Om du är van att använda äldre versioner av Excel-format, villkorsstyrd formatering i Excel 2007, 2010 och 2013 kommer att förvåna dig. Så varför skulle du bry med hjälp av villkorsstyrd formatering? Tja, här är ett par anledningar till varför jag älskar att använda den här funktionen i Excel:
1. För att göra din data mer visuellt tilltalande.
2. För att göra dina kalkylblad lättare att förstå på en gång.
3. För att identifiera vissa typer av nummer för att få hjälp att lösa problem.
4. För att hjälpa dig i att dra slutsatser från data.
5. För att visuellt visa för användaren vad som är “bra” eller “dåligt” med hjälp av grön och röd.
Nu kan du använda villkorsstyrd formatering för att formatera alla celler i ett intervall baserat på dina egna kriterier (och det finns en hel del formatering alternativ att välja mellan). Till exempel, om du har en vinst blad och du vill färgkod alla vinster som är större än $200 som grönt, och alla vinster mindre än $200 som gult och alla förluster som röd, då kan du använda villkorsstyrd formatering för att snabbt göra allt arbete för dig.
Villkorsstyrd Formatering i Excel
Villkorsstyrd formatering kan du formatera betydande mängder data snabbt och enkelt medan du fortfarande att kunna särskilja olika typer av uppgifter. Du kan skapa regler för de formateringsalternativ som gör att Microsoft Excel för att auto-format för dig. Att du egentligen bara har att följa tre enkla steg.
Steg 1: Markera de celler som du vill formatera.
Steg 2: Klicka på Villkorsstyrd Formatering – knappen under menyn Home, Stilar avsnitt.
Steg 3: Välj dina regler. Det finns Markera Celler Regler och Topp/Botten Regler i toppen som gör att du kan göra jämförelser med värden. För detta exempel har vi infört tre regler. Den första var att alla värden som är större än $200 var grön.
Det är värt att notera att endast Markera Celler Reglerna kan också användas för att jämföra ett dataset till en annan dataset. Allt annat kommer bara använda ett dataset som du har markerat och jämföra värden mot varandra. Till exempel, när du använder Större Än regel, jag kan jämföra värden från A1 till A20 mot ett specifikt nummer eller jag kan jämföra A1 till A20 mot B1-B20.
Samma logik appliceras på det andra och tredje regler. Den andra regeln var att allt mellan $0 och $200 var formaterad gul. Den tredje regeln var att något mindre än 0 kr har formaterats red. Här är vad en del av den färdiga kalkylbladet ser ut.
Om du inte gillar dessa formateringsalternativ, Excel har många olika nya Villkorsstyrd Formatering som du kan använda från. Du kan till exempel infoga ikoner som färgade pilarna (ikonerna), stapeldiagram som i det andra exemplet (Data Barer), eller ens en rad av automatiskt utvalda färger som i det sista exemplet (Skalor). Dessa tre alternativ kan bara jämföra värden från samma dataset. Om du väljer A1 till A20, det ska bara jämföra dessa värden mot varandra.
Om du senare bestämmer dig för att du inte vill att dina celler för att vara villkorligt formaterade, allt du behöver göra är att rensa formatering. För att göra detta, välj den Villkorliga Formateringen-knappen och välj Tydliga Regler. Sedan väljer du om du vill rensa regler endast från de markerade cellerna eller från hela kalkylbladet.
Dessutom, om du har skapat flera regler kan du glömma bort vilka regler som du har ansökt till vilka celler. Sedan kan du tillämpa många regler att samma uppsättning celler, det kan bli ganska förvirrande, särskilt om någon annan skapat kalkylblad. För att se alla regler, klicka på Villkorsstyrd Formatering knappen och klicka sedan på Hantera Regler.
När du har mer än en regel som tillämpas på samma utbud av celler, utvärderas reglerna i ordning från högre prioritet lägre prioritet. Normalt är de senaste artikel läggas till kommer att ha högre prioritet. Du kan ändra detta genom att klicka på regeln och sedan använda piltangenterna upp och ned-knapparna för att ändra ordningen. Du kan också klicka på den nedrullningsbara listrutan högst upp och se regler för endast det aktuella valet eller för varje blad i arbetsboken.
Det finns också en kryssruta som heter Stopp Om det är Sant, vilket jag inte gå in på detaljer här eftersom det är ganska komplicerat. Men du kan läsa det här inlägget från Microsoft som kan förklara det i detalj.
Nya Villkorsstyrd Formatering I Excel 2010
Bara om allt är samma i Excel 2010 när det kommer till Villkorsstyrd Formatering som ingår i Excel 2007. Men det är en ny funktion som gör det mycket mer kraftfull.
Tidigare hade jag nämnt att Markera Celler Regler sektion låter dig jämföra en uppsättning av data till en annan uppsättning data på samma kalkylblad. I 2010, nu kan du referera till ett annat kalkylblad i samma arbetsbok. Om du försöker att göra det i Excel 2007, det kommer att låta dig välja data från ett annat kalkylblad, men kommer att ge dig ett felmeddelande när du försöker klicka på OK på slutet.
I Excel 2010 kan du nu göra detta, men det är lite knepigt så ska jag förklara det steg för steg. Låt oss säga att jag har två kalkylblad och på varje blad jag har data från B2 till B12 för något som vinst. Om jag vill se vilka värden i B2, B12 från blad 1 är större än B2, B12 värden på blad 2, skulle jag först välja B2, B12 värden i plåt 1, och klicka sedan på Bra Än under Markera Celler Regler.
Klicka nu på cellreferensen knappen som jag har visat ovan. Rutan kommer att förändras och markören blir ikonen med ett vitt kors. Nu gå vidare och klicka på blad 2 och väljer ENDAST i cell B2. Gör INTE markera hela utbud av B2-vitamin B12.
Du kommer att se att lådan har nu ett värde på =Sheet2!$B$2. Vi kommer att behöva ändra detta till =Sheet2!$B2. I grund och botten, bara bli av med det $ som kommer före 2. Detta kommer att hålla kolumn fast, men tillåter rad nummer för att ändra automatiskt. Oavsett anledning, kommer det inte bara att låta dig välja hela sortimentet.
Klicka på den cell referens-knappen igen och klicka sedan på OK. Nu värdena på blad 1 som är större än blad 2 kommer att formateras enligt de formateringsalternativ som du har valt.
Förhoppningsvis, att alla är vettigt! När man tittar på Excel 2013, och det verkar inte finnas några nya funktioner när det kommer till villkorsstyrd formatering. Som ett sista tips, om du känner att den standard regler som inte stämmer överens med vad du försöker åstadkomma, kan du klicka på Ny Regel alternativet och börja om från början. Vad är bra med att skapa en ny regel är att du kan använda en formel för att avgöra vilka celler som ska formateras, vilket är mycket kraftfull.
Även om villkorlig formatering ser relativt lätt och enkel på ytan, det kan bli ganska komplex beroende på ditt data och dina behov. Om du har några frågor, tveka inte att skriva en kommentar. Njut!