In Outlook kunt u toevoegen met een vervaldatum naar e-mail die u verzendt of ontvangt. Zodra het verstrijken van de e-mail wordt weergegeven met een andere opmaak, en u kunt gebruik maken van Outlook ingebouwde hulpmiddelen voor het beheren van e-mail verlopen automatisch.
Vervaldata alleen van toepassing op e-mails, geen agenda events, of taken, omdat deze items hebben hun eigen data kunt u gebruiken voor het beheren van de
Het Instellen van een Vervaldatum op een e-Mail
Voor het toevoegen van een vervaldatum een e-mail dat u verzendt, moet u het venster Eigenschappen te openen voor de e-mail. Open de email en klik op Bericht > Tags.
Dit opent het venster Eigenschappen voor e-mail, welke je ook kunt openen door te klikken op Opties > Meer Opties, of u Bestand > Eigenschappen. Schakelaar op de “Vervalt na” selectievakje in en kies vervolgens een datum en tijd.
Klik op Sluiten om terug te keren naar uw e-mail. Is er geen zichtbare tekenen die een vervaldatum heeft toegevoegd, en u kunt het verzenden van de e-mail als normaal.
Voor het toevoegen van een vervaldatum een e-mail die je hebt ontvangen, opent u de e-mail en klik op Bericht > – Tags (of Bestand > Eigenschappen).
Dit opent het venster Eigenschappen voor de e-mail. Er zijn niet zo veel opties om een e-mail ontvangen als er voor je een bericht wilt sturen, maar u kunt nog steeds een verval-datum en-tijd.
Wat Doet een Vervaldatum?
Dus je hebt toegevoegd een vervaldatum om een e-mail. Dat is geweldig, maar wat is het voordeel van het doen?
De vervaldatums worden gebruikt in een verscheidenheid van manieren door Outlook om u te helpen focussen op wat belangrijk is. E-mails die zijn verlopen, zijn in het algemeen niet zo belangrijk is als de e-mails die nog niet is verlopen, zodat Outlook automatisch formaten verlopen e-mails anders.
Als je hebt gekeken naar het instellen van de voorwaardelijke opmaak in Outlook, dan kunt u wellicht gemerkt dat de “Verlopen items” opmaak regel.
Deze regel formaten elke e-mail die voorbij de houdbaarheidsdatum met een grijs lettertype en de tekst doorgehaald.
Dit laat u weten dat de e-mail is verlopen zodat u zich kunt concentreren op de belangrijke e-mails eerst. Als je een e-mail gestuurd met een vervaldatum, deze opmaak wordt toegepast bij de ontvanger in de Outlook, maar ook andere e-mail clients zoals Thunderbird, of de web-apps, zoals Gmail of Yahoo! Mail, negeert de datum en niets doen.
U kunt ook een kolom toevoegen aan een map waarin de vervaldatum van een e-mail. Met de rechtermuisknop op een kolomkop in de map die u wilt toevoegen van de kolom en klik vervolgens op “Veld Kiezer.”
Selecteer “Datum en Tijd velden” vanaf het vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens de “Vervalt” optie.
Slepen en neerzetten van de “Vervalt” item in je map toe te voegen aan de kolommen.
Wanneer u een e-mail verlopen, Outlook krijgt u een bericht in de header.
U kunt nog steeds beantwoorden of doorsturen van een e-mail verlopen, maar als u probeert te sturen, Outlook geeft u een eerste waarschuwing.
Klik op “Ja” voor het verzenden van de e-mail, of “Nee” om te annuleren.
Met behulp van de Vervaldatum voor het Beheren van Uw e-Mail
Sommige van Outlook ingebouwde tools maken gebruik van houdbaarheidsdata. Als u hebt ingesteld AutoArchiving in Outlook, dan kun je misschien hebt gemerkt is het een optie om “Verwijderen verlopen items (e-map).”
Als dit is ingeschakeld, dan Archiveren, verwijderen of verplaatsen (afhankelijk van de overige instellingen) geen e-mails waar de datum is verstreken. Dit is een geweldige manier om de te verwijderen verlopen e-mails automatisch en stop de verrommeling van uw mailbox.
Als u niet wilt dat uw verstreken e-mails worden verwijderd of verplaatst, maar u wilt niet om ze te zien in Outlook, dan kunt u de Outlook-synchronisatie regels om te voorkomen dat ze worden gedownload vanaf de Exchange e-mailserver.
Wanneer u het bouwen van uw synchronisatie-filter, klikt u op het tabblad “Geavanceerd” en vervolgens op het “Veld” knop.
Selecteer Datum/Tijd-velden > Vervalt in het menu. Het veld is beschikbaar in de “Alle e-Mail velden” en “Alle Post velden” opties.
Set “Voorwaarde” naar “aan” of voor” en de “Waarde” van “gisteren” en klik vervolgens op “Toevoegen aan Lijst”.
Dit filter alle verlopen taken, zodat als ze verlopen gisteren of eerder, dan worden ze niet gesynchroniseerd worden met Outlook en niet weergegeven in uw mailbox. Ze zullen nog steeds beschikbaar in de Outlook web app als u ze wilt zien.
U kunt niet instellen van regels voor het toevoegen van vervaldata voor inkomende e-mail automatisch of het maken van een quick step geldt een vervaldatum op de druk van een knop, maar u kunt het automatisch toevoegen van een vervaldatum aan alle uitgaande e-mails. Klik op Bestand > Opties > e-Mail, scroll naar beneden om Berichten te Verzenden en de schakelaar op “Markeer e-mails als vervallen na dit vele dagen.”
Geef het aantal dagen op waarna u wilt dat de berichten te laten verlopen en klik vervolgens op “OK”. Dit zal het automatisch toevoegen van een vervaldatum voor alle e-mails die u verzendt.
Houdbaarheidsdata zijn een handige manier van het beheren van uw prioriteiten en uw mailbox in de laag verlichting berichten die niet langer relevant zijn en kunt u Outlook gebruiken om tools te verwijderen of verbergen van berichten die u niet meer nodig hebt. Het is een hulpmiddel in de strijd om te voorkomen dat uw mailbox van getting out of control en een zeer handig hulpmiddel bij.