Se si utilizza OHIO (Gestire Solo una Volta) per il triage la tua email, probabilmente si vorrà trasformare alcuni dei vostri messaggi di posta elettronica in attività. Ecco come farlo in modo rapido ed efficiente in modo che si può ottenere su con la gestione di altri tuoi messaggi di posta elettronica.
Per rendere Facile e Veloce
La tua casella di posta non è un elenco di cose da fare; è in arrivo. È forte la tentazione di lasciare l’e-mail in posta in arrivo, perché è più facile, ma poi le attività da realizzare sono sepolti in arrivo diluvio di e-mail.
Ecco perché la gente nei guai. Processo manuale per la tornitura di una e-mail in un compito spesso va qualcosa come questo:
- Aprite il vostro preferito to-do list manager.
- Creare una nuova attività.
- Copiare e incollare le parti pertinenti dell’e-mail nella nuova attività.
- Impostare i dettagli, come priorità, data di scadenza, codice di colore, e qualsiasi altra cosa che si usa.
- Salvare il nuovo compito.
- Archiviare o eliminare l’e-mail.
Che sei passi, giusto per aggiungere qualcosa ad un elenco di cose da fare. Non mi meraviglia che finiscono con e-mail di intasare la vostra casella di posta. Che cosa succede se si poteva tagliare questi sei passaggi a quattro? O tre?
Beh, si può! E stiamo andando a mostrare come.
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Alcuni Client di Posta elettronica Sono Migliori per la Creazione di Attività Di Altri
Ci sono molti client disponibili per la gestione della posta elettronica e, come ci si potrebbe aspettare, alcuni sono migliori di altri per la creazione di attività.
Per i client web, Gmail fa il lavoro molto bene. L’Attività di applicazione è built-in, ed è facile girare una mail in un compito. C’è anche una scorciatoia da tastiera per creare un’attività direttamente da una mail—no con il mouse richiesto. Se non si desidera che il client desktop di Gmail, probabilmente la vostra scommessa migliore.
Per il desktop di Windows client Outlook vince a mani basse. Thunderbird ha alcuni built-in funzioni di gestione delle attività, e non sono male, ma Outlook è molto impermeabile e consente di connettersi a una miriade di applicazioni di terze parti. Se non è possibile utilizzare Outlook per qualche motivo, Thunderbird è una buona alternativa. Se si utilizza già una di terze parti, to-do list manager, però, Thunderbird non tagliare la senape.
Su un Mac, l’immagine è un po ‘ meno positivo. Apple Mail per la gestione delle attività scarsamente rispetto a Gmail e Outlook. Se si desidera gestire le attività di un client desktop, l’opzione migliore è probabilmente Thunderbird per Mac. Oppure è possibile inviare e-mail a terze parti to-do list manager e gestire loro.
Quando si tratta di applicazioni mobile, sia Gmail e Outlook di lavoro praticamente la stessa. Nessuno dei due ha il compito di creazione di strumenti di web o client versioni, ma entrambi hanno automaticamente i componenti aggiuntivi di applicazioni di terze parti. Se siete, quindi, di gestire le attività in Trello e installare l’add-in per la di Gmail o Outlook, è disponibile automaticamente quando si apre la corrispondente app mobile, come bene. Inoltre, quando si installa un componente aggiuntivo di Outlook, viene automaticamente installato sul client desktop, mobile e web apps.
Lo stesso come su un Mac, le persone che hanno un iPhone e volete usare Mail di Apple non stanno andando ottenere molto dalle app mobile. È possibile utilizzare Gmail o Outlook client, ma non è molto utile se si desidera sincronizzare le attività dal telefono al Mac.
Perché Gmail e Outlook sono la crema di questa particolare coltura, ci concentreremo su quelli. Se hai un cliente preferito che gestisce la creazione di un’attività davvero bene, fateci sapere nei commenti, e daremo uno sguardo.
La Creazione Di Attività Da Gmail
Google mette a disposizione un’applicazione chiamata Attività, che è integrato in Gmail. Si tratta di un semplice to-do list manager con abbastanza opzioni minime, anche se c’è un app mobile che ti dà un paio di opzioni di personalizzazione. Se avete bisogno di qualcosa di semplice che funziona bene con la vostra casella di posta Gmail, Compiti è una scelta solida. La conversione di una e-mail in un compito è super-semplice: Con l’email aperta, fare clic sul pulsante “altro” nella barra delle applicazioni e selezionare “Aggiungi Attività”.
Se sei una persona di scelta rapida Maiusc+T fa la stessa cosa. L’Attività si apre l’app nella barra laterale che mostra la vostra nuova attività.
