Outlook kan du lägga till ett utgångsdatum att e-post som du skickar eller tar emot. När utgångsdatumet passerats e-post kommer att visas med olika formatering och du kan använda outlooks inbyggda verktyg för att hantera löpt ut e-post automatiskt.
Utgångsdatum gäller endast e-post, inte kalender-händelser eller uppgifter eftersom dessa objekt har sina egna datum du kan använda för att hantera dem
Hur man Ställer en Utgångsdatum på en E-post
Att lägga till ett utgångsdatum att ett e-postmeddelande du skickar, du behöver för att öppna fönstret Egenskaper för e-post. Öppna e-postmeddelandet och klicka sedan på Message > – Taggar.
Detta kommer att öppna fönstret Egenskaper för e-post, som du också kan komma åt genom att klicka på Alternativ – > Fler Alternativ, eller Arkiv > Egenskaper. Slå på “Löper ut efter” – rutan och sedan välja ett datum och en tid.
Klicka på Stäng för att återgå till din e-post. Det kommer inte finnas några synliga tecken på att ett utgångsdatum har lagts till, och du kan skicka e-post som vanligt.
Att lägga till ett utgångsdatum att ett e-postmeddelande som du har fått, öppna e-posten och klicka Message > – Taggar (eller Arkiv > Egenskaper).
Detta öppnar fönstret Egenskaper för e-post. Det finns inte så många alternativ för ett fått e-post som det finns för ett meddelande som du skickar, men du kan fortfarande ställa in datum och tid för upphörande.
Vad Gör ett Utgångsdatum?
Så att du har lagt till ett utgångsdatum en e-post. Det är bra och allt, men vad är fördelen med att göra det?
Utgångsdatum används på olika sätt av Outlook för att hjälpa dig att fokusera på vad som är viktigt. E-postmeddelanden som har gått ut är i allmänhet inte lika viktigt som e-postmeddelanden som inte har löpt ut, så att Outlook automatiskt format löpt ut e-post på olika sätt.
Om du har tittat på inställningen villkorsstyrd formatering i Outlook, då du kanske har märkt den “Utgångna objekt” formatering regel.
Denna regel format alla e-post som har passerat sitt utgångsdatum med en grå teckensnitt och text slog igenom.
Detta gör att du vet att e-post har gått ut så att du kan fokusera på viktigare e-post först. Om du har skickat ett e-postmeddelande med ett utgångsdatum, denna formatering kommer att tillämpas i mottagarens Outlook, men andra e-postklienter som Thunderbird, eller webb-applikationer som Gmail eller Yahoo! E-post, kommer att strunta i dagen och göra något med det.
Du kan också lägga till en kolumn till en mapp som visar utgångsdatum på e-post. Högerklicka på en kolumnrubrik i den mapp som du vill lägga till en kolumn och klicka sedan på “Fältet Väljaren.”
Välj “Date Time fält” från rullgardinsmenyn och välj sedan “går ut” alternativet.
Dra och släpp “går ut” objekt i din mapp för att lägga till kolumner.
När du öppnar ett passerat e-post, Outlook meddelar dig med ett meddelande i huvudet.
Du kan fortfarande svara på eller vidarebefordra ett passerat e-post, men om du försöker vidarebefordra det, Outlook visar dig en varning först.
Klicka på “Ja” för att skicka e-post, eller “Nej” för att avbryta.
Med Utgångsdatum för att Hantera Din E-post
Några av outlooks inbyggda verktyg också göra användning av utgångsdatum. Om du har satt upp AutoArchiving i Outlook, så du kanske har märkt ett alternativ för att ta Bort inaktuella objekt (e-mappen).”
Om detta är påslagen, för att sedan Arkivera, ta bort eller flytta (beroende på övriga inställningar) några e-postmeddelanden där datumet har passerat. Detta är ett bra sätt att ta bort löpt ut e-postmeddelanden automatiskt och stoppa dem belamra ditt e-postkonto.
Om du inte vill att dina löpt ut e-post för att tas bort eller flyttas, men du inte vill se dem i Outlook, sedan kan du ställa in Outlook synkronisering regler för att förhindra dem att laddas ner från Exchange-e-post-servern.
När du bygger din synkronisering filter, klicka på fliken “Avancerat” och sedan på “Fältet” – knappen.
Välj Datum/Tid-fält > Löper ut från menyn. Området är tillgängligt i “Alla Mail fält” och “Alla Inlägg fält” alternativ också.
Ställ in “Tillstånd” till “före” och “Värde” till “igår” och sedan klicka på “Lägg till i Listan”.
Detta kommer att filtrera alla gått ut uppgifter så att om de gick ut i går eller tidigare, då de inte synkroniseras med Outlook och kommer inte att visas i din brevlåda. De kommer fortfarande att vara tillgängliga i Outlook web app om du vill se dem där.
Du kan inte sätta upp regler för att lägga till utgångsdatum för inkommande e-post automatiskt eller skapa ett snabbt steg som gäller ett utgångsdatum som att trycka på en knapp, men du kan automatiskt lägga till ett utgångsdatum för alla utgående e-post. Klicka på Arkiv > Alternativ > e-Post, rulla ned för att Skicka Meddelanden och slå på “Markera meddelanden som gått ut efter den här många dagar.”
Ange det antal dagar som du vill att meddelandena ska upphöra att gälla och klicka sedan på “OK”. Detta kommer automatiskt att lägga till ett utgångsdatum att alla e-postmeddelanden du skickar.
Utgångsdatum är ett bra sätt att hantera dina prioriteringar och din postlåda med låg belysning meddelanden som inte längre är relevanta och gör att du kan använda Outlook-verktyg för att ta bort eller dölja meddelanden som du inte längre behöver. Det är ännu ett verktyg i kampen för att förhindra att din postlåda från att få kontrollen och ett mycket användbart verktyg.