Så om du använder Excel en hel del, har du förmodligen stött på en situation där du har ett namn i en enda cell och du behöver för att separera namn i olika celler. Detta är ett mycket vanligt problem i Excel och du kan förmodligen göra ett sök på Google och ladda ner 100 olika makron skrivna av olika personer och för att göra det åt dig.
Men i detta inlägg, jag ska visa dig hur man ställer in en formel så att du kan göra det själv och faktiskt förstå vad som pågår. Om du använder Excel för mycket, det är nog en bra idé att lära sig några av de mer avancerade funktioner så att du kan göra mer intressanta saker med dina uppgifter.
För att komma igång, låt oss se hur namnen är oftast lagras i ett Excel-kalkylblad. De vanligaste två sätt som jag har sett är förnamn efternamn med bara ett utrymme och efternamn, förnamn med kommatecken för att separera de två. När jag har sett en initial och det är oftast förnamn midinitial efternamn som nedan:
Med hjälp av några enkla formler och kombinerar ett par av dem tillsammans, kan du lätt skilja förnamn, efternamn och mellannamn i separata celler i Excel. Låt oss börja med att extrahera den första delen av namnet. I mitt fall, som vi kommer att använda två funktioner: vänster och sök. Logiskt här är vad vi behöver göra:
– Söka efter text i cellen för ett mellanslag eller kommatecken, hitta en ställning och sedan ta reda på alla bokstäver till vänster om position.
Här är en enkel formel som får jobbet gjort på rätt sätt: =VÄNSTER(NN, SÖK(” “, NN) – 1), där NN är den cell som innehåller det namn som lagrats i det. -1 finns till för att ta bort extra mellanslag eller kommatecken i slutet av strängen.
Som ni kan se, men vi börjar med att vänster-funktion som tar två argument: en sträng och antalet tecken som du vill ta med start från början av strängen. I det första fallet måste vi söka efter en plats genom att använda citationstecken och sätta ett utrymme i-mellan. I det andra fallet, vi letar efter ett kommatecken istället för en plats. Så vad är resultatet för det 3 scenarier som jag har nämnt?
Vi fick det första namnet från rad 3, efternamn från rad 5 och första namn från rad 7. Bra! Så beroende på hur din data lagras, du har nu utvinns antingen förnamn eller efternamn. Nu för nästa del. Här är vad vi behöver göra logiskt nu:
– Söka efter text i cellen för ett mellanslag eller kommatecken, hitta position och sedan subtrahera position från totala längden av strängen. Här är vad formeln skulle se ut:
=HÖGER(NN,LEN(NN) -SÖK(” “,NN))
Så nu använder vi den rätta funktionen. Det tar två argument också: string och antalet tecken som du vill ta med start från slutet av strängen gå vänster. Så vi vill att längden på strängen minus position av mellanslag eller kommatecken. Som kommer att ge oss allt till höger om den första mellanslag eller kommatecken.
Bra, nu har vi den andra delen av namnet! I de två första fallen, du är ganska mycket gjort, men om det är en initial i namn, kan du se att det resultatet fortfarande innehåller efternamn med mitt första. Så hur gör vi bara få den sista namnet och bli av med mitt första? Lätt! Bara kör samma formel igen som vi använde för att få den andra delen av namnet.
Så gör vi bara en annan rättighet och denna gång med hjälp av formeln på den kombinerade mitt första och sista namnet cell. Det finns utrymme efter mitt första och sedan ta den längd minus position utrymme i antal tecken från slutet av en sträng.
Så där har du det! Du har nu delats upp i förnamn och efternamn i separata kolumner med ett par enkla formler i Excel! Uppenbarligen inte alla kommer att ha sin text formateras på detta sätt, men du kan enkelt redigera den för att passa dina behov. Om du har problem med att separera namnen inte i det format som jag har ovan, skicka en kommentar med dina uppgifter så ska jag försöka hjälpa till. Njut!