Som en två-dimensionell (eller platta) – databas Excel kan lagra många olika typer av data från små företag kontakter till personlig inkomstskatt poster. I båda dessa exempel, noggrannhet är viktigt att se till att du har den information du behöver när du behöver det.
I alla data entry situation, människor ofta införliva nummer eller mistype ett namn på ett kalkylblad. Det är mycket svårt att avgöra skillnaden mellan 6886 och 6868 eller John och Johm när du har långa strängar av siffror eller text i en hektisk Excel-kalkylblad.
Med hjälp av Excel ‘ s inbyggda funktion, du kan gör Excel göra arbetet för dig när du vill ta reda på om två celler som innehåller exakt samma information. Den Exakta funktionen fungerar lika bra för text som det gör för siffror. Läs vidare för att lära dig hur du kan automatisera tidskrävande uppgift att kontrollera riktigheten i ditt kalkylblad.
Med hjälp av Excel Exakt Funktion
Anta att du har ett enkelt kalkylblad i Excel som ser ut som bilden nedan:
Observera att i de strängar av siffror i A-och B-kolumner, det är svårt att säga om antalet i cell A1 matchar motsvarande antal i B1. Detta är sant för alla nummer i listan.
Med hjälp av den Exakta funktion i cell C1, kan du be Excel för att ange om antalet i cell A1 exakt matchar den som i B1. Om siffrorna match, returneras värdet SANT. Om siffrorna inte stämmer, returneras värdet FALSKT.
För att börja, klicka på Formler fliken i Menyfliksområdet och sedan på Text – knappen. Leta upp och klicka på den formel som heter Exakt. Märker att även om den Exakta formeln är klassificerat som ett text-funktion, det fungerar lika bra på siffror.
Du bör nu vara att titta på excels Funktion Argument fönster. Det är här som du kommer att ange vilka celler som ska jämföra för noggrannhet. I Text1 skriver i A1 och i Text2 skriver i B1. Klicka sedan på OK – knappen.
Du kommer att märka att returneras värdet FALSKT i cell C1. Detta beror på att det finns en obalans mellan värdet i A1 och B1. Det skulle visa sig att den person som fört in uppgifterna i dessa två celler införlivat mitten två siffror.
Redovisat formeln i C1 hela vägen ner till C15, du kan se var maskinskriverska gjort fel när du skriver in dessa siffror. Observera att värdena i A1, A6, A9, A11, och A14 inte matchar deras motsvarande värden i kolumn B. Dessa är markerade med FALSKT värde i kolumn C. Dessa värden i En återstående cellerna överensstämmer exakt med motsvarande värden i kolumn B. Dessa är markerade med SANNA värdet i kolumn C.
Även tekniskt klassificeras som en text som funktion av Excel, den Exakta funktionen fungerar bra för att hitta och eliminera skriva och inmatning av data fel i stora kalkylblad. Det mänskliga ögat har ofta problem med att förklara skillnaderna mellan två nummer och införlivar nummer är nummer ett data entry fel. Med hjälp av den Exakta funktionen, du kan gör Excel arbete för att hitta dessa fel.