In Outlook kunt u maken en aanpassen map uitzicht op vele manieren, zoals het toevoegen en verwijderen van kolommen of het groeperen en sorteren van berichten. U kunt ook regels maken in Outlook berichten weergeven op verschillende manieren op basis van hun eigenschappen (zoals de afzender, de onderwerpregel, of tijdstempel). Dit is de zogenaamde voorwaardelijke opmaak. Laten we eens kijken hoe het werkt.
Aan De Slag
Aan de slag het opzetten van voorwaardelijke opmaak, ga dan naar beeld > Weergave-Instellingen.
U kunt ook toegang krijgen tot de Geavanceerde Instellingen Weergeven door met de rechtermuisknop op de map hoofd en het selecteren van de “Weergave-Instellingen” – commando.
Het Geavanceerde Instellingen venster kunt u de folder bekijken. Klik op de “Voorwaardelijke Opmaak” knop.
Dit brengt u de Voorwaardelijke Opmaak in het venster dat u gebruikt om verschillende regels voor hoe berichten worden opgemaakt.
De items die worden weergegeven in de “Regels voor deze weergave lijst zijn de standaard regels die bij een niet-aangepaste map te bekijken. U kunt bijvoorbeeld zien dat “Ongelezen berichten” zijn in het vet weergegeven, blauw Segoe UI lettertype met een grootte van 11 punten.
Hoe de Regels Werken
De “regels” zijn de voorwaarden waaraan een bericht moet voldoen voor Outlook de opmaak wilt toepassen. In de standaard regels, bijvoorbeeld, de “Ongelezen Berichten” regel wordt geactiveerd wanneer een bericht is gemarkeerd als ongelezen. Wanneer die regel is geactiveerd, gebruikt Outlook de vetgedrukte, blauwe, 11-punts Segoe UI lettertype weer te geven.
Outlook is van toepassing de regels in de volgorde van de top van de lijst. Regels hoger op de lijst voorrang boven regels neer. Hoe werkt dit in de praktijk? Laten we zeggen dat je twee regels, één aan de bovenkant van de lijst die u wijzigt het lettertype te groen, en een lager in de lijst dat verandert het lettertype te red. Als een bericht voldoet aan de voorwaarden van beide regels, het lettertype zal worden veranderd in een groene kleur, want die regel is hoger op de lijst de regel die stelt het lettertype in rood wordt genegeerd.
Met de standaard regels, kunt u alleen wijzigen van het lettertype. Kunt u het niet wissen standaard regels, of verplaats de orde rond, of wijzigen van de voorwaarden voor de regel. U kunt standaard regels, maar door het vinkje in de “Regels voor deze weergave lijst.
Het Toevoegen van een Nieuwe Regel
In de Voorwaardelijke Opmaak venster, klikt u op de knop “Toevoegen”. Een nieuwe regel genaamd “Untitled” zal worden toegevoegd aan de lijst. Geef uw regel een naam en klik vervolgens op de “Voorwaarde” knop.
Het Filter venster kunt u beslissen over de aandoening, of voorwaarden, die de e-mail te voldoen om te worden opgemaakt.
We gaan gebruik maken van een eenvoudig voorbeeld hier van het kijken naar berichten die zijn verzonden door “Rob Woodgate” en bevatten het woord “Outlook” in het veld Onderwerp.
Om dit te doen, klikt u eerst op de “Uit” knop, opent u het adresboek en selecteer een contact.
Dan voegen we de “Outlook” in de “Zoeken voor de woord(en)” veld en zorg ervoor dat het “Onderwerp” Veld Only” optie is geselecteerd in de “In” drop-down lijst. Klik op “OK” als u klaar bent.
Terug in de Voorwaardelijke Opmaak, klik op de “Font” knop.
We gaan om berichten die overeenkomen met het filter dat we worden weergegeven in paars en vet. Stel uw up maar wilt, klikt u op de knop “OK” klik op “OK” om opnieuw te sluiten de Voorwaardelijke Opmaak venster, en dan meer tijd om de Geavanceerde Instellingen venster.
