Hvis du er vant til å bruke eldre versjoner av Excel, betinget formatering valg i Excel 2007, 2010 og 2013 vil forbløffe deg. Så hvorfor ville du ønsker å bry hjelp av betinget formatering? Vel, her er et par grunner til hvorfor jeg elsker å bruke denne funksjonen i Excel:
1. For å gjøre dataene mer visuelt tiltalende.
2. For å gjøre ditt regneark lettere å forstå på et øyeblikk.
3. For å identifisere visse typer tall for hjelp i problemløsning.
4. For å hjelpe deg i å trekke konklusjoner fra data.
5. For å visuelt vise brukeren hva som er “god” eller “dårlig” ved hjelp av grønn og rød.
Nå, du kan bruke betinget formatering på format til hver eneste celle i et område basert på dine egne kriterier (og det er mange av formatering alternativer å velge mellom). For eksempel, hvis du har et overskudd ark, og du ønsker å fargekode alt overskudd som er større enn $200 så grønt og all fortjeneste mindre enn $200 som gule og alle tap som rød, så kan du bruke betinget formatering til å raskt gjøre alt arbeidet for deg.
Betinget Formatering for Excel
Betinget formatering lar deg format betydelige mengder data raskt og enkelt – mens du fremdeles vil være i stand til å skille mellom ulike typer av data. Du kan opprette regler for formatering alternativer som vil tillate Microsoft Excel til å auto-format for deg. Du virkelig trenger bare å følge tre enkle trinn.
Trinn 1: Velge cellene du vil formatere.
Trinn 2: Klikk Betinget Formatering knappen under Hjem-menyen, Stiler delen.
Trinn 3: Velg din regler. Det er Uthev Celler Regler og Topp/Bunn Regler på toppen som gjør at du kan gjøre sammenligninger med verdier. For dette eksempelet er vi pålagt tre regler. Den første var at noen verdi som er større enn $200 var grønn.
Det er verdt å merke seg at bare Markere Celler Regler kan også brukes til å sammenligne et dataset til en annen dataset. Alt annet vil bare bruke et dataset som du har merket og sammenligne verdiene mot hverandre. For eksempel, når du bruker Større Enn regelen, kan jeg sammenligne verdier fra A1 til A20 mot et bestemt antall eller jeg kan sammenligne A1 til A20 mot B1 til B20.
Den samme logikken ble brukt til andre og tredje regler. Den andre regelen var at alt mellom $0 til $200 ble formatert gul. Den tredje regelen var at noe mindre enn $0 var formatert med rødt. Her er det en del av det ferdige regneark ser ut som.
Hvis du ikke liker disse formateringsalternativene, Excel har mange forskjellige nye Betinget Formatering alternativer som du kan bruke fra. Du kan For eksempel sette inn ikoner som fargede piler (Ikonet Sett), bar diagrammer som i det andre eksemplet (Data Barer), eller til og med et utvalg av automatisk valgt farger som i det siste eksemplet (Farge Skalaer). Disse tre alternativene bare sammenligne verdier fra samme datasettet. Hvis du velger A1 til A20, det vil bare sammenligne disse verdiene mot hverandre.
Hvis du senere bestemmer deg for at du ikke vil at cellene til å være betinget formatert, alt du trenger å gjøre er å fjerne formatering. For å gjøre dette, velg Betinget Formatering-knappen og velg Klare Regler. Deretter velger du om du vil tømme regler fra bare den valgte cellene, eller fra hele regnearket.
Også, hvis du har opprettet flere regler, kan du glemme hvilke regler du har lagt til hvilke celler. Siden du kan bruke mange regler til samme settet av celler, det kan bli ganske forvirrende, spesielt hvis noen andre har laget et regneark. For å se alle regler, klikker du på Betinget Formatering-knappen, og deretter klikker du på Administrer Regler.
Når du har mer enn én regel brukt til samme område, reglene er evaluert i ordre fra høyere prioritet til lavere prioritet. Som standard, den nyeste regel lagt til, vil ha høyere prioritet. Du kan endre dette ved å klikke på regelen, og deretter bruke opp-og ned-pilknappene til å endre rekkefølgen. Du kan også klikke på nedtrekkslisten på toppen og se regler for bare det aktive utvalet eller for hvert enkelt ark i arbeidsboken.
Det er også en boks som heter Stopp Hvis Sann, som jeg ikke vil gå i detalj her, fordi det er ganske komplisert. Imidlertid, kan du lese dette innlegget fra Microsoft som forklarer det i stor detalj.
Nye Betinget Formatering Alternativer For Excel 2010
Omtrent alt er det samme i Excel 2010 når det kommer til Betinget Formatering som var inkludert i Excel 2007. Men, det er en ny funksjon som virkelig gjør det mye mer kraftige.
Tidligere hadde jeg nevnt at Uthev Celler Regler delen lar deg sammenligne ett sett med data til et annet sett av data på samme regneark. I 2010 kan du nå refererer til et annet regneark i samme arbeidsbok. Hvis du prøver å gjøre dette i Excel 2007, det vil la deg velge data fra et regneark, men vil gi deg en feilmelding når du prøver å klikke OK på slutten.
I Excel 2010, kan du nå gjøre dette, men det er litt vanskelig, så jeg kommer til å forklare det trinn for trinn. La oss si at jeg har to regneark og på hvert ark jeg har data fra B2 til B12 for noe som resultat. Hvis jeg ønsker å se hvilke verdier i B2 til B12 fra ark 1 er større enn B2 til B12-verdier på ark 2, ville jeg først velger B2 til B12-verdier i ark 1, og deretter klikke på Store Enn under Markere Celler Regler.
Nå klikker du på cellereferanse knapp som jeg har vist ovenfor. Boksen vil endre, og pekeren ikon vil bli et hvitt kors. Nå kan du gå videre og klikk på ark 2 og velger BARE celle B2. Gjør IKKE velge hele spekteret av B2 til B12.
Du vil se at boksen har nå en verdi av =Ark2!$B$2. Vi kommer til å trenge å endre denne til =Ark2!$B2. I utgangspunktet, bare bli kvitt $ som kommer før 2. Dette vil holde kolonne fast, men la radnummeret til å endre automatisk. For uansett grunn, det vil ikke bare lar deg velge hele området.
Klikk cellen referanse-knappen igjen, og deretter klikker du OK. Nå verdiene i ark 1, som er større enn ark 2 vil bli formatert i henhold til formatering alternativer du valgte.
Forhåpentligvis, som gjør all følelse! Når du ser på Excel 2013, og det synes ikke å være noen nye funksjoner når det kommer til betinget formatering. Som et siste tips, hvis du føler at standard regler som ikke stemmer med det du prøver å oppnå, kan du klikk Ny Regel alternativet og starte fra scratch. Hva er flott om du oppretter en ny regel er at du kan bruke en formel til å finne ut hvilke celler som skal formateres, som er veldig kraftig.
Selv om betinget formatering ser relativt lett og enkelt på overflaten, kan det bli ganske komplisert, avhengig av dine data og ditt behov. Hvis du har noen spørsmål, feel free til å legge inn en kommentar. Nyt!