Outlook is voorzien van een Snelle Stappen functie waarmee u meerdere acties om een bericht, met één klik. Outlook bevat een aantal standaard Stappen, maar je kunt ook het maken van uw eigen (en verwijdert u de standaard instellingen wijzigen als u ze niet nodig hebt). Als u regelmatig dezelfde set van acties, het maken van een Snelle Stap en het toewijzen van een sneltoets kan bespaart u een hoop tijd. Hier is hoe ze werken.
De Standaard QuickSteps
Kunt u het vinden Snelle Stappen op het tabblad “Thuis” van Outlook. Wanneer u voor het eerst start, ziet u de standaard Snelle Stappen. U kunt op elk van de toepassing van de opgenomen acties om een geselecteerd bericht.
De standaard voor snelle stappen omvatten:
- Verplaatsen ?: Hiermee opent u een venster voor u om een map te selecteren waarin u wilt om het bericht te verplaatsen.
- Tot Manager: Creëert een kopie doorgestuurd van de momenteel geselecteerde bericht met het adres van uw manager.
- Team e-Mail: Maakt u een leeg bericht dat is geadresseerd aan de leden van uw team. (Als uw e-mail wordt beheerd door de werkgever, afhankelijk van hoe uw Exchange-beheerders hebben geconfigureerd in uw mailbox, kan Outlook weet al wie je manager en team leden. Indien niet, zult u in te vullen deze in de eerste keer dat u gebruik maken van deze snelle stappen.)
- Gedaan: Markeert het bericht als gelezen en volledig zijn en stuurt het naar een opgegeven map. De eerste keer dat u deze één, heb je de map opgeven, maar vanaf dan zal Outlook onthoud uw keuze en stuur het naar de map elke keer dat u gebruik maken van de Quick Step.
- De Replay & Verwijderen: Opent een reactie op het geselecteerde bericht en vervolgens hiermee verwijdert u het geselecteerde bericht na het verzenden van het antwoord.
Outlook geeft alleen Snelle Stappen die beschikbaar zijn. Als je dat niet hebt een bericht geselecteerd is, bijvoorbeeld, dan alleen de “Team e-Mail” Quick Step is weergegeven, omdat de andere standaard instellingen werken op een bestaand bericht.
Het Maken van een Quick Step
Het toevoegen van een nieuwe Snelle Stap klikt u op de “Create New” – optie in het Snelle Stappen vak.
Dit opent een nieuw venster waar u kunt de naam van uw quick-step en kies de actie die u wilt uitvoeren.
Wanneer u klikt op de “Kies een Actie” drop-down menu, krijgt u een lijst van mogelijke acties, die elk kunnen geven u extra opties wilt selecteren.
We gaan het toevoegen van twee acties: een om het bericht te verplaatsen naar een map en een om het te markeren als gelezen.
Selecteer de “Verplaats naar map” action en kies de map waarin u wilt dat de berichten worden verplaatst.
Klik vervolgens op “Add Action” voor het toevoegen van een tweede actie.
Selecteer “Markeren als gelezen” uit het drop-down menu.
Optioneel kunt u kiezen voor een van de ingebouwde sneltoetsen en voeg wat tekst die moet worden weergegeven wanneer u de muisaanwijzer op de Quick-Step met uw aanwijzer (een korte beschrijving herinnert je van de acties van de Quick-Step neemt is handig).
Klik op ‘Voltooien’ en uw nieuwe Quick-Step zal verschijnen in de Snelle Stappen venster in Outlook. Als u de muisaanwijzer over de Quick-Step, ziet u de sneltoets die u hebt gekozen en een tooltip tekst die u hebt ingevoerd.
Nu alles wat je hoeft te doen is selecteert u uw berichten en klik op de nieuwe QuickStep (of druk op de sneltoets combi) toe te passen in zijn acties.
Hoe Bewerk of Verwijder een QuickStep
Als u wilt wijzigen of verwijderen van een Snelle Stap klikt u op de kleine pijl in de rechterbenedenhoek van de groep Snelle Stappen op het Lint.
Dit opent het “Snelle Stappen Beheren” venster.
Hier heb je de mogelijkheid om te bewerken, dupliceren (die maakt een exacte kopie van de geselecteerde Quick Step als u wilt dat een soortgelijke, maar met een kleine variatie), of verwijderen van een Quick-Step.
U kunt ook de volgorde wijzigen waarin uw Snelle Stappen worden weergegeven op het Lint of maak je een nieuwe Snelle Stap.
Tenslotte is er de optie ‘ Terugzetten op Standaardwaarden.”
Het selecteren van de “Reset to Defaults” optie verwijdert alle Stappen die u hebt gemaakt en voegt een standaard Snelle Stappen u zou kunnen hebben verwijderd. Het verwijdert ook alle wijzigingen die u hebt aangebracht in de standaardwaarde Snelle Stappen. Want je kunt deze actie niet ongedaan maken, je leert een waarschuwing. Klik op “Ja” om de reset-gebeuren.
U kunt ook een bypass “Beheren Snelle Stappen” venster voor individuele Quick Step acties door met de rechtermuisknop te klikken op een snelle stap in het lint. Dit brengt een context menu waar u het kunt bewerken, dupliceren of verwijderen van de Quick Step.
En dat is Snelle Stappen. We zijn nog niet weg door alle van de mogelijke acties die u kunt toevoegen aan een Snelle Stap, want er zijn vele van hen en het is een vrij intuïtieve interface als je eenmaal weet hoe het werkt. Als u wilt om uw Outlook-ervaring efficiënter en minder tijdrovend, Snelle Stappen zijn een geweldige plek om te beginnen.