Durchsuchen von Outlook-E-Mails kann sich als eine schwierige Aufgabe, wenn Sie jemanden wie mich mit mehreren PST-Dateien und Zehntausende von E-Mails über die Jahrzehnte hinweg. Die meisten Unternehmens-Umgebungen ist die Verwendung von Outlook für E-Mail und viele Menschen am Ende mit Geschäfts-und persönliche E-Mails, die in Outlook gespeichert.
In älteren Outlook-Versionen mussten Sie Drittanbieter-add-ons wie Xobni für die Suche Ihre E-Mail schnell. Zum Glück, da Office 2010, Microsoft hat eine brauchbare Suchfunktion, die tatsächlich funktioniert und können Sie finden E-Mails schnell mit einer Vielzahl von filtern. Sie können nach text suchen, Adressen, Anhänge, Absender, etc, und Sie können den filter nach Datum, Größe, Betreff, Wichtigkeit und vieles mehr.
In diesem Artikel werde ich Ihnen zeigen, wie Sie sicherstellen, dass alle E-Mails indiziert sind, die von Windows und dann, wie führen Sie verschiedene Arten der Suche, je nach dem, was Sie suchen.
Beachten Sie, dass dieser Artikel setzt Voraus, Sie arbeiten auf Office 2010, 2013 oder 2016, diese Versionen sind die besten für die Suche.
Schalten Sie Die Indizierung
Bevor Sie durchführen können blitzschnelle Suche in Outlook, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass alle Ihre E-Mails indiziert wurden. Um dies zu überprüfen, gehen Sie vor und klicken Sie in das Suchfeld, das Sie oben Ihre E-Mail-Postfach.
Beim klicken in das Suchfeld eingeben, sehen Sie die Such-Tools – Registerkarte erscheint im Menüband. Auf der rechten Seite, klicken Sie auf Such-Tools , und klicken Sie dann auf Suchoptionen.
Unter Quellen, klicken Sie auf die index-Optionen – Schaltfläche.
Dies bringt Sie zu der Windows – Indexing-Optionen – Bildschirm, wo Sie können wählen, und wählen Sie die verschiedenen Orte, die Sie wollen, indiziert. Wenn Sie nicht sehen, die Microsoft Outlook in der Liste, müssen Sie klicken Sie auf die Ändern – Taste.
Go ahead, schauen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie dann auf OK.
Windows startet die Indizierung der E-Mails sofort angezeigt und Sie können überprüfen, um zu sehen, wenn es von einem Klick auf Index Status unter Such-Tools, wie oben gezeigt.
Sie werden sehen, eine Meldung, die angibt, wie viele Elemente noch indiziert und einmal abgeschlossen, wird es sagen, dass Outlook beendet hat, wird die Indizierung aller Ihrer Elemente. Lassen Sie uns nun lernen, wie man die Suche in Outlook.
Ausführen von Suchen in Outlook
Um begonnen zu erhalten suchen, klicken Sie in Outlook auf Posteingang , oder klicken Sie auf einen bestimmten Ordner. Wenn Sie auf Posteingang, werden Sie feststellen, dass der Kasten Suchen der Aktuellen Mailbox aufgelistet. Sie können klicken Sie auf die kleinen dropdown-Liste rechts und wählen Sie aus weiteren Optionen wie Aktuellen Ordner, Unterordner, und Alle Outlook-Elemente.
Wenn Sie auf Posteingang, Aktuelle Mailbox wird automatisch gewählt. Diese sucht nach allen E-mail in das gesamte Postfach, inklusive alles unter Posteingang, Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte, Postausgang, etc. Wenn Sie auf einen bestimmten Ordner, das Suchfeld wird standardmäßig der Aktuelle Ordner, die auf der Suche nach der E-Mail in einem bestimmten Ordner, einschließlich Unterordner.
Wenn Sie einen Ordner mit sub-Ordner, stellen Sie sicher, dass Sie die Unterordner aus dem dropdown-um Sie zu suchen, nur die sub-Ordner.
Jetzt, da wir wissen, dass, lassen Sie uns erfahren Sie, wie Sie verschiedene Arten der Suche in Outlook. Es gibt zwei Möglichkeiten, darüber zu gehen: über die Suche Band oder verwenden Sie die Suche-Abfrage-syntax. Wie Sie vielleicht in der Lage sein zu sagen, die letztere Möglichkeit ist eher technisch, sondern ermöglicht es Ihnen, um einige komplizierten suchen.
Über die Such-Tools in Outlook
Beginnen wir mit der einfacheren Methode, die wird gut funktionieren für die meisten Menschen. Klicken Sie in das Suchfeld, wenn Sie gewählt haben, Posteingang oder einen Ordner, und klicken Sie dann auf Suchen Werkzeuge in der Multifunktionsleiste. Werfen wir einen Blick auf all die verschiedenen Möglichkeiten.
Ganz Links ist der Rahmen, der ist der gleiche wie der dropdown-box, die ich oben erwähnt habe. Nächste Ergebnisse, die werden nicht aktiv, bis Sie eine Suche durchführen. Standardmäßig Outlook zeigt dir nur die letzten Elemente, die ein match suchen und nicht zeigen können, Sie alle Ergebnisse. Sie können auf Zählen Ältere Ergebnisse zu zeigen, alle Ergebnisse, oder Blättern Sie unten zur Unterseite der Suchergebnisse, und wählen Sie Show Mehr.
