Als je gaat uit van het bureau voor een tijdje, of het nu voor een vakantie of een zakenreis bent, kunt u automatisch laat mensen weten dat je niet aan het lezen en beantwoorden van e-mails in die tijd met behulp van een out of office reply.
Apple Mail niet hebben een ingebouwde functie voor out of office replies, maar u kunt een of meer regels voor het automatisch verzenden van aangepaste antwoorden op inkomende e-mails. Hier laten wij u zien hoe u een regel voor het automatisch verzenden van een antwoord op een e-mail te ontvangen in een specifieke account als voorbeeld.
Om te beginnen, open Apple Mail en ga naar e-Mail > Voorkeuren.
Op het Voorkeuren dialoogvenster, klikt u op “Regels” in de werkbalk aan de bovenkant.
Klik op de “Regel Toevoegen” knop op de Regels van het scherm.
Voer een naam in voor de regel in het vak “Beschrijving”. Kies de optie “Alle” in de volgende vervolgkeuzelijst en selecteer ‘Account’ in de lijst hieronder. Er zijn veel omstandigheden in die dropdown die u kunt gebruiken, zoals het controleren of de afzender in uw lijst met contacten of de niet of het controleren van het veld heeft een specifieke e-mailbericht.
Selecteer de account die u wilt gebruiken voor het verzenden van automatische antwoorden uit de dropdown aan de rechterkant. Elke e-mail die naar de account selecteren we zullen behandeld worden met een automatische reply.
Onder de volgende acties Uitvoeren, selecteert u “Reply to Message” uit het dropdown.
Klik vervolgens op de “Antwoord tekst” knop.
Voer het bericht in het vak dat u wilt verzenden als een automatisch beantwoorden van binnenkomende e-mail berichten en klik op de “OK” knop.
Klik op de “OK” knop op de Regels in het dialoogvenster te sluiten.
Een dialoogvenster wordt weergegeven waarin u wordt gevraagd als u wilt uitvoeren de nieuwe regel op bestaande berichten in uw mailbox. Klik op de “niet van Toepassing” knop. Als u klikt op de knop “Toepassen”, het automatische antwoord zal worden toegezonden voor alle boodschappen al in uw inbox, en u niet wilt dat te doen. Dus, zorg ervoor dat u op de “niet van Toepassing” knop.
De regel is toegevoegd aan de lijst en het vak in de kolom Actief is aangevinkt, worden aangegeven dat de regel actief is. Als u niet op kantoor nog, schakelt u het selectievakje naast de nieuwe regel die u zojuist hebt gemaakt. Wanneer u klaar bent voor uw automatische antwoord moet worden verzonden, kunt u terug naar dit venster en controleer deze.
Sluit het Voorkeuren dialoogvenster door te klikken op de “X” – knop in de linkerbovenhoek.
Zolang de regel actief, elke e-mail die wordt ontvangen in onze HTG e-Mail account is beantwoord met de aangepaste boodschap die we stellen. Elke afzender ontvangt de automatische reply elke keer dat ze sturen u een e-mail.
OPMERKING: U moet verlaat Apple Mail openen op je Mac om de regel uit te voeren. Als u bij het sluiten van Apple Mail, de automatische antwoorden zullen niet worden verstuurd, maar ze worden zodra u open Apple Mail opnieuw en ontvangen van e-mailberichten in uw postvak in voor de geselecteerde account in de regel. Dat betekent dat als u bij het sluiten van Apple Mail met de regel actief is voordat u vertrekt, wanneer kom je terug en open Apple Mail opnieuw, alle e-mails die u ontvangt in uw postvak in worden automatisch beantwoord op dat punt.
Ontvangt u nog steeds alle e-mails verzonden naar u en een ieder zal een antwoord pictogram aan de linkerkant van het onderwerp, geeft aan dat het een automatisch bericht is verzonden voor het bericht.
Want je kunt niet een datumbereik instellen voor een regel, moet u het uitschakelen van de regel handmatig wanneer u niet wilt dat het meer. Dus, zorg ervoor dat u het vinkje uit het vakje voor de regel wanneer u terug bent van uw vakantie of zakenreis.