Du kan spara Outlook e-post, kontakter och möten som enskilda filer. Spara dessa artiklar kan hjälpa dig att få åtkomst till dem snabbt och lätt senare. Det är ett bekvämt sätt att säkerhetskopiera eller dela vissa meddelanden, eller bara göra dem lättillgängliga.
Så här Sparar du ett E-post Meddelande som en Fil
Låt oss först ta en titt på hur du vill spara meddelanden som filer i Outlook. Detta kan vara användbart om du vill ha en backup-kopia av e-postmeddelandet på din dator (eller kopiera till en annan dator), eller om du vill använda meddelandet som en mall för framtida meddelanden senare.
Börja med att öppna det meddelande som du vill spara. I e-fönstret, klicka på “File” – menyn på Band.
Välj “Spara Som” – kommandot.
I “Spara Som” i menyn, navigera till den plats som du vill spara filen, och sedan anger du ett namn för filen. Som standard i Outlook namn det med ämnesraden i meddelandet, men du kan ändra det till vad du vill.
Du kan också spara ett meddelande som olika typer av filer genom att använda “Spara Som” i menyn. Standard är Outlook-Meddelande Format. Om du väljer det, kan du bara dubbelklicka på filen för att öppna den i Outlook igen. Men, det finns ett par andra alternativ som du kan välja från, samt:
- Sms: a Bara: När du spara meddelandet som en Endast Text-fil, du är bara rädda ord, inte någon formatering eller bilder.
- Outlook-Mall: att Spara meddelandet som ett Outlook-Mall innebär att du kan tillämpa formatering på framtida e-postmeddelanden. När du öppnar filen skapas ett nytt meddelande med innehållet i den fil som du sedan kan adressera och skicka på sitt sätt.
- HTML: Sparar meddelandet som ett HTML-dokument innebär det att du sparar din e-post för att kunna visas på en webbsida. Du kommer att kunna öppna meddelandet i alla webbläsare.
- MHT: En MHT-fil är en webbsida arkiv. Som en HTML-fil, är designade till att visas i en webbläsare. Till skillnad från en MHT-fil, en HTML-fil sparar all text, kod, bilder och annan media till en enda fil.
När du är klar, klicka på knappen “Spara”.
Ditt meddelande är nu sparat som en fil.
Hur man Spara ett E-Postmeddelande som PDF
Du kan också spara din e-post som en PDF-fil med hjälp av Microsofts Office-inbyggd PDF-skrivare. Spara som en PDF är ett bra sätt att spara en backup-kopia av ett meddelande om att du kommer att kunna läsa med alla rätt formatering.
I meddelande-fönstret, klicka på “File” – menyn på Band.
Klicka på “skriv Ut” – kommandot.
Klicka på “Skrivare” i dropdown-menyn och välj sedan “Microsoft skriv Ut till PDF”.
Observera att om du har en annan PDF-skapar-appen installerad på din dator (eller om du använder macOS), val här kan vara olika. Till exempel, om du har programmet installerat, kommer du sannolikt att se en “Adobe PDF”. Som kommer att fungera lika bra.
Nästa, klicka på knappen “skriv Ut”.
I “Spara Som PDF” i fönstret som öppnas väljer du den där du vill att PDF-filen ska sparas, skriv ett filnamn, och klicka sedan på “Spara-knappen.
Du har nu sparat din e-post som en PDF.
Och notera, att eftersom du bara skriva ut till en PDF rendering engine, samma trick fungerar på exakt samma sätt för att spara varje objekt i Outlook (kontakter, avtalade tider, och så vidare) till PDF.
Hur vill Spara en Kontakt som en Fil
Du kan också spara kontakter som filer med hjälp av Outlook. Det fungerar nästan samma sak som att spara meddelanden, och kan vara användbart för att säkerhetskopiera enskilda kontakter eller flytta dem till en ny dator. Kontakter är också sparas som Vcard-Filer (CVF)—format som används av många andra program för att arbeta med kontakter. Detta gör det också lätt att flytta en kontakt till en annan app, eller skicka en kontakt information till någon annan så att de kan importera den till vilken app de använder.
Från Kontakt fönstret, klicka på “Arkiv” om de viktigaste band.
Klicka på “Spara Som” – kommandot.
I “Spara Som” – fönster, navigera till där du vill ha kontakt filen och ändra namnet om du vill.
Precis som med meddelanden, kan du välja några olika filformat, här från fönstret “Spara Som Typ” dropdown meny:
- Sms: a Bara: När du sparar din kontakt som en Endast Text-fil, du är bara rädda ord, inte någon formatering eller bilder.
- Rich Text Format: Spara dina kontakter som en Rtf-fil innebär att du kan spara flera olika typer av formatering som fet och italtics, tillsammans med bilder, i din fil. Detta format kan vara användbart om du har en bild med ditt kontaktkort.
- Outlook-Meddelande Format: När du spara dina kontakter i Outlook-Meddelande Format, kan du öppna den i Outlook (även på en annan dator) och att det kommer att fungera precis som alla andra Outlook-kontakt. Men då, det kommer att bete sig på samma sätt om du sparar den i standard VCF-format, så det är inte mycket nytta här.
När du är klar, klicka på knappen “Spara”.
Du har nu sparat din kontakt som en fil.
Hur man Sparar en avtalad tid (eller Hela Din Kalender) som en Fil
Och precis som med andra Outlook-objekt, du kan även spara dina möten som filer. Även om det inte är nästan lika användbart för att säkerhetskopiera sparade kopior av enskilda möten, Outlook stöder vCalendar-standard, vilket innebär att du kan spara tid, skicka den till någon annan, och de kan sedan importera den till en annan som stöds app.
Öppna det möte du vill spara. I utnämningen fönstret, klicka på “File” – menyn på Band.
Klicka på “Spara Som” – kommandot.
Navigera till den plats där du vill spara utnämningen filen, och sedan ge det ett namn.
Precis som med meddelanden och kontakter, kan du välja några olika filformat, här från fönstret “Spara Som Typ” dropdown meny:
- Sms: a Bara: När du sparar din tid som en Endast Text-fil, du är bara rädda ord, inte någon formatering eller bilder.
- Outlook-Mall: att Spara din tid som en Outlook-Mall innebär att du kan tillämpa formatering på framtida kalendrar eller avtalade tider i kalendern.
- Outlook-Meddelande Format: När du sparar din tid i Outlook-Meddelande format, kan du öppna den i Outlook igen, på en annan dator.
- HTML: Sparar meddelandet som ett HTML-dokument innebär det att du sparar din tid för att ses på en webbsida.
- MHT: En MHT-fil är en webbsida arkiv. Som en HTML-fil, är designade till att visas i en webbläsare. Till skillnad från en MHT-fil, en HTML-fil sparar all text, kod, bilder och annan media till en enda fil.
- iCalendar-Format: iCalendar är en annan kalender-standard som gör att du kan överföra kalendern information till olika kalender-appar.
Välj om du vill spara ett enda möte eller hela din kalender. Spara hela din kalender kommer att spara alla data i den aktuella Outlook-kalender.
När du är klar, klicka på knappen “Spara”.
Och du har nu sparats i din anställning eller kalender.