foto/Shutterstock.comSi consiglia di utilizzare OHIO (Gestire Solo una Volta) per il triage e-mail. Una parte essenziale dell’OHIO è l’archiviazione dei messaggi è necessario tenere—ottenere fuori della vostra casella di posta! Ecco perché archiviazione è di fondamentale importanza—e perché non si dovrebbe perdere tempo con le cartelle.
Perché È Necessario per l’Archiviazione dei Messaggi
Un rapido riassunto dal nostro OHIO articolo: la tua casella di posta non è un archivio, un bidone, un archivio, o una discarica. È in arrivo!
Quando si hanno centinaia o migliaia di e-mail nella tua casella di posta, ottenere rapidamente sepolto. Alla vista è fuori di mente. È molto più difficile da trovare e-mail specifiche, si rende il vostro client di posta elettronica di lavorare più lentamente (anche se l’accesso alla posta elettronica tramite un browser come Gmail), e si può utilizzare il tuo spazio di archiviazione se si utilizza Outlook o Apple Mail sul telefono.
La linea di fondo: non C’è nessun punto di mantenere tutti i vostri messaggi di posta elettronica nella tua casella di posta e un sacco di buone ragioni per non farlo.
Con questo in mente, è necessario gestire un’email (risposta/avanti, trasformarla in un compito, un incontro) e quindi eliminare l’e-mail o archivio. Ecco come si dovrebbe fare.
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Dove Si Dovrebbe Archiviare Le E-Mail
La tua e-mail dovrebbe andare in una cartella di Archivio. Non dovrebbe andare in una delle diverse centinaia organizzato con cura le cartelle, che dovrebbe entrare in una cartella di Archivio.
Questo è piuttosto una dichiarazione in grassetto, quindi un po ‘ di giustificazione.
In primo luogo, una gerarchia di cartelle vuole tempo per impostare e mantenere, tempo che potrebbe essere speso meglio per la gestione della tua posta elettronica. In secondo luogo, si può prendere un po ‘ di sforzo per decidere una mail dove deve andare e non ha un e-mail da un tuo collega sul perché si potrebbe perdere una scadenza di un progetto vai nella cartella per il progetto? La cartella per la persona? Una delle lezioni apprese cartella?—e il processo decisionale sia in termini di tempo e di drenaggio. Infine, può essere esasperante difficile da trovare e-mail a una data successiva, quando si potrebbe essere in una qualsiasi delle diverse cartelle, ogni cartella ha centinaia di e-mail.
Un archivio unico lo rende facile da spostare le e-mail dalla vostra casella di posta, perché non è necessario impiegare un qualsiasi pensiero o di decisioni in risorse. Basta gestire la posta e passa in archivio. Non potrebbe essere più semplice, e quando si sta cercando di rimanere in cima a un incessante flusso di e-mail, si desidera che il processo sia il più semplice e facile possibile. Ogni difficoltà o irritazione è ingrandita in scala, quindi qualcosa che è un fastidio minore o tempo di succhiare per una e-mail sarà un enorme fastidio e tempo di succhiare per centinaia di e-mail.
Per alcune persone, questo sarà un sollievo per la tortura di una struttura di cartelle, ma alcune altre persone avranno bisogno di respirare in un sacchetto di carta al solo pensiero di perdere il loro accuratamente progettato, intricato, logico, bella struttura di cartelle. Se questo è voi, allora, purtroppo, questo sta andando essere difficile da ingoiare. Riconosciamo il tuo dolore, anche mentre siamo sicuri che i benefici a lungo termine di un archivio unico sarà più che compensare il di breve termine del dolore di cambiare il vostro sistema
Come Archiviare le e-Mail In Massa
Probabilmente appare evidente che, per l’archiviazione dei messaggi basta inserirli nella cartella Archivio, e su questo hai proprio ragione. Ma se hai centinaia o migliaia di e-mail nella tua casella di posta poi si spostano singolarmente, sembrano abbastanza scoraggiante. Idealmente, è necessario trovare un modo per spostare in massa.