De regels worden onmiddellijk toegepast. Je ziet hieronder dat de berichten voldoen aan onze voorwaarden zijn nu vet en paars.
Dit is slechts een eenvoudig voorbeeld—u kunt veel van de voorwaarden, zelfs zeer complexe. Terug in het Filter venster, kunt u overschakelen naar de “Meer opties” tabblad om een bos van aanvullende voorwaarden die u kunt kiezen.
Hier kunt u kiezen om te zoeken op een bericht op de vraag of:
- Het is toegewezen aan een bepaalde categorie
- Het is gelezen of ongelezen
- Het is geen bijlagen bijlagen of
- Het is gemarkeerd als een hoge, normale of lage prioriteit
- Het is al gemarkeerd door u, door iemand anders, door niemand, of het wordt gemarkeerd als voltooid
- De tekst die u zoekt, moet overeenkomen met de zaak
- Het is een bepaalde omvang, groter of kleiner dan een bepaalde grootte, of tussen twee maten
Schakel over naar het tabblad “Geavanceerd”, en kunt u complexe omstandigheden.
Op het tabblad Geavanceerd kunt u het selecteren van een willekeurig veld van overal in Outlook en selecteer een voorwaarde die u wilt vergelijken. Dit kan heel eenvoudig zijn, zoals het afstemmen van de afzender om een exact adres, maar je hebt veel opties om uit te kiezen. Laten we zeggen dat u de regel wilt match e-mails die je hebt ontvangen. Klik op het “Veld” – knop, wijs “Datum/Tijd-Velden” en klik vervolgens op de “Ontvangen” optie.
Klik op de “Voorwaarde” dropdown om te kiezen van uw conditie.
De keuzes zijn veel groter dan je zou verwachten:
- Altijd
- Gisteren
- Vandaag
- Morgen
- In de afgelopen 7 dagen
- In de komende 7 dagen
- Laatste Week
- Deze Week
- Volgende Week
- Laatste Maand
- Deze Maand
- Volgende Maand
- Op
- Op of na
- Op of vóór
- Tussen
- Bestaat
- Bestaat niet
En de andere velden die u kunt kiezen bieden een vergelijkbaar bedrag van opties.
Selecteer uw Conditie, een waarde toevoegen, en klik op de “Add to List” knop.
U kunt er toevoegen zoveel voorwaarden aan de lijst als u wilt. Om je een idee geven van hoeveel velden er zijn, hier is een blik op de “Alle e-Mail velden” menu.
“Alle Contact met velden” menu heeft meer dan vier kolommen van opties—dus veel konden we niet past in een verstandige screenshot. Dus we zijn niet van plan om te gaan door elk van de velden en voorwaarden, maar je weet nu waar ze zijn en hoe ze te gebruiken.
U kunt meerdere voorwaarden in een regel om specifieke dingen zoals je wilt. Wilt u Outlook-berichten weergeven in een rode 16pt lettertype als ze van een bepaald contact, ontvangen in de afgelopen zeven dagen, een specifiek woord bevatten in het onderwerp, en voorzien van een bijlage? Geen probleem.
Hoe om een Regel te Verwijderen
Als u hebt gemaakt een regel en u deze niet meer wilt, is het gemakkelijk te verwijderen. In de Voorwaardelijke Opmaak venster, selecteert u de regel die u wilt verwijderen en klik op de knop “Verwijderen”. Vergeet niet dat je alleen kunt regels verwijderen die u hebt gemaakt—niet Outlook ingebouwde standaard regels.
U kunt er toevoegen zoveel voorwaarden als je wilt, en hebben zo veel regels in als u wilt. En zoals we eerder liet zien, zodra je de regels voor voorwaardelijke opmaak instellen zoals u dat wilt dan kunt u de weergave naar een andere map of alle mappen als u wilt.