Så hvis du bruker Excel mye, har du sannsynligvis kjøre over den situasjonen der du har et navn i en enkelt celle, og du trenger for å skille navn i ulike celler. Dette er et svært vanlig problem i Excel, og du kan sannsynligvis gjøre et Google-søk og laste ned 100 forskjellige makroer skrevet av ulike personer for å gjøre det for deg.
Imidlertid, i dette innlegget, skal jeg vise deg hvordan å sette opp en formel slik at du kan gjøre det selv, og faktisk forstå hva som skjer. Hvis du bruker Excel mye, det er sannsynligvis en god idé å lære noen av de mer avanserte funksjoner, slik at du kan gjøre mer interessante ting med dine data.
For å komme i gang, la oss se hvordan navnene er vanligvis lagret i et Excel-regneark. De vanligste to måter jeg har sett er firstname lastname med bare en plass og etternavn, fornavn med et komma som skiller de to. Når jeg har sett en middels første, det er vanligvis fornavn midinitial etternavn som nedenfor:
Ved hjelp av noen enkle formler og kombinerer et par av dem sammen, kan du enkelt skille fornavn, etternavn og midtre første i separate celler i Excel. La oss starte med å trekke ut den første delen av navnet. I mitt tilfelle, vi kommer til å bruke to funksjoner: venstre og søk. Logisk her er hva vi trenger å gjøre:
– Søk på tekst i cellen for et mellomrom eller komma, finne posisjonen og deretter ta ut alle bokstavene til venstre for den posisjonen.
Her er en enkel oppskrift som får jobben gjort på riktig måte: =VENSTRE(NN, SØK(” “, NN) – 1), hvor NN er den cellen som har navnet som er lagret i det. De -1 er det å fjerne ekstra mellomrom eller komma på slutten av strengen.
Som du kan se, vi begynner med venstre-funksjon som tar to argumenter: string og antall tegn som du ønsker å ta fra begynnelsen av strengen. I det første tilfellet, søker vi etter en plass ved hjelp av doble anførselstegn og sette en plass i mellom. I det andre tilfellet, er vi på jakt etter et komma i stedet for en plass. Så hva er resultatet for de 3 scenariene jeg har nevnt?
Vi fikk først navnet fra rad 3, siste navn fra rad 5, og det første navnet fra rad 7. Flott! Så, avhengig av hvordan dataene er lagret, du har nå trukket ut enten fornavn eller etternavn. Nå for neste del. Her er hva vi trenger å gjøre logisk nå:
– Søk på tekst i cellen for et mellomrom eller komma, finne posisjonen og deretter trekke posisjon fra den totale lengden av strengen. Her er hva formelen se slik ut:
=RETT(NN,LEN(NN) -SØK(” “,NN))
Så nå bruker vi det er riktig funksjon. Dette tar to argumenter også: string og antall tegn som du ønsker å ta starter fra slutten av strengen til venstre. Så vi vil lengden av strengen minus posisjon, mellomrom eller komma. Det vil gi oss alt til høyre for den første mellomrom eller komma.
Flott, nå har vi den andre delen av navnet! I de to første tilfellene, du er ganske mye gjort, men hvis det er en middels første i navnet, kan du se at det resultatet fortsatt inkluderer etternavn med midten første. Så hvordan kan vi bare få den siste navn og bli kvitt midten første? Enkelt! Bare kjøre den samme formelen på nytt som vi brukte for å få den andre delen av navnet.
Så det er bare å gjøre en annen rett, og denne gangen søker formelen på kombinert midten første og siste navn celle. Det vil finne plass etter midten første og deretter ta lengde minus posisjon på plass nummer av skrifttegnene på slutten av strengen.
Så der har du det! Du har nå delt opp i fornavn og etternavn i separate kolonner ved hjelp av et par enkle formler i Excel! Det er åpenbart at ikke alle vil ha sin tekst som er formatert på denne måten, men du kan enkelt endre den slik at den passer dine behov. Hvis du har problemer med å skille navn ikke i det formatet jeg har ovenfor, post en kommentar med dine data og jeg skal prøve å hjelpe. Nyt!