Outlook ermöglicht Ihnen das hinzufügen eines Ablaufdatums für E-Mail, die Sie senden oder empfangen. Sobald das Verfallsdatum überschritten wurde, wird die email angezeigt werden, mit unterschiedlicher Formatierung und Sie können Outlook verwenden der integrierten tools zur Verwaltung von abgelaufenen E-Mails automatisch.
Haltbarkeitsdaten gelten nur für E-Mails, keine Kalender, Ereignisse oder Aufgaben, weil diese Elemente haben Ihre eigenen Termine können Sie nutzen für die Verwaltung
So Legen Sie ein Ablaufdatum für eine E-Mail
Fügen Sie ein Ablaufdatum für eine E-Mail, die Sie versenden, müssen Sie öffnen Sie das Eigenschaften-Fenster für die E-Mail. Öffnen Sie die E-Mail und dann klicken Sie auf Nachricht > – Tags.
Dies öffnet das Fenster Eigenschaften für die E-Mail, die Sie auch zugreifen, indem Sie auf Optionen > Weitere Optionen oder Datei – > Eigenschaften. Schalten Sie die “Läuft nach” Kontrollkästchen, und wählen Sie dann ein Datum und eine Uhrzeit.
Klicken Sie auf Schließen, um zu Ihrer E-Mail. Es werden keine sichtbaren Anzeichen, dass ein Ablauf-Datum wurde Hinzugefügt, und Sie können senden Sie die E-Mail wie gewohnt.
Fügen Sie ein Ablaufdatum für eine E-Mail, die Sie erhalten haben, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf Nachricht > – Tags (oder “Datei” > “Eigenschaften”).
Dies öffnet das Fenster Eigenschaften für die E-Mail. Es gibt nicht so viele Optionen für eine empfangene E-Mail-wie es für eine Nachricht, die Sie senden, aber Sie können noch ein Ablaufdatum und eine Ablaufzeit.
Was Hat ein Ablaufdatum?
So das Sie Hinzugefügt haben, ein Ablaufdatum für eine E-Mail. Das ist toll und alle, aber was ist der Vorteil, es zu tun?
Ablaufdaten sind in einer Vielzahl von Möglichkeiten von Outlook, um Ihnen helfen zu konzentrieren auf, was wichtig ist. E-Mails, die abgelaufen sind in der Regel nicht so wichtig wie E-Mails, die noch nicht abgelaufen, so dass Outlook automatisch Formate abgelaufene E-Mails anders.
Wenn Sie geschaut haben, setzen Sie die bedingte Formatierung in Outlook, dann Sie vielleicht bemerkt haben, “Abgelaufene Elemente” formatierungsregel.
Diese Regel Formate von E-Mails, die weitergeleitet hat, dem Ablaufdatum der mit einer grauen schriftart und der text Durchgestrichen.
Dies lässt Sie wissen, dass die E-Mail ist abgelaufen, so können Sie sich auf die wichtigen E-Mails zuerst. Wenn Sie ‘ ve schickte eine E-Mail mit einem Ablaufdatum, diese Formatierung wird angewendet, in der der Empfänger Outlook als gut, aber andere E-Mail-clients wie Thunderbird oder web-apps wie Gmail oder Yahoo! E-Mail, ignorieren Sie das Datum und die tun nichts mit ihm.
Sie können auch hinzufügen einer Spalte auf einen Ordner, zeigt das Verfallsdatum der E-Mail. Der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift im Ordner, zu dem Sie wollen, um die Spalte hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf “Feldauswahl.”
Wählen Sie “Datum-Uhrzeit-Felder” aus dem drop-down und wählen Sie dann die “Expires” – option.
Drag-and-drop die “Expires” – Element in Ihrem Ordner, um Sie in die Spalten.
Wenn Sie öffnen ein vorhandenes E-Mail, Outlook benachrichtigt Sie mit einer Meldung in der Kopfzeile.
Sie können zum beantworten oder weiterleiten einer abgelaufenen E-Mail, aber wenn Sie versuchen, weiterleiten, Outlook zeigt Ihnen eine Warnung ersten.
Klicken Sie auf “ja”, um die E-Mail senden, oder auf “Nein”, um abzubrechen.
Mit dem Ablaufdatum zu Verwalten Sie Ihre E-Mail
Einige von Outlook integrierte tools machen auch die Verwendung von Verfallsdaten. Wenn Sie eingerichtet haben AutoArchivierung in Outlook, dann Sie vielleicht bemerkt haben eine option, um “abgelaufene Elemente Löschen (E-Mail-Ordner).”
Wenn diese eingeschaltet ist, dann AutoArchivierung löschen oder verschieben (je nach den anderen Einstellungen) die E-Mails, wo das Datum abgelaufen ist. Dies ist ein guter Weg, um entfernen Sie abgelaufene E-Mails automatisch und verhindern, dass Sie unübersichtlich Ihr Postfach.
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre abgelaufene E-Mails gelöscht oder verschoben werden, aber Sie wollen nicht sehen, wie Sie in Outlook, dann können Sie festlegen, dass Outlook Synchronisation Regeln, um zu verhindern, dass Sie heruntergeladen aus dem Exchange E-Mail server.
Wenn Sie bauen Ihre Synchronisation filter, klicken Sie auf die Registerkarte “Erweitert” und dann das “Feld” – Taste.
Wählen Sie Datum/Uhrzeit-Felder > Läuft aus dem Menü. Das Feld steht in der “Alle E-Mail Felder” und “Alle Post-Felder” Optionen, wie gut.
Set “Bedingung” , “am oder vor” und “Wert” , “gestern”, und klicken Sie dann auf “zur Liste Hinzufügen.”
Dieser filtert alle abgelaufen Aufgaben, so dass, wenn Sie abgelaufen sind, die gestern oder früher, dann Sie werden nicht mit Outlook synchronisiert und erscheinen nicht in Ihrem Postfach. Sie werden immer noch verfügbar sein in der Outlook web app-wenn Sie möchten, finden Sie dort.
Man kann nicht Regeln aufstellen, hinzufügen, Verfalldaten, um eingehende E-Mails automatisch, oder erstellen Sie einen schnellen Schritt, gilt ein Verfallsdatum, an der Presse einer Taste, aber Sie können automatisch fügen Sie ein Ablaufdatum für alle ausgehenden E-Mails. Klicken Sie auf Datei > Optionen > E-Mail, scrollen Sie nach unten, um Nachrichten zu Senden und den Schalter auf “Mark-E-Mails abgelaufen ist, nach so vielen Tagen.”
Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen Sie möchten, dass Nachrichten zu verfallen, und klicken Sie dann auf “OK”. Diese wird automatisch fügen Sie ein Ablaufdatum auf alle E-Mails, die Sie senden.
Verfallsdaten sind auf sinnvolle Weise verwalten Sie Ihre Prioritäten und Ihr Postfach low-Beleuchtung-Nachrichten, sind nicht mehr relevant und ermöglicht Ihnen, Outlook-tools zu löschen oder ausblenden von Nachrichten, die Sie nicht mehr brauchen. Es ist ein weiteres Werkzeug im Kampf um zu verhindern, dass Ihr Postfach immer außer Kontrolle und ein sehr nützliches Werkzeug.