Het probleem met het bijhouden van e-mail in een groot archief is het zoeken naar specifieke berichten weer. Dus, mensen maken een extra map, en dan twee, en dan laadt! Het gebruik van deze technieken in plaats van mappen voor het organiseren van uw archief.
Hoe (en Waarom) code aan Uw Berichten
Wij adviseren alleen uit het archiveren van uw e-mail. Het is de beste manier om het te organiseren. Verspil geen tijd meer met het verplaatsen van berichten in de mappen in uw e-mail client—plaats alles in een map archief. Bijvoorbeeld in Gmail, klik je op de knop Archiveren.
Maar, als u nog geen mappen, hoe gaat u het regelen van uw berichten gemakkelijk kunt ophalen? Het antwoord is simpel: tagging.
Het grootste voordeel van het gebruik van labels in plaats van mappen is dat je niet gedwongen om te pigeonhole een e-mail in de map. Met tagging, u hoeft niet langer te beslissen of dat de e-mail over een verkoper probleem op een client-project gaat in de vendor map client-map, project map, of lessen geleerd map. Je voegt enkel de juiste labels voor de e-mail en dan kun je eenvoudig vinden het weer, of u wilt zoeken naar e-mails met betrekking tot de leverancier, klant, of zo op.
Als u overstapt van een map-gebaseerd systeem om een enkel archief, tagging is de sleutel tot de mogelijkheid om dingen te vinden daarna. U kunt een tag in bulk, dus als u een map hebt voor een client, kunt u de tag elk item met de naam van de client voordat u deze in uw archief. Op deze manier kunt u er zeker van dat het gemakkelijk terug te vinden.
Het beste van alles, tagging is eenvoudig in (bijna) alle moderne e-mail app. Zelfs als je uiteindelijk het houden van mappen, tagging is dus handig dat raden we doen het toch.
Het categoriseren in Outlook
In Outlook, tagging genoemd “categoriseren.” U kunt zoveel categorieën als u wilt toewijzen kleuren, en vervolgens toepassen om iets in Outlook—e-mails, agenda-afspraken, taken, notities en zelfs contacten. Dit maakt het niet alleen eenvoudig te zoeken, maar ook de hoogtepunten uit uw Outlook-inhoud met een kleur. Als u bijvoorbeeld een categorie maken voor een project en geef het een specifieke kleur—laten we zeggen dat paars—u kunt tag elk item met die categorie. Zonder het lezen van iets, dan weet je dat elke paars e-mail, agenda-afspraak, taak, notitie, of het contact is gekoppeld aan het project. Categorieën nog niet aan de Outlook mobile app nog niet, dus moet je je klasseren bij de opdrachtgever of de web app.
Bij het categoriseren van uw e-mail, u kunt categoriseren alles in een enkele map die door de selectie van alle e-mail (met behulp van de sneltoets Ctrl+A) en vervolgens selecteert u uw categorie of categorieën van je keuze. U kunt zelfs uw map Archief te bekijken, zodat deze groepen mail door categorieën, die zal na te bootsen in een map structuur. Dan krijgt u het voordeel van tagging en het voordeel van een map te bekijken.
Labeling in Gmail
In Gmail, tagging genoemd “etikettering” en het werkt zowel in het web en mobiele apps. Zoals in Outlook, je kunt zoveel labels zoals u wilt (soort, er is een limiet van 5.000, na wat Google zegt u misschien problemen met prestaties, maar weinig mensen ooit te doen) en geef hen kleuren. U kunt ook filters maken om op het etiket van e-mails automatisch aan op basis van welke criteria u wilt.
Labels zijn geworden van een intuïtieve en integraal onderdeel van de Gmail-ervaring, vooral omdat je niet kunt mappen toevoegen. Dus, etikettering en let op je mailbox een geheel andere—en betere—plaats.
Markeren in Apple Mail
Tagging in Apple Mail is bekend als “markeren.” In tegenstelling tot in Outlook, bent u beperkt tot de bestaande zeven vlaggen, dus er is geen ontkomen aan: Apple is niet erg goed gedaan hier. Echter, in hun verdediging, ze doen push Slimme Mappen hard. Hoewel die niet zo eenvoudig of snel als tags, er is een systeem voor u te gebruiken om uw e-mail. We hebben al Slimme mappen, en we weten dat ze werken, maar van de drie applicaties e-mail die wij je het bedekken van hier, Apple Mail is het minst geschikt voor een enkel archief methode.
GERELATEERD: De Beste Manier voor het Organiseren van Uw e-Mails: Gewoon Archiveren
Let ‘ s Get Zoeken
Of u nu een e-mail client (zoals Microsoft Outlook of Apple Mail), een web-interface (zoals Gmail of Yahoo! Mail), of een mail-app op uw telefoon zoeken is uw vriend. De meeste van de tijd, een naam of label (of een combinatie van de twee) zal genoeg zijn om te vinden wat u zoekt. Je zou kunnen zoeken “Joe BBQ’ is bijvoorbeeld te vinden dat e-mail van Joe over de barbecue hij heeft volgende week, of ‘Project Alpha’ voor alle e-mails tagged met “Project Alpha.” Maar er zijn tal van geavanceerde en gemakkelijk zoeken technieken om u te helpen vinden die e-mails begraven een beetje dieper in de stapel van de vergelijkbare resultaten.