Se avete bisogno di modificare il compito di aggiungere una data di scadenza, per ulteriori dettagli, o sottoattività, fare clic sull’icona di Modifica.
Non c’è bisogno di salvare le modifiche, come si fa automaticamente. Quando hai finito, fare clic sul pulsante Archivia nella tua casella di Posta elettronica (oppure utilizzare la scorciatoia da tastiera “e”) per spostare l’email per il vostro Archivio.
Ecco tre semplici passaggi:
- Fare clic su “Aggiungi Attività” opzione (o utilizzare Maiusc+T tasti di scelta rapida).
- Impostare la data di scadenza, per ulteriori dettagli, o secondarie.
- Archivio (o eliminare) l’e-mail.
Come bonus, è possibile impostare Chrome per mostrare la vostra Attività quando si apre una nuova scheda. C’è un iOS e Android per Attività. È facile creare un’attività in mobile app, come è nella web app. Fai clic sui tre puntini in alto a mail e selezionare “Aggiungi Attività”.
Questo crea immediatamente una nuova attività.
Se Google Tasks non dispone di tutto ciò di cui avete bisogno, o se sei già a suo agio con un altro to-do manager, probabilmente c’è una Gmail add-in per esso. Attualmente, ci sono add-ins per la popolare di to-do app, come Qualsiasi.fare, Asana, Jira, Evernote, Todoist, e Trello, e gli altri (anche se, non Microsoft o Apple Promemoria).
Abbiamo già coperto installazione di Gmail componenti aggiuntivi in generale, e l’Trello aggiungere-in in particolare. Diversi componenti aggiuntivi darà diverse opzioni, ma tutte a fare la lista dei componenti aggiuntivi consentono di solito per aggiungere un’attività direttamente da una e-mail selezionato. Elenco di componenti aggiuntivi sono disponibili anche come web e mobile app che sincronizza automaticamente con l’altro. E, come Attività, è possibile accedere a componenti aggiuntivi quando sei in Gmail app mobile.
La Creazione Di Attività Da Outlook
Outlook ha un built-in app chiamata Attività, che è anche disponibile come web app di Office 365. Le cose si fanno un po ‘ più complicato qui, perché nel 2015 Microsoft ha acquistato Wunderlist, il popolare to-do manager. È trascorso gli ultimi quattro anni, trasformandolo in un nuovo Office 365 solo per il web app che si chiama (forse un po ‘ unimaginatively) Microsoft Da Fare. È, infine, andando a sostituire il built-in funzioni funzionalità in Outlook.
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Tuttavia, in questo momento, di Attività, è ancora l’Outlook to-do manager, e non c’è una data di scadenza o la versione di Outlook quando questo cambierà. Siamo solo ricordare questo, perché se si utilizza O365, troverete che qualsiasi attività che è possibile aggiungere per le Attività di Outlook, inoltre, viene visualizzato in Microsoft Da Fare. Da Fare ancora non visualizzare tutti i dati che si possono aggiungere a un Compito, ma, a un certo punto, lo farà.
Per ora, Microsoft Compiti è il built-in di Outlook task manager, quindi ci concentreremo su quello.
Utilizzando il Client Desktop Outlook
Questo è dove Microsoft tradizionalmente eccelle, e non ti lasciano giù qui. Ci sono diversi metodi per la creazione di un compito da una e-mail per tutti i gusti. È possibile:
- Trascinare e rilasciare una e-mail in il riquadro.
- Spostare o copiare il messaggio nella cartella Attività dal menu di scelta rapida.
- Utilizzare un Rapido Passaggio per creare un’attività.
Stiamo andando a concentrarsi sull’utilizzo di un Rapido Passaggio, in quanto questo offre la più bang per il dollaro, e si può assegnare un tasto di scelta rapida per un Rapido Passaggio per buona misura.
Se non hai mai usato le Attività di Outlook prima, controlla la nostra guida per il riquadro in modo che si può vedere la vostra attività successiva alla tua mail.
Una volta che hai aperto il riquadro, stiamo andando a creare un Quick Step che contrassegna il messaggio come letto, crea un compito, e sposta la mail per il vostro archivio. Stiamo anche andando ad aggiungere un tasto di scelta rapida, in modo da non dovete utilizzare il mouse per creare un’attività da una e-mail.
Passi rapidi consentono di definire azioni multiple per un singolo clic del pulsante (o la scorciatoia da tastiera). Sono semplici da creare e ancora più semplice da usare, ma se non hai controllato prima, abbiamo una guida definitiva su di loro. Una volta ho letto che la guida, creare un nuovo Quick Step, e poi aggiungere le seguenti azioni:
- Creare un’attività con il testo del messaggio.
