Vergeet niet indienen van systemen? Zelfs als u nog steeds zelf een archiefkast, veel van uw belangrijke papieren is het waarschijnlijk nu digitaal. Terwijl het scheiden van vaste exemplaren in de juiste mappen is makkelijk genoeg, het organiseren van digitale bestanden uit een scala van toepassingen en platforms is een beetje meer uitdagend.
Ongeacht wie u bent, hebt u waarschijnlijk een rijkdom van de opgeslagen digitale informatie dat zou handig zijn als het beter waren georganiseerd. Vervolgens kon je duidelijk zien wat je nodig hebt om te werken en welke middelen je hebt om het te doen met.
RELATEDDo ik het Zelfs Nodig een Productiviteit van de Methode?
Voer de PARA-methode: een eenvoudige digitale archivering methode waarmee u uw digitale informatie georganiseerd. Ontwikkeld door toonaangevende productiviteit expert, Tiago Forte, deze methode is over de organisatie, niet de productiviteit.
We breken wat de PARA-systeem is, en hoe het werkt. Productiviteit methoden en hacks zijn niet voor iedereen, maar als u meer informatie wilt, kunt u check out Forte de oorspronkelijke toelichting.
Wat Is De “Digitale Informatie”?
Zelfs als u nog steeds gebruik van ouderwetse methoden van organiseren, zoals het indienen van systemen of douche planners, u waarschijnlijk ook een hele hoop digitale informatie die u dagelijks gebruikt.
Dit kan van alles omvatten, van interessante artikelen die u hebt opgeslagen in verschillende tabbladen of lijsten, voor project planning op een app als Evernote. Kortom, alles wat je hebt opgeslagen omdat het handig of belangrijk telt als digitale informatie.
De PARA methode specifiek helpt u bij het organiseren van die informatie, dus het is niet willekeurig verspreid over talloze apps en platformen. Echter, we denken dat je zou kunnen uitbreiden met deze methode aan zijn harde kopieën, ook.
In het grotere plaatje, de PARA-systeem helpt u bij het aanpakken dingen effectiever aan het werk en in je persoonlijke leven. In wezen, het helpt je bij het organiseren van alles wat die u hoeft te doen en alle relevante informatie aan verbonden zijn. De methode laat je duidelijk zien wat je precies moet doen, wanneer moet het gedaan te krijgen, en hoe elke taak heeft betrekking op de grotere doelen.
Dit kan op zijn beurt een overweldigende lijst van hoop en dromen of te doen projecten in een beheersbaar systeem die je kunt pakken en stap voor stap uw doelen te bereiken.
Het afbreken van de PARA-Systeem
Laten we een kijkje nemen hoe deze organisatie methode echt werkt.
PARA is een acroniem voor Projecten, Gebieden van Verantwoordelijkheid, Bronnen en Archieven. Volgens dit systeem, je elk stuk van digitale informatie in een van deze categorieën. Vervolgens gebruikt u de vier-categorie opbergsysteem over alle digitale platforms. Dit kunt u eenvoudig bijhouden en vinden wat je nodig hebt, ongeacht in welke applicatie of het systeem hebt opgeslagen, op.
Volgens Forte, een Project is een reeks van taken die gekoppeld is aan een doel met een deadline.” Uw projecten kunnen worden in verband met werk of niet, maar ze moeten specifiek, met specifieke eindpunten.
Bijvoorbeeld, het schrijven van een white paper voor uw werkgever is een project, maar zo is een vakantie voor de hele familie. Je breekt elk project in de noodzakelijke taken of stappen die nodig zijn om het te voltooien.
Een Gebied van Verantwoordelijkheid is een “sfeer van activiteit met een standaard te worden aangehouden.” Elk van uw projecten valt in een gebied van verantwoordelijkheid. Deze gebieden zijn niet specifiek, deadline-gebaseerde taken, hoewel ze overkoepelende aspecten van uw leven.
Bijvoorbeeld het Project van het schrijven van een white paper voor het werk kunnen vallen onder “marketing”, een werk-gerelateerd Gebied van Verantwoordelijkheid. Uw familie vakantie Project zou kunnen vallen in “familie” een persoonlijke Verantwoordelijkheid.
Iedereen zal hebben verschillende bevoegdheden, afhankelijk van hun leven, doelen en waarden. Je hebt meerdere Gebieden van Verantwoordelijkheid op het werk en in je persoonlijke leven.
Een Bron is een “onderwerp of thema van de lopende rente.” Deze kan ondersteuning van uw Projecten en Gebieden van Verantwoordelijkheid, of ze kunnen gewoon aansluiten bij uw interesses. Uw Bron onderwerpen kunnen omvatten dingen zoals fotografie, reizen en koken.
Ten slotte, Forte classificeert Archieven als “inactieve items van de andere drie categorieën.” Wanneer u klaar bent met een Project, besloten een Gedeelte van de Verantwoordelijkheid niet meer relevant is, of de interesse verloren in een Bron, kunt u de informatie op uw Archieven. Het is niet langer nuttig voor u, maar wilt u misschien referentie in de toekomst.
Het Implementeren van PARA Stap voor Stap
TippaPatt/ShutterstockAls u wilt de PARA-methode te proberen, hier is hoe je het kunt implementeren.
