Postfach Aufräumen in Outlook ist eine Reihe von tools entwickelt, um loszuwerden, Müll aus Ihrem Postfach. Sie können es verwenden, um überprüfen Sie die Größe Ihres Postfachs, reinigen, Einzelteile automatisch durch die Größe und das Datum, und führen Sie ein paar andere Funktionen. Können durch Sie gehen und schauen Sie.
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Zuerst müssen Sie das tool öffnen. Kopf auf Datei > Extras, und klicken Sie auf Postfach Aufräumen.
Es gibt einige tools zur Verfügung, und wir werden beginnen, indem man die Menge der Daten in Ihrem Postfach.
Überprüfen Sie die Größe Ihres Postfachs
Ihr Outlook-Postfach besteht aus der Ordner—Posteingang, Gesendete Objekte, Archiv, und so weiter—und zu wissen, die Größe der Ordner können Sie sehen, wo alle Ihre E-Mails. Um das herauszufinden, klicken Sie auf “Postfachgröße Anzeigen”
Dies öffnet den Ordner-Größe-Fenster, das zeigt Ihnen die Größe der einzelnen Ordner. Standardmäßig öffnet es sich in der Registerkarte Lokale Daten. Lokale Daten die Daten, die auf Ihrem computer gespeichert ist in Ihrer .pst-und.ost-Dateien.
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Die Spalten zeigen den Namen des Ordners, der Größe und der Gesamtgröße (das ist die Größe, einschließlich sub-Ordner). Der beste Teil dieser anzeigen ist, dass es zeigt, dass Sie Ordner, die Sie möglicherweise nicht normalerweise betrachten, wie der Kalender. Wenn Sie habe mehrere Termine und Sitzungen, Anfragen, könnte man einfach haben, ein anständiges Stück von Kilobyte in den Kalender, den Sie reinigen können, bis durch löschen von alten Ereignissen.
Wenn Sie möchten, um zu sehen, die Größe der Ordner auf dem mail-server, klicken Sie auf die “Server-Daten” tab. Das erste mal, wenn Sie öffnen Sie diese Registerkarte, es dauert vielleicht eine Weile, um die Daten zu füllen. Dies ist, da Outlook Kontaktaufnahme mit dem Exchange-server, Fragen, für die Daten auf Ihre Dateien (berechnet auf die Fliegen), und dann herunterladen und anzeigen der Ergebnisse.
Jedes nachfolgende mal, wenn Sie öffnen Sie diese Registerkarte, das abrufen der Daten viel schneller, da ein Austausch nur dann zu erbringen hat, eine Unterschied-Analyse und die meisten Ordner nicht die Größe ändern, dass viel. Sobald das tab geladen wird, sehen Sie die Größe von Ordnern auf dem Exchange-server. Dies möglicherweise nicht die gleiche wie die Größe in der Registerkarte Lokale Daten, da Outlook nicht unbedingt, alle Nachrichten herunterzuladen, an Ihrem computer.
Zum Beispiel, auf meine Lokalen Daten-Registerkarte die Gesamtgröße der Archiv-Ordner ist 116805 kb, aber auf der Server Registerkarte Daten, die Gesamtgröße ist 363399 kb—ein Unterschied von 246594 kb (265 MB). Das ist eine Menge mail nicht sichtbar in den lokalen Daten. Was ist Los?
Standardmäßig nur Outlook hält eine bestimmte Menge an E-Mails auf Ihren lokalen client stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail nicht zu viel Platz wegnehmen. Auf Computern mit einer Festplatte, die größer als 64gb ist (was die meisten heutzutage), wird in Outlook nur E-Mails aus dem letzten Jahr, auf Ihrem computer. Ältere mails sind gehalten, auf die E-Mail-server, und Sie können auf Sie zugreifen. Sie können die älteren mails, und ändern Sie diese Standardeinstellung, wenn Sie wollen. Bedenken Sie, dass Sie können die Standardeinstellung ändern, so dass es downloads weniger E-Mails, so dass, wenn Sie kämpfen für Raum, möchten Sie vielleicht ändern Sie die Standardeinstellung von 1 Jahr bis 6 Monate (oder weniger).
(Hinweis: Dies betrifft nur die Konten, die einen Microsoft Exchange-server wie Hotmail, live.com, O365, und einige corporate-Konten. Wenn Sie Outlook herunterladen E-Mails von anderen Anbietern wie Google oder Yahoo, wird diese Einstellung ignoriert und alle E-Mails heruntergeladen.)