Verfeinern ist, wo können wir wirklich nachforschen und genau das finden, was wir suchen. Erstens, wie gehen wir über die Suche nach dem genauen text in Outlook? Lassen Sie uns sagen, Sie möchten, finden Sie alle E-Mails mit Ihrem SSN oder mit einem bestimmten Wort. In diesen Fällen verwenden Sie einfach die double-quotes.
Oben, ich suchte nach dem Wort , sherlock , indem Sie ihn in doppelte Anführungszeichen. Wenn das Wort in der Betreff-Zeile werden gelb markiert. Wenn Sie auf eine der E-Mails, Sie werden auch sehen, dass das Wort hervorgehoben, was sehr praktisch ist.
Das ist eine der häufigsten Arten von sucht. Eine weitere gemeinsame Suche nach dem Absender. Dies ist wirklich einfach zu tun in Outlook. Klicken Sie einfach auf die Aus – Taste auf der Multifunktionsleiste und beginnen Sie mit der Eingabe in den Namen der person oder der E-Mail-Adresse.
Wenn Sie möchten, fügen Sie weitere Suchkriterien wie sehen nur E-Mails von einem bestimmten Absender, die Anlagen hat, Sie würde klicken Sie einfach auf die Anlagen – Schaltfläche.
Sie können halten das hinzufügen von mehr Filter um das Ergebnis zu reduzieren E-Mails. Die meisten anderen Optionen sind selbsterklärend, wie Ungelesen, Markiert, Wichtig, etc. Wenn Sie möchten, um die Suche nach Datum, Sie können klicken Sie auf Diese Woche und du bekommst ein paar Optionen wie Diese Woche, Diesen Monat, Dieses Jahr, etc, aber das ist über es.
Wenn Sie möchten, um die Suche nach Datum oder sowas finden, die ältesten E-Mails in Outlook, verwenden Sie die Erweiterte Suche oder die Abfrage-syntax. Beginnen wir mit der Erweiterten Suche. Um Sie zu bekommen, müssen Sie klicken Sie auf Such-Tools wieder und wählen Sie Erweiterte Suche.
Beachten Sie, dass diese Suche sucht nur in den aktuellen Ordner, den Sie standardmäßig ausgewählt. Wenn Sie wollen, suchen alles, was Sie haben, klicken Sie auf die Durchsuchen – Schaltfläche oben rechts.
Wenn Sie wollen, suchen alles, wählen Sie Posteingang und dann das Kontrollkästchen Unterordner Durchsuchen – box an der Unterseite.
Jetzt auf dem Haupt-Bildschirm suchen, sehen Sie Mal ganz unten, aber es gibt Sie nur die gleichen Optionen, die als dropdown in der Multifunktionsleiste. Zu tun eine erweiterte Suche, klicken Sie auf die Erweiterte Registerkarte.
Hier müssen Sie bauen Sie eigene Suchkriterien. Klicken Sie auf Feld,dann gehen Sie zu Datum/Uhrzeit-Felder und wählen Sie Empfangen. Klicken Sie nun auf Zustand und nach unten scrollen, bis Sie sehen, andere Optionen wie die am oder nach, oder vorund zwischen.
Wenn du wählen zwischen, dann geben Sie ein Datum wie 01/01/2005 und 12/31/2005 und klicken Sie dann auf zur Liste Hinzufügen. Hier ist, was meine Suche aussieht.
Beachten Sie, dass Sie können halten das hinzufügen von mehr Kriterien auf der Liste, um die Ergebnisse einzugrenzen. In meinem Beispiel oben, ich bin nur gehen, um alle E-Mails in diesem Zeitraum wird wahrscheinlich zu viele.
Wenn Sie möchten, zu finden, die älteste E-Mail in Outlook, wählen Sie die auf oder vor der Bedingung und geben Sie dann einfach in jedem Datum, das Sie denken, ist ziemlich alt.
Das Datum einzustellen, je nachdem, wie viele E-Mails Sie bekommen. Es sollte ziemlich leicht zu finden, die älteste E-Mail in Ihrem gesamten Outlook-Datei mit Hilfe dieser Suche.
Ein weiterer beliebter search ist die Suche nach dem größten E-Mail in der PST-Datei. Um dies zu tun, klicken Sie auf die Weitere Optionen Registerkarte Erweiterte Suche und Sie werden sehen, eine option für die Größe unten. Wählen Sie” größer als” und geben Sie dann einen Wert in Kilobyte. Wenn Sie möchten, um alle E-Mails größer als 5 MB sind, zum Beispiel, geben Sie in 5000.
Dies sind nur einige der Suchvorgänge, die Sie durchführen können mithilfe der Erweiterten Suche. Darüber hinaus können Sie geben all das in die search-box mit Suche syntax und die gleichen Ergebnisse erhalten. Ich kann zum Beispiel geben Sie einfach messagesize:>5MB und erhalten die gleichen Ergebnisse.
Ich werde nicht gehen durch all die verschiedenen Optionen für die Suche in diesem post, da Microsoft hat eine Seite, die listet alle die verschiedenen such-syntax-Optionen. Hoffentlich verwenden die oben genannten Werkzeuge, werden Sie in der Lage zu finden, die email, die Sie suchen. Genießen Sie!