Inbox Zero. Två ord som viskade andlöst av minimalister och lifehackers, som om det är den Heliga Graal. Som om alla världens problem skulle lösas om något du har fått de 15,000 olästa e-postmeddelanden i din inkorg behandlas och gått.
Kallas lagen för att rensa din inkorg helt Inbox Noll har blivit lite av en besatthet hos en del, och jag måste erkänna att jag blir biten av felet själv. Det är något oerhört glädjande om att rensa ut alla e-postmeddelanden bort. Psykologi det lyfter en tyngd från axlarna, som om du inte hålls fången till din inkorg. Att du är ansvarig.
Men hur får man till den upphöjda positionen av Inbox Noll?
“Är:olästa” Är Din Vän
För enkelhetens, kommer jag att anta att du använder Gmail som din e-postleverantör. Men dessa tips mer eller mindre kommer att arbeta med alla e-plattform.
Logga in på din e-post och i sökfältet skriver är:olästa
Detta medför naturligtvis upp alla olästa e-postmeddelanden som finns i ditt konto. Nu är det ett fall av att man systematiskt går igenom och gallring ut agnarna från vetet.
- Ta bort de som uppenbart spam.
- Avprenumerera från alla nyhetsbrev som du inte läsa längre. Det kommer att finnas en länk som antingen högst upp på Gmail-fönster eller längst ned i e-postmeddelandet.
- Gör filter för att omdirigera vissa e-postmeddelanden i sina egna etiketter. Så något från en viss organisation kan gå in på sin egen etikett. Om du arbetar för ACME-organisation, göra ett filter och sätta allt från ACME organisation till ett arbete etikett. Se till att kryssa Hoppa över Inkorgen och Tillämpa Filter för Att Matcha Samtal.
Hålla igång för vänner, familj, kollegor och så vidare. När e-post från dessa människor börjar bli omdirigerad till dessa etiketter, din inkorg börjar tunna ut.
Börja Ta Bort
Att sätta e-post till etiketter bara flyttar dem till ett annat område. Det inte löser problemet själv. Mer av en “out of sight, out of mind” – scenario som bör undvikas.
Jag skulle föreslå att ta bort allt olästa vilket är mer än en månad gammal. För personer med tusentals e-post, detta kan vara lite av en radikal flytta, men tycker om det. Om e-handlade om något verkligt viktigt, du skulle ha hört tillbaka från den person som mer nyligen. Om det var mer än en månad sedan, och den personen har inte nämnt frågan igen, det är nog säkert att nuke som 100-tråd konversation om företaget grill.
Nu är du bara har en månad kvar av e-post för att ta itu med, vilket är mycket mer hanterbart. Helt enkelt gå till baksidan av All e-Post och börja skumma igenom var och en.
Innan du börjar, gå till din Labs avsnitt och slå på Auto-Förväg. Sedan när du har tagit bort eller på annat sätt behandlat en e-post, istället för att gå tillbaka till inkorgen, du kommer istället att tas till nästa e-postmeddelande. Mycket snabbare.
Detta kommer att ta tid, och självklart kommer du att ha nya e-postmeddelanden som kommer in efter det. Men med filter som upp kommer att innebära att de nya e-post kommer inte att täppa till din inkorg och det kommer att finnas ett visst sken av för att gå framåt.
Hur Att Stoppa Saker Från Att Få Kontrollen I Framtiden
När du har fått din e-ner till Inkorgen Noll eller nära den, du behöver för att hålla den där. Det finns några saker du kan göra för att se till att det finns olästa räknas inte börja krypa upp igen.
Byta Ditt Nyhetsbrev Till RSS Eller Sociala Medier.
Om du använder RSS, då ett bra alternativ till e-nyhetsbrev är att köra dem genom en RSS läsare istället. En gratis webb-app som du kan använda för detta är “Döda Nyhetsbrev!”
Det slumpmässigt genererar en e-postadress för att prenumerera på nyhetsbrevet, då sätter upp en ansluten RSS-adressen att lägga in i din RSS-läsare. Sedan när nyhetsbrevet går ut, kommer det att visas i din RSS-flöde istället för i din inkorg. Det fungerar som en charm.
Ett alternativ är att följa den personen eller det företaget via sina sociala medier profiler. Men om de lägger en hög volym av status uppdateringar varje dag, risken att missa något är hög.
Uppmuntra Människor Att Kontakta Dig Via Sociala Medier
Be folk att :
- Skicka ett direktmeddelande via Twitter.
- Skicka ett meddelande på Facebook Messenger
- Skicka ett meddelande på Instagram Chat eller deras nya fristående chat-app, Trådar.
- Fråga kollegor och frilansande kunder att närma sig dig på LinkedIn chatt.
Uppmuntra Människor Till Snabbmeddelanden Som Du
Liksom sociala medier chat-program, kan du också be folk att kontakta dig via Skype, Signal, och WhatsApp.
Använd Pocket För Länkar Som Du Skickas Till Dig Själv
Många människor – och jag har varit skyldig till detta själv – använder e-post som en dumpningsplats för länkar som du vill behålla för senare. Detta kan inkludera intressanta artiklar eller saker du vill köpa.
Istället för att täppa till din inkorg, varför inte använda Ficka eller Instapaper för att samla in dem för dig? Jag rekommenderar Pocket och är en av de få premium-tjänster som jag har betalat för.
Att hålla Inbox Zero är en pågående, aldrig sinande ansträngningar. Håll e-filter fixade, vara selektiv i vad du kan prenumerera på och hålla märkning oönskad e-post som skräppost. Det ögonblick du slutar att anstränga sig är när du kommer att se att det finns olästa räkna krypande upp igen.