een foto/Shutterstock.comWij raden het gebruik van OHIO (Slechts Eenmaal) triage van uw e-mails. Een essentieel onderdeel van OHIO is het archiveren van e-mails die u nodig hebt om te houden je ze uit je inbox! Hier is de reden waarom het archiveren van essentiële en waarom moet je niet lastig vallen met mappen.
Waarom Moet U Archiveren van Uw e-Mails
Een snelle samenvatting van onze OHIO artikel: uw postvak in is niet een archief, een lade, een kast, of een dumping ground. Het is een inbox!
Als je honderden of duizenden e-mails in uw inbox, ze krijgen al snel begraven. Uit het zicht is uit het hart. Het is veel moeilijker om te zoeken naar specifieke e-mails, het maakt uw mail client werk meer langzaam (zelfs als u toegang tot uw e-mail via een browser, zoals Gmail), en kan het gebruik maken van de opslagruimte als u Outlook of Apple Mail op uw telefoon.
De bottom line: Er is geen enkel punt van het houden van al uw e-mails in uw postvak in en tal van goede redenen zijn om dat niet te doen.
Met dat in het achterhoofd, moet u de hendel een e-mail beantwoorden/doorsturen, veranderen in een taak, het opzetten van een vergadering) en vervolgens een e-mailbericht te verwijderen of te archiveren. Hier is hoe je het moet doen.
GERELATEERD: Vergeet Inbox Zero: Gebruik OHIO Triage van Uw e-Mails in Plaats
Waar Moet U Archiveren Van Uw E-Mails
Uw e-mails moet gaan in de map Archief. Ze moeten niet in een van de vele honderden zorgvuldig georganiseerd mappen; ze moeten gaan in een Archief map.
Dat is nogal een statement, dus een beetje een motivering is niet nodig.
Ten eerste, een hiërarchie van mappen neemt de tijd om te richten en te onderhouden, tijd die beter besteed aan het behandelen van uw e-mails. Ten tweede, kan het heel wat inspanning om te beslissen waar een e-mail moet gaan—heeft een e-mail van uw collega over de reden waarom ze zou kunnen missen een project deadline ga naar de map voor dat project? De map voor die persoon? Een geleerde lessen map?—en de besluitvorming is zowel tijdrovend en aftappen. Tot slot, het kan irritant moeilijk te vinden zijn e-mails op een later tijdstip wanneer ze kunnen worden in een van de volgende mappen, en elke map heeft honderden e-mails.
Een enkel archief maakt het gemakkelijk om te verplaatsen van uw e-mails uit je postvak in, want je hoeft niet in dienst te hebben enig denken en de besluitvorming middelen. U afhandelen van de mail en het te verplaatsen naar je archief. Het kan niet eenvoudiger, en als je probeert om te verblijven op de top van een nooit eindigende stroom van e-mail, wilt u uw proces zo eenvoudig en makkelijk mogelijk te maken. Elke moeilijkheid of irritatie wordt uitvergroot op schaal, dus iets dat een kleine ergernis of tijd zuigen voor een e-mail zal een enorme ergernis en tijd zuigen voor honderden e-mails.
Voor sommige mensen zal dit een welkome verlichting voor de marteling van een map structuur, maar een aantal andere mensen nodig om te ademen in een papieren zak bij de gedachte van het verliezen van hun zorgvuldig ontworpen, ingewikkelde, logische, mooie folder structuur. Als dat je, dan, helaas, dit is moeilijk te slikken. Wij herkennen uw pijn, zelfs terwijl we ervoor dat de lange termijn voordelen van een enkel archief van meer dan compenseren voor de korte termijn de pijn van het veranderen van uw systeem
Hoe Archiveer Uw e-Mails In Bulk
Waarschijnlijk lijkt het duidelijk dat voor het archiveren van uw e-mails je hoeft alleen maar om ze te verplaatsen naar je Archief map, en je hebt gelijk over dat. Maar als je honderden of duizenden e-mails in uw inbox ze vervolgens te verplaatsen individueel zal lijken behoorlijk ontmoedigend. Ideaal, moet u een manier vinden om ze te verplaatsen in bulk.
