucken: damit können Sie festlegen, ob ein Dokument erstellen, gehen Sie zuerst oder erst nach rechts.
In diesem Menü können Sie die Druckvorschau-Bildschirm, wo Sie können, um einen Einblick in das endgültige Dokument. Sie können auch den Bildschirm mit der Tastenkombination Strg+P.
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Speichern oder Drucken als PDF
Mit Ihrem Dokument korrekt formatiert ist und alle eingestellt, um zu gehen, gibt es zwei Möglichkeiten Sie können eine PDF-Datei erstellen.
Speichern Sie die Datei als PDF-Datei in Excel öffnen, wird das Dialogfeld Speichern Als, und wählen Sie ” PDF ” aus dem “Speichern als Typ” dropdown-Menü. Alternativ können Sie gehen Sie zum Exportieren > Export in XPS/PDF. Von hier aus haben Sie ein paar Optionen. Sie können entscheiden, ob Sie die Datei optimieren für Standard oder Minimum, die bestimmen die endgültige Qualität und die Dateigröße des Dokuments. Sie können dann klicken Sie auf “Optionen”, um den Bereich auszuwählen, zu veröffentlichen:
- Auswahl: Die aktuelle Zellen, die Sie ausgewählt haben
- Active Blatt: Das aktuelle Blatt, dass Sie in
- Die gesamte Arbeitsmappen: Alle Arbeitsmappen, die in der aktuellen Datei, die Sie gerade arbeiten
- Tabelle: Eine Tabelle definiert, die Sie erstellt haben, über Microsoft Excel
Sie können auch entscheiden, ignorieren Sie die print-Bereich, den Sie festgelegt haben, völlig.
Man könnte Sie auch drucken Sie die Datei als PDF-Datei. Microsoft hat eine eingebaute PDF-Drucker namens ” Microsoft Drucken Sie PDF-Dateien, die Sie können wählen Sie in der Drucker-dropdown-Menü. Wenn Sie ein anderes PDF-Laufwerk, wie zum Beispiel Adobe PDF, Foxit oder PDF-Xchange, die Sie verwenden können, einer von denen als gut. Bevor Sie auf “Drucken”, nachdem Sie sich über Ihre Druck-Vorschau, um sicherzustellen, dass alles korrekt aussieht.
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