- Segna come già letto.
- Sposta nella cartella (e selezionare la cartella di Archivio, come la cartella da spostare).
Scegliere una scorciatoia da tastiera per esso e dare un nome (ad esempio, “Creazione di attività e Archivio”), e quindi fare clic su “Salva”. È ora visibile in Home > Passi Veloci sezione.
Ora, ogni volta che si desidera attivare un e-mail in un compito, è sufficiente fare clic Quick Step (o usare la scorciatoia da tastiera), e si crea una nuova attività. Prende il titolo dal soggetto della e-mail, e il corpo dell’e-mail diventa il contenuto.
Modificare tutti i dati che vuoi (ci sono molte più opzioni di personalizzazione in Attività di Outlook che ci sono in Gmail Attività) e fare clic su “Salva e Chiudi”.
A differenza di Gmail, è necessario salvare il nuovo compito, ma, inoltre, a differenza di Gmail, la Quick Step archivi della posta elettronica per voi.
In modo che tre semplici passi per Outlook:
- Fare clic su Quick Step (o utilizzare il tasto di scelta rapida assegnato).
- Impostare le opzioni o i dettagli di come si vede in forma.
- Fare Clic Su “Salva E Chiudi”.
Utilizzando Outlook Web App
A questo punto, si potrebbe essere in attesa di noi per mostrare come creare una task utilizzando Outlook web app (Outlook.com). Non stiamo andando, perché non c’è modo nativo per girare una e-mail in un compito in Outlook web app. È possibile contrassegnare una mail, il che significa che verrà visualizzata nell’elenco delle Attività, ma questo è tutto.
Questo è un sorprendente la supervisione di Microsoft. Non possiamo fare a meno di sentire che, a un certo punto, ci sarà un passaggio a Microsoft Di Fare che includono una stretta di Outlook > Per Fare integrazione.
Le cose sono un po ‘ meglio quando si tratta di app di terze parti integrazione, però. Attualmente, ci sono add-ins per la popolare di to-do app, come Asana, Jira, Evernote, e Trello, così come gli altri (anche se non Gmail Attività o Apple Promemoria). Diversi componenti aggiuntivi darà diverse opzioni, ma, come con Gmail, tutti a fare la lista dei componenti aggiuntivi consentono di solito per aggiungere un’attività direttamente da un messaggio di posta elettronica selezionato, e sono sia da web che da mobile automaticamente la sincronizzazione.
Utilizzando Outlook Mobile App
Come Outlook web app, non c’è modo nativo della conversione di un mail in un compito da Outlook mobile app, anche se c’è un Microsoft To-Do app disponibile sia per iOS e Android. Si tiene traccia di messaggi di posta elettronica hai segnalato in una qualsiasi delle app di Outlook, ma non è proprio la stessa come attività di integrazione. Se si desidera convertire i email di Outlook in Outlook Attività, si ha realmente bisogno di utilizzare il client di Outlook.
Se si sta utilizzando un terza-parte-do list manager, è possibile accedere a componenti aggiuntivi quando sei in Outlook mobile app.
La creazione di Attività da Apple Mail
Se si utilizza Apple Mail, la vostra unica possibilità di inoltrare la mail a un app di terze parti (come ad esempio.fare o Todoist) e gestire la tua attività, o trascinare e rilasciare indirizzi e-mail di Promemoria. Così, per Apple, il processo manuale è:
- Aprite il vostro preferito to-do list manager.
- Inoltrare le e-mail di un app di terze parti o di cadere in Promemoria.
- Impostare i dettagli, come priorità, data di scadenza, codice di colore, e qualsiasi altra cosa che si usa.
- Salvare il nuovo compito.
- Archiviare o eliminare l’e-mail.
Non c’è molto che si può fare per migliorare questo processo, perché Apple non ha accoppiato Mail e Promemoria molto strettamente. La società, inoltre, non permette molto integrazione con applicazioni di terze parti. Fino a quando questo cambia (e sono certo che accadrà in tempi brevi), l’opzione migliore è quella di inoltrare la posta ad un terzo di to-do list manager.
Se si preferisce gestire il tuo e-mail solo una volta, per la creazione di attività deve essere quanto più rapido e semplice possibile. In caso contrario, la tua casella di posta continuerà ad essere un elenco di cose da fare.
Con loro to-do list manager e di terze parti add-ins, Gmail e Outlook di dare gli strumenti necessari per la creazione di attività e-mail rapidamente, facilmente e in modo efficiente.
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