Om avtal som är en del av din dagliga arbetsflödet, vet du hur frustrerande det är när folk delar av dokument eller formulär som de inte borde. Lyckligtvis, Microsoft Word har en utvecklare verktyg som låter dig skydda den text i dokumentet medan det ännu är möjligt för människor att fylla i tomrummen.
Gör Dina Dokument Ifyllbara, Inte Redigerbara
Låt oss till exempel säga att du har en non-disclosure-avtal som du vill skicka ut till en anställd som kommer att ansluta ditt företag. Du vill ge den mottagande individuella förmågan fyll i de tomma fälten i dokumentet, men du vill också se till att ingen av den information som i NDA ändras eller ändras på något sätt. Det tar bara ett par steg för att uppnå detta i Ord. Här är hur.
För det första, ta de juridiska dokument som du vill arbeta med. Microsoft ger några enkla mallar, men det finns också många webbplatser för att ge en detaljerad, heltäckande juridiska mallar online gratis, som utarbetades av den faktiska advokater. I detta exempel kommer vi att använda en REGISTRERINGSANSÖKAN som vi tog från ovanstående länk.
När du har ditt dokument dras upp, det är dags att lägga till några kontroller och skydd till den. Först, du behöver för att få in “Developer” – fliken. Ord behöver inte visa detta på band som standard, så låt oss gå vidare och fixa det.
Klicka På “Fil”.
Allra längst ner i menyn, välj “Alternativ”.
På den vänstra rutan i fönstret Alternativ-menyn, välj “Anpassa Menyfliksområdet.”
På höger, markera den som “Developer” – rutan, som du hittar under “Anpassa Menyfliksområdet och klicka sedan på “OK”.
Nu kommer du att märka fliken Utvecklare mellan Visa och Hjälpa flikar. Gå vidare och byta till “Developer” – fliken.
En gång där, hitta den “Kontroll” – gruppen, där du ser flera innehållet kontroll alternativ för rtf eller oformaterad text, bilder, kombinationsrutor, listrutor, datum plockare, kryssrutor, eller byggsten kontroller.
Låt oss sätta det till praktiken. Om undertecknandet av våra NDA mall, vi ska sätta in en datumväljare och rich text-ruta för att vi ska fylla mata in datum för våra avtal och tryckt namn, respektive.
För det första, att föra pekaren till det område där du vill infoga en datumväljare. Vi kommer att placera oss här:
Nästa på “Developer” – fliken, välj “Datumväljare Innehåll Kontroll” (det är kalender-ikonen).
Nu ska du se en ruta visas. Klicka på pilen och välja ett datum från kalendern som dyker upp.
Nästa, låt oss ta bort rader bredvid “Av:” och ersätta dem med ett rich text-fält. När linjerna tas bort, placera insättningspunkten där det måste gå:
Tillbaka på “Developer” – fliken, klicka på “Rich Text-Innehåll Control” – knappen.
Din text i rutan visas nu. Upprepa stegen för nästa rad där ett namn bör gå, och du har något som ser ut så här:
Som du kan se, du har nu ifyllbara sektioner för att sms: a och ett datum.
Med hjälp av den här funktionen är särskilt användbar för blanketter som skulle skickas ut ofta och har flera sektioner som skulle behöva fyllas i av mottagande part. Ta första stycket av våra NDA, till exempel:
Som en punkt ensam har sju delar som behöver fyllas ut. Är det vettigt att göra det till en ifyllbara formulär.
Framåt, en REGISTRERINGSANSÖKAN är inte ett dokument som skulle har ofta sitt innehåll förändrats. På samma sätt, när du skickar ut ett kontrakt, du vill vara säker på att inget av innehållet har ändrats sedan skickas tillbaka till dig utan din vetskap. Begränsa redigeringsrättigheter för den mottagande parten är ett bra sätt att skydda integriteten av dokument, såväl som dig själv.
För att göra ett dokument som fn-redigerbara, först markera all text i dokumentet genom att trycka på Ctrl+A. När all text är markerad, klicka på “Begränsa Redigering” i “Skydda” – gruppen på “Developer” – fliken.
I “Begränsa Redigering” i rutan som visas till höger, väljer du alternativet under “Redigera Begränsningar” – avsnittet.
Nästa, i samma avsnitt, klicka på pilen för att göra drop-down-menyn visas och välj “Fylla i blanketter.”
Slutligen, välj “Ja, Starta tvingande Skydd.”
För att ge dina dokument ett extra lager av skydd, du kommer att bli ombedd att skapa ett lösenord. Detta är helt frivilligt. Om du väljer att göra så, ange lösenordet och klicka sedan på “OK”. Annars klickar du bara på Avbryt.
Det är det. Nu har du en ifyllbara dokument som skyddas från oavsiktlig (eller uppsåtligt) redigering. De exempel vi använt här är bara ett av många fall där denna funktion skulle komma väl till pass. Dra nytta av den här funktionen nästa gång du har ett frågeformulär eller en juridisk form som du vill skicka ut!
LÄS NÄSTA
- “Hur man Använder titt på Linux-Kommandot
- “Hur du Starta om Din Router och Modem
- “Din Nästa SSD Kan Vara Långsammare (Tack vare QLC Flash)
- “5 Smarthome-Enheter Bör Du inte Köpa
- “Fight Night: Hur Stream Pacquiao vs. Thurman Online