En lite brukt funksjon i Microsoft Word, kan du Sammenligne Dokumenter, som er en skam, fordi det kan komme i virkelig hendig for de fleste noen som fungerer på en rekke dokumenter. Studenter spesielt bør finne denne funksjonen er svært nyttig fordi noen ganger, folk tilfeldigvis lagre dokumenter under forskjellige navn, og ønsker å gå tilbake og bruke et gammelt dokument, men finner flere versjoner av den, eller noen ganger mer enn én person som arbeider på et dokument, og sette alt sammen kan være et ork på annen måte.
Sammenlign Dokumenter funksjonen er ganske enkelt å bruke, for å starte, klikk på den Gjennomgang kategorien på det viktigste, bånd, deretter Sammenligne ikonet:
Bør du få et lite dropdown som ser ut som dette:
Velg en som sier Sammenligne… for å få dette PopUp-ruten:
Klikk pilen under Originale dokumentet, og deretter bla gjennom for å finne og velge det. Deretter gjør det samme for Reviderte dokumentet. Når du får gjort, bør du ha både dokument navn viser. Etter det, kan du klikke på eller av noen eller alle av Sammenligningen innstillinger og Vise endringer om du ønsker det, men som oftest standarder bør gjøre akkurat fine. Deretter klikker du på OK – knappen. Du skal få noe som ser ut som dette:
Noe som er litt mye å ta inn på første, men ikke så ille når du vet hva hver vinduet. Fra venstre, er det Oppsummering og Revisjon ruten. Det viser en slags blow-by-blow av hva som har endret seg mellom de to dokumentene. Neste, i midten av skjermen er dokument som viser hva som har blitt endret, og hvordan. Deretter, på høyre side av vinduet ser du kopier av både originale dokumenter.
Her er en nærmere visning av bare den midtre og høyre vinduet ruter:
Her kan du se hvor ord i rødt er de nye tilskuddene, mens de har fjernet en gjennomstreking som viser at de ble tatt ut.
Også, bør du være oppmerksom på hvordan en del av Sporing delen av Gjennomgangen båndet lyser opp når du er i, kan du sammenligne modus:
Dette betyr at du kan bruke disse alternativene når du sammenligner dokumenter. For eksempel, hvis du klikker på Spor Endringer, da Sporing av endringer Valg, får du dette monster av et PopUp-vindu:
Hele hensikten med alle disse alternativene er å tillate deg å endre egenskapene til de endringer som er nevnt når man skal sammenligne to dokumenter.
Du kan også endre måten Ordet viser endringer, for eksempel for å få dem vist som ballonger, klikker du Vis Markering, så Ballonger, så Vis Revisjoner i Ballonger:
For å få dem vist som ballonger i forhold dokumentet:
Også, under Endringer delen:
Du kan klikke på Forrige eller Neste for å gå gjennom de endringer som er vist i vår dokumentet, og deretter Godta eller Avvise hvert som du beveger deg gjennom dokumentet. Når du beveger deg gjennom alle dine endringer, bør du ende opp med et dokument som er det beste av begge verdener, eller i det minste slik du ønsker det endelige dokumentet skal se ut.
Når du gjør det, bare lagre dokumentet på vanlig måte for å produsere et ferdig produkt.
For å oppsummere, Sammenligne Dokumenter alternativ i Word kan brukes til noe som helst situasjon hvor du finner at du har mer enn én versjon av et dokument og ønsker å se hva disse forskjellene, og deretter, hvis du så velger å ta deler fra hver du liker best å lage en endelig produkt.