Aparte Projecten uit de Gebieden van Verantwoordelijkheid
De Bronnen en Archieven gebieden zijn vrij eenvoudig. Een ding dat verplaatsingen van mensen, hoewel, is het uitzoeken van het verschil tussen een Project en een Gebied van Verantwoordelijkheid. Dus, een goede plek om te beginnen is om zorg ervoor dat je een duidelijk idee van wat elk van deze is.
Weer een Project is een specifiek ding je mee bezig bent, dat heeft de vereiste taken en een deadline. Een Gebied van Verantwoordelijkheid is iets dat belangrijk is in je leven of je werk, maar het niet hebben van een deadline.
Als een Project eenmaal is vastgesteld als uiterste datum is verstreken, kunt u verplaatsen op naar de volgende. Een Gebied van Verantwoordelijkheid, is echter nooit af, tenzij u besluit het is niet meer van belang.
Bijvoorbeeld het maken van een begroting is een Project, maar een persoonlijke financiën is een Gebied van Verantwoordelijkheid. Opknappen uw woonkamer is een Project, maar home is een Gebied van Verantwoordelijkheid. Het bijwerken van je LinkedIn-profiel is een project, maar social media is een Gebied van Verantwoordelijkheid.
Je kan breken een Project in specifieke taken met een specifiek eindpunt, maar je kan dat niet doen met een Oppervlakte van Verantwoordelijkheid. Het is een paraplu waaronder verschillende Projecten vallen.
Als u delen van uw Projecten en Gebieden van Verantwoordelijkheid, kunt u duidelijk zien hoe elke individuele taak betrekking heeft op een groter doel. Dit kan het gemakkelijker maken om gemotiveerd te blijven terwijl je werkt aan een vervelend project.
Het Bouwen Van Uw Project Lijst
Nu dat u een beter inzicht in het onderscheid tussen Projecten en Gebieden van Verantwoordelijkheid, kunt u beginnen met de bouw van uw Project lijst. Mogelijk heb je al een idee van wat uw verantwoordelijkheden en middelen onderwerpen zijn. Indien niet, ze worden misschien duidelijker als u begint met het opschrijven van je Projecten.
Volgens Forte, het opschrijven van je Projecten is de beste manier om te beginnen. U kunt items op je lijst die u nodig hebt om gedaan te krijgen, en dat u wilt om gedaan te krijgen.
Vervolgens zijn deze master Project lijst in willekeurige apps, programma ‘ s of andere digitale hulpmiddelen die u gebruikt.
Voeg de Andere Rubrieken
Vervolgens kunt u secties toevoegen voor Gebieden van Verantwoordelijkheid, Bronnen en Archieven van de digitale tools. Waar van toepassing, kunt u het organiseren van uw Projecten op basis van hun verantwoordelijkheden. Vervolgens kunt u het opslaan van interessante informatie of ideeën in een gedeelte Bronnen, zodat u snel kunt vinden als je het nodig hebt voor een project. En, natuurlijk, uw Archieven is waar u informatie te sturen zodra u klaar bent met het.
Op deze manier, zelfs als u meer dan één digitaal platform voor een Project heb je de informatie georganiseerd op dezelfde manier voor elk één.
Wanneer u splitsen uw informatie in de vier PARA segmenten op elk digitaal platform, u hoeft niet te onthouden van een andere organisatie systeem elke keer dat u zich aanmeldt voor een ander platform. Dit bevrijdt je te concentreren op de taak bij de hand, in plaats van te proberen om te onthouden waar je informatie is.
Het Gebruik van de PARA-Systeem
Wanneer u start met het gebruik van dit systeem, kunt u met het oplossen van uw dagelijkse taken op een meer georganiseerde manier.
Omdat uw Projecten zijn in kaart gebracht, dan kun je alleen aan te pakken die nodig zijn op een bepaalde dag. Na het voltooien van hen, kunt u nadenken een beetje op de Gebieden van Verantwoordelijkheid voor projecten die waren in. U zult in staat zijn om te zien of uw Projecten worden afgestemd op uw doelen en waarden, of als u nodig hebt om dingen te veranderen, zodat ze doen.
Ondertussen, uw Middelen op lijst houden alles bent u geïnteresseerd in verse en beschikbaar is, zelfs als het niet direct in verband met de lopende Projecten. Dit geeft u een locatie voor het opslaan van een onderzoek of informatie die u niet direct gebruikt.
Tot slot, uw Archieven zal ervoor zorgen dat u verliest geen oude informatie die u nodig zou kunnen hebben om in de toekomst kunt raadplegen.
Laatste Gedachten
Als u veel gebruik maakt van digitale informatie op veel verschillende platforms in uw werk of het dagelijks leven, de PARA-systeem kan u helpen georganiseerd te blijven. Het zal niet voor iedereen werken, maar het heeft veel potentie.
RELATED5 Eenvoudige Technieken om Je Productiviteit te verhogen
In aanvulling op het helpen u om georganiseerd te blijven, de PARA-methode zorgt ook voor u om te reflecteren op je leven. Gewoon de tijd nemen om te noteren in uw Projecten en Gebieden van Verantwoordelijkheid zal openbaren wat echt belangrijk is voor u en wat moet u zich richten op. Dus, of u besluit gebruik te maken van PARA lange termijn of niet, gewoon geven het een schot kan nuttig zijn.
Als een eenvoudige verhoging van de productiviteit is alles wat je nodig hebt, zorg ervoor dat u kijk op onze lijst van technieken.