Andando al di fuori dell’ufficio presto e la necessità di installazione di un Fuori sede, di Distanza o di Vacanza del messaggio in Outlook? Si potrebbe pensare che sarebbe super easy, ma purtroppo non è così! In realtà ci sono due modi per creare una risposta automatica e dipende se Outlook è stand-alone o con Microsoft Exchange.
Se siete in un ambiente aziendale e Outlook è connesso a MS Exchange, quindi l’impostazione di una risposta fuori sede è in realtà molto semplice. Andiamo attraverso questo metodo prima e poi vedremo come fare se non si utilizza Exchange.
Messaggio fuori sede w Scambio
In Office 2007 e versioni precedenti, vai a Strumenti e fare clic su di Assistente di Office. Si noti che questo dovrebbe essere automaticamente in Outlook 2003 e Outlook 2007 quando si utilizza Exchange. Se non vedi l’opzione, non si utilizza Exchange.
In Office 2010 e Office 2013, è necessario fare clic sul File scheda Info e vedrete un pulsante di risposta Automatica (Fuori sede).
In Office 2007 e versioni precedenti, fare clic sul attualmente sto Fuori sede” pulsante di opzione e digitare il messaggio nella finestra di risposta automatica della casella di.
Andare avanti e mettere la data, sarà out fino e anche mettere in eventuali informazioni di contatto in caso di emergenza, etc. Se si fa clic su OK, tutti avranno questo messaggio fino a tornare a questa finestra di dialogo e modificare attualmente sto in ufficio.
È inoltre possibile aggiungere regole per i messaggi in arrivo mentre si è fuori ufficio, cliccando su Aggiungi Regola. Questo è utile se si desidera eseguire determinate azioni sui messaggi di posta elettronica provenienti da persone diverse. Per esempio, se si ottiene una e-mail da un client, è possibile che si desidera in avanti per il vostro telefono o rispondere con una email diverso modello di quella utilizzata per i dipendenti interni. Se non sai come utilizzare regole, leggi il mio precedente post su come creare le regole di Outlook.
In Outlook 2010 e il 2013, è un po ‘ diverso. Quando si fa clic su di Risposte Automatiche, si otterrà un pop-up finestra di dialogo come quella mostrata di seguito.
Selezionare l’ Invio di risposte automatiche pulsante e quindi controllare il Solo invio durante questo intervallo di tempo la casella se si conoscono le date esatte sarai andato. Se si lascia l’opzione deselezionata, sarà sufficiente lasciare la risposta automatica fino manualmente venire e scegliere di non inviare risposte automatiche.
Quello che è interessante di questa versione è che si può avere un separato risposta automatica di installazione per le persone all’interno e persone esterne all’organizzazione. Di nuovo, come con le versioni precedenti di Office, fare clic su Regole , se si desidera aggiungere eccezioni per la risposta automatica.
Messaggio fuori sede w/o Scambio
Quindi, questo è grande se si dispone di Outlook con Exchange, ma se non hai accesso al di Fuori dell’Assistente di Office o Risposte Automatiche? C’è un modo è possibile EMULARE fuori sede, creando una risposta automatica regola con un fuori sede modello. Qui sono i passi di seguito.
Passo 1: Prima di creare un nuovo messaggio in Outlook come se si sta per scrivere a qualcuno un’e-mail. Non mettere nulla nel campo A o CC scatole. Digitare la tua via e-mail messaggio e messo in salvo.
Fare clic sul pulsante Microsoft Office o il File nella scheda versioni più recenti di Office e scegliere Salva con nome. In Salva come tipo di casella combinata, selezionare il Modello di Outlook. Digitare un nome come Risposta Fuori sede nel Nome del File casella e fare clic su Salva.
Passo 2: Ora tutto quello che dobbiamo fare è creare una regola e dire Outlook per utilizzare il nuovo modello di e-mail che abbiamo appena creato. Per Office 2007, fare clic su Strumenti di menu e andare a Regole e Avvisi.
In Office 2010 e 2013, fare clic su Home scheda, quindi fare clic su Regole e quindi fare clic su Gestisci Regole e Avvisi.
Fare clic su Nuova Regola in e-Mail le Regole per creare una nuova regola di Outlook.
Sotto la sezione Inizia da una regola vuota, andare avanti e fare clic su Controlla messaggi in arrivo nelle versioni precedenti di Office o Applicare la regola di messaggi che ho ricevutoe nelle versioni più recenti di Office, quindi fare clic su Avanti.
Avanti dovrete scegliere le condizioni, se del caso, si desidera controllare. Per i fuori sede le risposte automatiche, io di solito non controllare nulla, perché io voglio che si applicano a qualsiasi e-mail che ricevo.
Fare clic su Avanti e quindi in Azioni, controllare la casella che dice “Rispondi utilizzando un modello specifico” e poi, nella seconda casella di testo in basso, fare clic sul link che dice una specifica temptardi.
Ora selezionare il modello che si era creato in precedenza dall’elenco dei modelli. Se non vedete il modello, fare clic sul Cercare Nella casella combinata e scegliere di Utilizzare i Modelli nel Sistema di File.
Fare clic su Apri e quindi fare clic su Fine. Ora ogni volta che si ottiene una nuova e-mail, una risposta automatica verrà inviata tramite la vostra auto modello di risposta. Outlook memorizza cui invia i messaggi di troppo e inviare solo una volta per ogni indirizzo e-mail.
Per disattivare questa funzione, devi tornare in Regole e Avvisi e deselezionare la casella accanto alla regola. Inoltre, è necessario assicurarsi che Outlook è aperto sul computer prima di partire per inviare risposte automatiche! Se avete domande, non esitate a lasciare un commento. Enjoy!