Det er alltid en forferdelig tragedie når noen mister noe viktig de jobbet på, fordi de ikke lagre dokumentet på riktig måte. Dette skjer oftere enn du tror du skal Excel-og Word-brukere!
Heldigvis har Microsoft lagt til en rekke funksjoner i de siste par versjoner som bidrar til å redusere sjansene for å miste data på grunn av krasjer, strømbrudd, utilsiktet sletting, etc. En funksjon som kalles automatisk gjenoppretting og andre, mindre kjent funksjon, kalles AutoBackup.
I denne artikkelen vil jeg snakke om hvordan du kan konfigurere begge alternativer, slik at dataene er så sikker som mulig. Jeg vil også nevne at de nyeste versjonene av Office lar deg lagre dokumenter direkte til OneDrive, som er et godt alternativ til å vurdere fordi du vil fortsatt være i stand til å få tilgang til arbeidet ditt, selv om harddisken feiler.
Excel Automatisk Gjenoppretting
Automatisk Gjenopprette funksjonen er slått på som standard, og i utgangspunktet lagrer dokumentet automatisk i en midlertidig plassering etter et angitt tidsintervall. For å vise innstillinger for automatisk gjenoppretting, klikker du på Fil og deretter Alternativer.
Klikk på Lagre i menyen til venstre og du vil se automatisk gjenoppretting alternativ under Lagre Arbeidsbøker.
Som standard automatisk gjenoppretting informasjon som er lagret hvert 10. minutt. I tillegg til intervall, Excel må være inaktiv i 30 sekunder, før data blir lagret. Også, de automatisk lagrede informasjonen som er lagret i autogjenopprettingsfilene er oppført her. Så hvordan fungerer det? I utgangspunktet, la oss si at du har et regneark som vist nedenfor, og du har det lagret.
La oss nå si at jeg legger til det følgende data til Excel regneark og vent ca 10 minutter uten å lagre dokumentet mitt. Siden automatisk gjenoppretting intervall er satt til 10 minutter, må du vente minst som lenge for dataene som skal lagres.
I mitt tilfelle, jeg simulerte en Excel-krasj ved å åpne oppgavebehandling og drepe Excel-prosessen. Etter at jeg åpnet Excel og fikk umiddelbart et alternativ som heter Vise Gjenopprettede Filer.
Hvis du klikker på den vil det komme opp en liste i Excel-filer som kan gjenopprettes. I mitt tilfelle, det hadde den opprinnelige filen, som hadde data i bare A1 og A2, og det hadde også AutoRecovered fil, som inkluderte data som jeg ikke hadde lagret på disken.
Klikk på et av elementene i listen vil åpne en annen forekomst av Excel viser dataene i den aktuelle filen. Totalt sett er dette en veldig nyttig funksjon for de gangene du ikke vil lagre alle dine verk, men Excel avsluttes uventet.
Den store ulempen med denne funksjonen er at den automatisk gjenoppretting data som er lagret på den samme harddisken som filen din, så hvis det skjer noe til harddisken på nytt, vil alt være borte. Du kan endre plasseringen i innstillingene ovenfor til en separat harddisk eller til en nettverksplassering, som jeg anbefaler.
Merk at informasjon om automatisk gjenoppretting er også slettet automatisk av Excel i følgende tilfeller:
- Du lagrer filen manuelt eller ved å bruke Fil – Lagre Som.
- Du lukker filen eller avslutt Excel (om du vil lagre filen eller ikke)
- Du slår av automatisk gjenoppretting helt eller for bare arbeidsbok
Så i utgangspunktet, når du lagrer filen, det blir kvitt automatisk gjenoppretting av data. I tillegg, hvis du manuelt avslutt Excel og velger å ikke lagre data, slettes den automatisk gjenoppretting av data. Bare hold det i tankene når du bruker denne funksjonen. Hvis du er en tung bruker Excel, foreslår jeg at innstillingen for automatisk gjenoppretting intervall til noe sånt som 2 eller 3 minutter i stedet for 10.
AutoBackup
En annen funksjon som ikke mange mennesker vet om det er AutoBackup. For å bruke den, må du først gå og lagre filen din for å få til Lagre i dialogboksen. Hvis du allerede har en lagret Excel-dokument, kan du gå til Fil og deretter Lagre Som og velg et sted. Når du gjør dette, vil det ta opp Lagre Som – dialogboksen.
I dialogboksen, klikk på Verktøy – knappen som er til venstre på Lagre – knappen. Ser du et par alternativer, ett av dem er Generelle Alternativer. Når du klikker på den, et lite vindu vil dukke opp med noen flere alternativer.
Gå videre og sjekk Alltid lage backup – boksen. Klikk på OK, og nå når du lagrer filen, et Excel-backup-filen vil også bli opprettet med en .XLK extension. Merk at den første gang du gjør dette, vil filene bli akkurat det samme. Hvis du gjør endringer i den opprinnelige filen, og deretter lagre den på nytt, backup filen vil fortsatt være den samme (den opprinnelige data). Den tredje gangen du lagrer den, men backup-filen vil bli oppdatert med informasjon fram til andre spare.
I utgangspunktet, backup-fil er alltid en versjon bak den gjeldende versjonen. Så hvis du har gjort en haug av endringer, og har lagret filen, og deretter ønsket å gå tilbake til den versjonen som ikke har disse endringene, kan du bare åpne sikkerhetskopifilen.
Filen er lagret på samme sted som den opprinnelige filen, og det ser ikke ut til å være en måte å endre det. Denne funksjonen ikke legge til en hel masse av sikkerhet for dokumentet, men det er greit i visse tilfeller.
Aktivering av disse backup and recovery-funksjoner i Excel vil forhåpentligvis spare deg fra å miste viktige data. Det er alltid et godt alternativ til å bruke skyen (som OneDrive) som et ekstra sikkerhetsnett i tilfelle datamaskinen katastrofalt mislykkes. Hvis du har noen spørsmål, føl deg fri til å kommentere. Nyt!