Se stai usando un client come Microsoft Outlook o Apple Mail, è facile bulk selezionare e-mail. Fare clic su un messaggio nella tua casella di posta, scorrere verso il basso, premere il tasto MAIUSC sulla tastiera e selezionare un’altra e-mail. Tutte le e-mail tra il primo e il secondo sarà selezionato. È possibile trascinare e rilasciare nella vostra cartella di archivio, o utilizzare il pulsante di Archivio. Come l’icona del disco floppy che viene utilizzato per rappresentare Risparmiare, c’è un Archivio standard icona che sembra un cartone tradizionali archivio di dialogo. Questo è in Outlook e Apple Mail (il client di applicazioni e mobile) per l’Archivio pulsante.
Se si utilizza il client di Outlook, è possibile creare anche un Rapido Passaggio di azione che segna tutti i messaggi come letti e li sposta nella cartella Archivio con un solo clic del mouse (o la scorciatoia da tastiera).
Se hai deciso di ricominciare da zero, allora si può sempre selezionare tutte le email nella tua casella di posta utilizzando la combinazione di tasti Ctrl + tasti di scelta rapida (Comando + A su un Mac) e archiviazione. Siamo in grado di dirvi se è la cosa giusta da fare, ma si sarà certamente ottenere un vuoto in arrivo molto presto.
In un’interfaccia web come Gmail, è possibile selezionare una pagina alla volta facendo clic sulla casella di controllo nella parte superiore della pagina.
Una volta che hai selezionato i messaggi di posta elettronica, fare clic su Archivio per spostarli.
Non c’è scorciatoia da tastiera per selezionare tutte le email nella vostra casella di posta Gmail (anche se * + a seleziona tutti i messaggi di posta elettronica nella pagina) ma quando hai selezionato tutti i messaggi di posta elettronica nella pagina compare una barra dei messaggi sopra le e-mail che le dà la possibilità di selezionare tutte le email nella tua casella di posta.
Fare clic su questo collegamento per selezionare tutte le e-mail nella tua casella di posta. Il messaggio barra di modifica consente di annullare la selezione.
Quanti Messaggi Di Posta Elettronica Si Deve Archivio?
Il numero di messaggi di posta elettronica che si desidera archiviare in una sola volta è davvero a te. Come abbiamo detto prima, avere un vuoto di posta in arrivo è temporaneo e, nel peggiore, quasi impossibile. Non siete in controllo di ciò che arriva nella vostra casella di posta, perché chiunque con il tuo indirizzo posso inviare qualcosa. Quindi, anche se si riesce a svuotare la tua casella di posta, non rimanere vuoto. Detto questo, non è una cattiva destinazione di scopo, perché per avere un vuoto di posta in arrivo, anche per un breve periodo di tempo, sicuramente richiede un po ‘ di pressione dalle spalle. Ma non rimarrà vuoto, che è il motivo per gestire le email è un processo, non un obiettivo. E, naturalmente, non è necessario per archiviare un messaggio di posta se non hai bisogno di tenerlo, è possibile eliminare—che è un’eccellente opzione per il risparmio di spazio.
Così, invece di concentrare tutti i vostri sforzi per l’archiviazione (o eliminazione) di ogni singola posta in arrivo, concentrarsi su obiettivi raggiungibili che ridurrà la vostra e-mail di stress. Solo tu sai cosa ridurrà la vostra e-mail di stress, ma di esempio obiettivi sono:
- No alta priorità posta a sinistra alla fine della giornata
- Non posta più di due giorni nella tua casella di posta
- Nessuna mail da parte del personale/gestione/clienti (cancellare se non pertinente) alla fine della settimana
Che cosa e-mail provoca più stress. Gestire e archiviare (o eliminare) le e-mail come una priorità.
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