Om du arbetar med andra på ett delat Google Kalkylark fil, ibland kan ange oväntade data eller något som bryter en formel. Ett sätt att se till att alla kommer in data som du vill ha är att ge det till dem i en drop-down validering listan.
Hur man Skapar en Drop-Down-Listan
En drop-down-listan är ett utmärkt sätt att säkerställa att uppgifterna människor in i din form, ett program eller ett kalkylblad är precis vad du förväntar dig. Det ger också ett mycket snabbare sätt för människor input data eftersom de har att välja från en förkonfigurerade listan du ger.
Det första du behöver göra är att öppna upp ditt Google-Lakan fil och markera den cell(er) som du vill använda en drop-down-listan.
RELATERAT: 5 Google Kalkylark Funktioner Du Bör Veta
Nästa öppnar “Data” – menyn och välj “Data Validering” – kommandot.
Från de Kriterier rullgardinsmenyn, välj antingen “Lista Från en Rad” eller “Lista.”
- Lista Från en Rad: En lista av värden som har valts ut från andra celler i samma eller olika blad. Till exempel, om du vill använda värden i cellerna B1-B9 på blad 2, skulle du typ Sheet2!B1:B9 att få data som finns i dem visas i den nedrullningsbara listan eller genom att välja någon av celler från Ark direkt.
- Lista: En lista med förutbestämda uppgifter. Detta kan vara antingen text eller siffror, och du kommer typ varje värde själv, separera dem med kommatecken (och inga mellanslag). Det här alternativet inte tillåter dig att mata in data direkt från andra celler.
Här ska vi använda den “Lista” alternativet och ger flera numeriska val.
När du har fyllt i de uppgifter du vill ska visas i en nedrullningsbar lista, se till att du har “Visa listruta I Cell” – alternativet måste vara aktiverat eller annan värdena visas inte i markerade celler.
Du kan också välja vad som händer när någon försöker att ange ett värde som inte är med på listan. “Visa Varning” alternativ låter dem komma in ogiltiga data, men markerar det i plåt (ska vi titta på hur i bara lite). “Avvisa Input” alternativet hindrar dem från att komma in i något som inte är på din lista.
Och slutligen, kan du aktivera “Visa validering hjälpa sms: a” alternativ för att ge människor en viss indikation på vad man kan välja i cellerna. Efter att ha valt alternativet, typ de instruktioner som du vill.
Gå vidare och klicka på “Spara” när du är klar.
Hur du Använder Din Nya Drop-Down-Listan
När du är klar, alla med blad kan klicka på den nedrullningsbara pilen i dessa celler och välj ett värde från listan.
Om du valt “Visa validering hjälpa sms: a” alternativet, att sms: a dyker upp när någon väljer en av de validerade celler.
Om någon matar in ett värde som inte matchar något på listan och du har “Visa Varning” alternativet är aktiverat ogiltiga data är markerad i cellen.
Att hålla musen över den visar varför det är märkt.
Om du istället “Avvisa Input” är valt, kommer människor att få en varning som denna när de försöker resa in i något som inte finns på din lista.
Om du behöver ta bort eller ändra något av de poster från din drop-down-lista gå tillbaka till Data > Data Validering för att redigera ett objekt från en lista som du har skapat. Att ta bort listan helt är lika enkelt som att klicka på “ta Bort Validering” – knappen längst ner.
