Salvataggio di un foglio di calcolo di Excel in formato PDF può essere fonte di confusione, e il file finito spesso appare diverso da come noi vogliamo che venga presentato. Ecco come salvare un foglio come leggibile pulire file PDF.
I File di Excel in formato Pdf
Ci sono molti scenari in cui si desidera salvare un documento di Excel come file PDF invece di un foglio di calcolo. Per esempio, se si desidera inviare solo una parte specifica di un grande foglio, o se non si desidera che sia modificabile. Tuttavia, la conversione di un file di Excel in un file PDF può essere un po ‘ complicato.
Spesso non si pensa di fogli di calcolo Excel documenti con i bordi, pagine e margini. Tuttavia, quando si tratta di trasformare questi file in PDF i documenti che possono essere letti, stampati, distribuiti per altri, è qualcosa che si dovrebbe essere consapevoli di. Il file deve essere leggibile e comprensibile, senza casuali randagi colonne in altre pagine o la cella di dimensioni troppo piccole per la lettura.
Ecco come trasformare il vostro foglio di calcolo in un presentabile e stampabile in formato PDF.
Impostazione della Pagina
Se si utilizza Office 2008 o successivamente, passare alla scheda Layout di Pagina. Qui, vedrete diverse opzioni raggruppate sotto la Pagina di Installazione di sezione. Qui ci sono i primi tre:
- Margini: Quanto è grande lo spazio tra il bordo di un documento e la prima cella
- Orientamento: Se si desidera che il file finito per essere in orizzontale o verticale
- Dimensione: La dimensione della pagina del documento finito
Questi lavori sono per lo più le stesse, come in un documento di Word, in modo da li in base a come si desidera che il finito PDF a guardare come. Prendere nota che la maggior parte dei fogli di calcolo Excel sono più leggibili in orizzontale che in verticale, a meno che non si hanno pochissime colonne. Fogli che vengono salvati in verticale tendono ad avere le colonne che non rientrano nel finale dell’area di stampa, che possono rendere il vostro documento molto difficile da navigare e leggere.
Inoltre, è possibile aggiungere un’intestazione e un piè di pagina per il layout finale. Fare clic sulla freccia nell’angolo inferiore destro della Pagina di Installazione di sezione, quindi fare clic sulla scheda Intestazione/Piè. È possibile selezionare una di Ufficio generato opzioni, o crearne uno personalizzato utilizzando la funzione “Personalizza”.
Hai anche l’opzione per cambiare lo sfondo di stampa. Per fare questo, fare clic sul pulsante Sfondo nella Pagina di Configurazione. È possibile selezionare un’immagine dal tuo computer portatile o dal cloud, e questa immagine verrà affiancata nell’intero foglio.
La definizione di un’Area di Stampa e Montaggio
Successivamente, è necessario determinare quale area sta per essere trasformato in un file PDF, così come il numero di righe e colonne in ogni pagina.
Il primo modo per definire l’area che sta utilizzando, fare clic e trascinare per selezionare tutte le celle che si desidera inserire nel documento. Poi, vai alla Pagina Setup > Area di Stampa > Imposta Area di Stampa. Questo creerà una sottile linea grigia intorno a tutta la zona che verrà stampato. Quando si crea il PDF, il tutto al di fuori di questa zona non sarà incluso. È anche possibile inserire manualmente le celle, fare clic sulla freccia nell’angolo inferiore sinistro, e andando a Fogli > Area di Stampa.
Simile a Microsoft Word, è possibile anche creare interruzioni di pagina per il segmento di tabelle diverse. Queste interruzioni di pagina può essere sia orizzontale che verticale. Vai alla cella in cui si desidera inserire un’interruzione di pagina, fare clic su “Layout di Pagina” sulla barra multifunzione, quindi selezionare imposta Pagina > Interruzioni di Pagina > Inserisci Interruzione di Pagina. Questo creerà una pausa di destra, di sopra e a sinistra della cella corrente.
Un’altra cosa importante da fare è definire l’opzione Adattare. A destra della Pagina di Installazione, vedrete tre opzioni: la Larghezza, l’Altezza e la Scala. La Larghezza e l’Altezza opzioni consentono di impostare il numero di pagine di righe o colonne della tabella verrà visualizzata in. Per esempio, se si dispone di un sacco di righe, ma solo poche colonne, la Larghezza di una pagina è l’ideale. Scala, invece, a determinare il complessivo ridimensionamento dell’intera area di stampa.
Foglio Di Opzioni
L’ultimo menu, si dovrebbe prestare attenzione è il Foglio di Opzioni. Queste sono le impostazioni che influenzano l’aspetto del foglio stampato finale. Per accedere al foglio pieno di opzioni, fare clic sulla freccia nell’angolo inferiore sinistro del Foglio di Opzioni sezioni.
Ecco una panoramica delle varie personalizzazioni che si possono fare in questo menu:
- I Titoli di stampa: È possibile congelare le specifiche righe e colonne del foglio in modo che vengano visualizzati su ogni pagina, intestazioni e le etichette.
- Griglia: consente di impostare se visualizzare o meno la griglia, che sono le linee tra le cellule che appaiono quando non c’è confine dipinte su di loro.
- Intestazioni: Questo consente di visualizzare le intestazioni, che sono fissi in ordine alfabetico (A, B, C) e numerico (1, 2, 3) le etichette sull’asse x e all’asse y di fogli di calcolo di Excel.
- Commenti, Note, e di Errori: Questo display incorporato commenti, note e avvisi di errore nel documento finale.
- Ordine di stampa: consente di impostare se si desidera creare un documento che va giù prima o andando a destra prima.
In questo menu, è possibile andare alla schermata dell’Anteprima di Stampa, dove è possibile avere un assaggio del vostro documento finale. Si può anche andare alla schermata con la combinazione di tasti Ctrl+P.
CORRELATI: Come Stampare un Foglio di lavoro con i Commenti in Excel
Il salvataggio o la Stampa come PDF
Con il documento formattato correttamente e tutto pronto per andare, ci sono due modi per creare un file PDF.
Per salvare il file come un file PDF in Excel, aprire la finestra di dialogo Salva, e selezionare il formato PDF dal “Salva come tipo” menu a discesa. In alternativa, si può andare al esporta > Esporta su XPS/PDF. Da qui, avete un paio di opzioni. Si può decidere se si desidera ottimizzare il file per Standard o Minimo, che determinerà la classifica finale di qualità e dimensioni del file del documento. È quindi possibile fare clic su “Opzioni” per selezionare l’area da pubblicare:
- Selezione: L’attuale celle selezionate
- Fogli attivi: Il foglio corrente che hai in
- Intere Cartelle di lavoro: Tutte le cartelle di lavoro nel file corrente si sta lavorando
- Tabella: definita Una tabella che hai creato tramite Microsoft Excel
Si può anche scegliere di ignorare l’area di stampa di aver impostato tutto.
È inoltre possibile stampare i file in formato PDF. Microsoft ha un built-in stampante PDF chiamato Microsoft Stampa in PDF che è possibile selezionare la stampante dal menu a discesa. Se si dispone di un altro PDF in auto, come ad esempio Adobe PDF, Foxit PDF Xchange, è possibile utilizzare uno di quelli. Prima di fare clic su “Stampa”, guardare attraverso il vostro anteprima di stampa per assicurarsi che tutto sembra corretta.
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