Met Behulp Van Outlook-Zoeken
Outlook ‘ s zoeken capaciteiten gebruikt om een beetje vaag, maar die dagen zijn voorbij. Nu, het zoeken in de Outlook-client, web interface, of mobiele app is verbazingwekkend snel en accuraat. De client bevat de meest krachtige hulpprogramma ‘ s voor zoeken, maar dat is dus de plek om te gaan als u een bijzonder verfijnd of complexe zoekopdracht.
Het zoekvak leven boven het venster mail en is altijd beschikbaar.
We hebben besproken hoe u de locaties van de huidige map naar de andere gebieden van Outlook voor. U kunt ook snel zoeken naar berichten met betrekking tot de huidige afzender door met de rechtermuisknop te klikken op het bericht in uw postvak in selecteren “Vind Verwante,” en vervolgens “Berichten in dit Gesprek” of “Berichten van de Afzender.”
Outlook zal het vinden van een vorige e-mails in het gesprek, of van de afzender, en ze weer te geven.
Als u dezelfde zoekopdracht uitvoert regelmatig, kunt u aangepaste dynamische mappen zoeken naar dezelfde zoekopdracht uitvoert elke keer dat u ze opent. Deze zijn vooral handig voor het vinden van nieuwe e-mails met specifieke zoekwoorden of bepaalde eigenschappen, zoals de afmetingen, de bijlagen of categorieën.
Voor het uitvoeren van een meer complexe zoeken, kunt u gebruik maken van de “Geavanceerd Zoeken” optie. Dit is in het tabblad Zoeken, die alleen wordt weergegeven wanneer u met de rechtermuisknop in het zoekvak. In het tabblad ‘Zoeken’, klik op Search Tools > Geavanceerd Zoeken.
Dit opent het paneel Geavanceerd Zoeken, waar je kunt kiezen uit zo veel criteria u wilt zoeken.
Gebruik de meer Keuzes en Meer Geavanceerde tabbladen om toegang te krijgen tot aanvullende criteria. De Geavanceerde zoekopties zijn buitengewoon groot, met behulp van eigenschappen je bijna zeker wist niet dat het bestond. Bijvoorbeeld, hier is een blik op de Geavanceerd > Alle Mail Velden die u kunt kiezen.
U kunt gebruik maken van Geavanceerd Zoeken om het ophalen van een e-mail van uw archief, en het is vrij snel te doen, zelfs met complexe query ‘ s.
Wees ervan bewust dat als u een Microsoft-account hebt, Outlook synchroniseert standaard alleen de laatste 12 maanden van de mail, maar u kunt dit wijzigen om al uw e-mails als u zelf wilt.
Met Behulp Van De Zoekfunctie Van Gmail
Het is niet verwonderlijk dat de Gmail-zoek snel en accuraat in zowel de web-interface en de mobiele app. Er zijn een ton van zoekwoorden kan je zoeken tegen, zoals “van”, “van”, “newer_than,” “older_than’, ‘label’, enzovoort. In plaats van dat u te onthouden van alle van deze, de web interface bevat een vervolgkeuzelijst filter, die we hebben behandeld in-diepte voor.
In mobile, kunt u uw zoekopdracht in het vak Zoeken in op dezelfde manier, maar op het moment van schrijven, de vervolgkeuzelijst filter niet beschikbaar is. U kunt nog steeds naar gmail.com en open uw e-mail er als u geavanceerd zoeken op de gaan. Er is een volledige lijst van de zoekfunctie van Gmail exploitanten die alle werken in zowel de web-interface en de mobiele app. Als je deze, zult u een Gmail-baas in een mum van tijd.
Met Behulp Van Apple Mail-Zoeken
Apple Mail niet dezelfde Geavanceerd Zoeken mogelijkheden die Outlook werkt, maar het heeft een belangrijk voordeel—u kunt e-mails zoeken met Spotlight. Als je een Spotlight gebruiker (en moet je), kunt u zoeken naar e-mail rechtstreeks vanaf daar. U kunt ook instellen dat slimme postbussen, die zijn een beetje zoals Outlook dynamische mappen zoeken.
Tussen tagging en zoeken, moet u kunnen vinden de meeste berichten vrij snel in de mail app. Outlook heeft waarschijnlijk de meest effectieve tagging omdat deze betrekking heeft op een item, niet alleen mail en Gmail search is tweede-to-none. Apple Mail niet noodzakelijk kan concurreren met een van deze, maar terwijl de tagging is niet geweldig, het zoeken en automatische filtering redelijk goed.
Het kiezen van de juiste applicatie e-mail voor u en voor het organiseren!
LEES VERDER
- “Hoe Stream Wimbledon 2019 Online (Zonder Kabel)
- “Het Instellen van een Slimme Keuken
- “Hoe de Snelheid van Uw PlayStation 4 Downloads
- “Het Uitschakelen van het Login-Scherm van de onscherpe Achtergrond op Windows 10
- “Het Gebruik van Alle Linux Commando’ s Zoeken