Als u een client zoals Microsoft Outlook of Apple Mail, het is gemakkelijk om de bulk selecteer e-mail. Klik op een e-mail in uw inbox, ga naar beneden, druk op de SHIFT-toets op uw toetsenbord en selecteer een ander e-mail. Alle e-mails tussen de eerste en de tweede zal worden geselecteerd. U kunt slepen en neerzetten in uw map archief of gebruik de knop Archiveren. Als het diskette-pictogram dat is gebruikt voor het Opslaan, is er een standaard Archief-pictogram dat lijkt op een gewone kartonnen doos. Dit is in zowel Outlook en Apple Mail (zowel de client-applicaties en mobiele apps) voor de knop Archiveren.
Als u de Outlook-client kunt u ook het maken van een Quick Step actie markeert alle geselecteerde e-mails als gelezen en verplaatst naar de map Archief met een klik op de knop (of sneltoets).
Als je hebt besloten om een verse start, dan kunt u altijd op alle e-mails in uw postvak in met behulp van de sneltoets Ctrl + A (Command + A op de Mac) en-archivering. We kunnen je niet vertellen als dat het juiste ding om te doen, maar je krijgt zeker een lege inbox en zeer snel.
In een web-interface, zoals Gmail, kunt u een pagina selecteren door te klikken op het selectievakje bovenaan de pagina.
Als je eenmaal hebt gekozen voor de e-mails, klik op Archiveren om ze te verplaatsen.
Er is geen sneltoets om het selecteren van alle e-mails in uw postvak in van Gmail (hoewel * + a selecteert u alle van de e-mails op de pagina), maar wanneer u hebt gekozen voor alle e-mails op de pagina een bericht bar verschijnt boven de e-mails geven je de optie om alle e-mails in uw postvak in.
Klik op deze link om het selecteren van alle e-mails in uw postvak in. De berichtenbalk wordt aangepast zodat u om de selectie te annuleren.
Hoeveel E-Mails Moet Je Archief?
Het aantal e-mails die u wilt archiveren in een keer, is echt aan jou. Zoals we al eerder heb gezegd, met een lege inbox en is op zijn best een tijdelijke en in het ergste geval bijna onmogelijk. Bent u niet in controle over wat er in uw inbox, omdat iedereen te voorzien van uw adres kunt sturen u iets. Dus zelfs als je een lege inbox, het zal niet blijven leeg. Dat gezegd hebbende, het is niet een slecht doel na te streven, omdat een lege inbox, zelfs voor een korte tijd, neemt zeker een beetje druk op je schouders. Maar het zal niet blijven leeg, dat is de reden waarom het beheren van uw e-mail is een proces, niet een doel. En natuurlijk, je hoeft niet te archiveren e-mail als u niet wilt behouden, kunt u verwijderen—dat is een uitstekende optie voor het opslaan van de ruimte.
Dus in plaats van zich te richten al uw inspanningen op het gebied van archivering (of te verwijderen) elk één e-mail in uw inbox, focus op haalbare doelen die zal verminderen uw e-mail stress. Alleen jij weet wat zal verminderen uw e-mail stress, maar bijvoorbeeld doelen zijn:
- Geen high priority mail links aan het einde van de dag
- Geen e-mail meer dan twee werkdagen oude in uw postvak
- Geen e-mail van uw personeel/manager/klanten (doorhalen wat niet van toepassing) aan het einde van de week
Werk uit wat e-mail zorgt ervoor dat je de meeste stress. Verwerken en archiveren van (of verwijderen) en deze e-mails als een prioriteit.
GERELATEERD: Wat Is de Inbox Zero, en Hoe Kan Je Het Bereiken?