Om du någonsin har haft problem med potentiella mötesdeltagare vidarebefordra begäran till andra, vi har goda nyheter. Om du har den senaste versionen av Outlook (2016 eller 365) eller om du är en Office 365-abonnent att använda Outlook web app, du kan hindra människor från att vidarebefordra en mötesbegäran.
Att få ett möte tillsammans med rätt deltagare kan vara frustrerande. Du har att hitta en tid som alla är tillgängliga. Då måste du hitta ett ledigt rum. Då hoppas att deltagarna inte vidarebefordra mötesbegäran till någon extra som inte behöver delta i, eller, ännu värre, fram mötet till en underordnad att delta istället. Vi kan inte tvinga människor att vara fria, och vi kan inte magi du upp ett möte rum, men om du använder Outlook, kan vi visa dig hur för att förhindra att människor vidarebefordrar din förfrågan. Låt oss ta en titt.
Stoppa en Begäran Vidarebefordras i Outlook eller Outlook Web App
Att stoppa ett möte begäran vidarebefordras är så enkelt som att vända en enda inställning innan du skickar ut begäran.
I Outlook-klienten, med en öppen förfrågan, växla till fliken “Möte”. Klicka på “Svar Alternativet” – knappen och klicka sedan på “Tillåt Forwarding” växla på drop-down för att stänga av den (det är aktiverat som standard).
I Outlook Web App, se till att du har en mötesbegäran öppna och minst en deltagare läggas till. Klicka på “Deltagare” cog och klicka sedan på “Tillåt Forwarding” växla mellan att stänga av den för detta möte.
Tyvärr, det finns inget sätt att få “Ge Forwarding” alternativet avstängt som standard. Du måste aktivera den varje gång du skapar en ny begäran.
Så Vad Händer Om Någon Försöker Vidarebefordra Min Förfrågan?
Tre saker som kan hända när någon försöker att vidarebefordra ett meddelande som du har fått av “Tillåt Forwarding” alternativ:
- Om dina deltagare att använda samma version av Outlook som du (och om de arbetar på samma företag är det mycket troligt att de är), då de inte ges möjlighet att vidarebefordra mötesbegäran.
- Om de är på en äldre version av Outlook, då kommer de att kunna vidarebefordra mötesbegäran, men Microsoft Exchange kommer att blockera leveransen och skicka dina deltagare en “obeställbara” – meddelande.
- Om de är använda ett icke-Microsoft-e-post-systemet, som Gmail, då kommer de att kunna vidarebefordra mötesbegäran utan några begränsningar. Detta beror på tredje part system är under inga skyldigheter att följa Microsoft ‘ s “inte framåt” – flagga. I framtiden är det möjligt att de kommer att börja med att respektera det (detta är ofta ett “you scratch my back, och jag ska scratch yours” – situation, där någon som Google vill att Outlook att respektera en Gmail-speciell flagga, så att en affär är klar), men det är också fullt möjligt att inget system bortsett från Outlook någonsin kommer att respektera flaggan.
Fortfarande, så länge du ställer in möten med personer i din organisation, detta ska fungera bra.