Jetzt wissen Sie, wie viel Daten Ihr Ordner enthalten, können Sie priorisieren, welche Sie zu säubern.
Auf der Suche nach Alten oder Große E-Mail
Wenn Sie post bekommen habe, in viele verschiedene Ordner, können Sie durchsuchen Sie Ihre ganze mailbox für ältere oder größere E-mails.
Dies ist sehr nützlich, wenn Sie möchten, zu finden E-mails mit großen Anhängen, können Sie entweder löschen oder verschieben von Outlook auf einer Festplatte oder einem cloud-service. Als Beispiel, wenn Sie wollen, finden Sie alle mails über 5 MB groß sein, könnten Sie en ändern “Finden Sie Objekte, die größer als” – Feld auf 5000 kb, und klicken Sie dann auf den “Suchen” – button.
Die standard-Outlook-Suche panel kommt zurück mit einer Liste von mails, die mindestens 5 MB.
Diese Ergebnisse senden Sie nur E-Mails, aber Sie können ändern Sie den “Suchen” – Feld, um eine bestimmte Art von Datei, wenn Sie möchten, werfen einen breiteren net.
Aus den Suchergebnissen können Sie öffnen Sie die E-Mails und löschen Sie Sie, oder entfernen Sie die Anhänge. Vergessen Sie nicht, speichern Sie die Anhänge vor dem löschen oder entfernen Sie Sie, wenn Sie brauchen, um Sie zu speichern.
Zum Auftakt eine AutoArchivierung
Sie können die AutoArchivierung Parameter für jeden einzelnen Ordner in Outlook, so etwas haben wir behandelt, bevor Sie als Teil eines breiteren Blick zu halten, Outlook reibungslos läuft. Wenn Sie festgelegt haben, um die autoarchivierungs-Regeln, können Sie treten Sie ab in die “Postfach Aufräumen”, indem Sie auf die Schaltfläche “AutoArchivierung” klicken.
Dieser Prozess schwingt durch alle Ordner in Outlook und gilt für alle auto-Archiv-Regeln, die Sie eingerichtet haben. Wenn Sie noch nicht festgelegt, jede bis dann sind Sie vielleicht besorgt über schlagen diese Schaltfläche, durch einen Unfall, aber keine Sorge—die Standardeinstellungen für die AutoArchivierung Regel ist, nichts zu tun.
Anzeigen und Leeren Sie den ” Gelöschte Elemente
Wenn Sie gerne “soft-löschen” Ihre E-mail durch verschieben in den Ordner Gelöschte Elemente, und Sie nur selten leeren, ist diese option für Sie.
Hinweis: Einige Leute möchten Ihren Ordner Gelöschte Elemente als eine Art Archiv, warf Dinge in dort, und nie zu leeren Ordner. Dies ist nicht eine gute Idee, denn es gibt viele Möglichkeiten, können Sie leeren den Ordner Gelöschte Objekte zu leicht. Stattdessen, wenn Sie brauchen, um eine Nachricht, legen Sie ein Archiv!
Klicken Sie auf “Ansicht” Gelöschte Elemente “Größe”, um zu sehen, wie viel Speicherplatz der gelöschten Elemente, dann nehmen Sie einen tiefen Atemzug, und klicken Sie auf “Leer”.
Dies löscht alle Elemente aus dem Ordner Gelöschte Objekte. Wenn das schreckt Sie dann mit allen Mitteln nehmen Sie sich einen moment, um alle wichtigen mails in Ihr Archiv den ersten, aber Sie sollten wirklich leer ” gelöschte Elemente regelmäßig und benutze es auch nicht als ein Archiv.
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Anzeigen und Löschen von Mails Konflikt
Die Letzte option “Postfach Aufräumen” ist zu löschen, Konflikt-Nachrichten. Dies sind E-Mails, die von Outlook denkt, die in Konflikt mit einer vorhandenen E-Mail -, weil Sie die gleichen header-Informationen. Normalerweise ist dies aufgrund der temporäre Synchronisierung Probleme mit dem Exchange-server, und Sie sollten in der Lage sein, löschen Sie diese E-Mails, ohne ein problem. Um zu sehen, wenn Sie haben, irgendwelche E-Mails in der Konflikt-Ordner, klicken Sie auf”Ansicht Konflikte Size” – Taste, um eine gefilterte version des Ordner-Größen-Fenster.
Wenn es keine E-Mails da sind, schließen Sie den Ordner-Fenster, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche “Löschen” in das Cleanup-Fenster.
Das ist das Cleanup-tool. Es ist nicht besonders Auffällig, aber es ist effektiv und nützlich.