Söker igenom e-post i Outlook kan visa sig vara en tuff uppgift, om du är någon som mig med flera PST-filer och tiotusentals e-post som spänner över decennier. De flesta företagsmiljöer använder Outlook för e-post och många människor sluta med affärs-och personliga e-post som lagras i Outlook.
I äldre versioner av Outlook, du behövs för tredje part tillägg som Xobni för att söka din e-post snabbt. Tack och lov, sedan Office 2010, Microsoft har skapat en användbar sökfunktion som faktiskt fungerar och gör att du kan hitta e-post snabbt med en rad olika filter. Du kan söka efter text, adresser, bilagor, avsändare, etc och du kan filtrera efter datum, storlek, ämne, vikt och mycket mer.
I denna artikel kommer jag att visa dig hur du kan kontrollera alla dina e-postmeddelanden är indexerade av Windows och sedan hur man utför olika typer av sökningar beroende på vad du letar efter.
Observera att denna artikel förutsätter att du arbetar i Office 2010, 2013 och 2016 som dessa versioner är den bästa för att söka.
Aktivera Indexering
Innan du kan utföra blixtsnabba sökningar i Outlook, måste du se till att alla i din e-post har blivit indexerad. För att kontrollera detta går du vidare och klickar i sökrutan som du ser överst i din e-postlåda.
När du klickar i sökrutan, så får du se de sökverktyg fliken visas i menyfliksområdet. Längst till höger, klicka på Sök-Verktyg och klicka sedan på sökalternativ.
Enligt Källor, klicka på Indexering på Val – knappen.
Här kommer du till Windows indexeringsalternativ skärm där du kan välja från de olika platser som du vill ha indexerade. Om du inte ser Microsoft Outlook i listan, måste du klicka på Ändra – knappen.
Gå vidare, in i Microsoft Outlook och klicka sedan på OK.
Windows kommer att börja indexera e-post omedelbart och du kan kontrollera för att se när den är klar genom att klicka på Index Status under Sök Verktyg som visas ovan.
Du kommer att se ett meddelande som anger hur många objekt som finns kvar att indexeras och när det är klart, det ska säga att Outlook har slutat indexera alla dina objekt. Låt oss nu lära sig hur man söker i Outlook.
Utföra Sökningar i Outlook
För att komma igång att söka i Outlook, klicka på Inkorg eller klicka på en specifik mapp. Om du klickar på Inkorgen, kommer du att märka att rutan kommer att ha Sök Nuvarande Postlåda anges. Du kan klicka på den lilla rullgardinsmenyn till höger och välja andra alternativ som Aktuell Mapp, Undermapparoch Alla Outlook-Objekt.
När du klickar på Inkorgen, Nuvarande e-Postkonto automatiskt att väljas. Detta kommer att söka av alla mail i hela postlådan, inklusive allt under Inkorgen, Skickat, Borttaget, Utkorg, etc. Om du klickar på en specifik mapp, kommer sökrutan standard till Aktuell Mapp, som endast kommer att söka på e-post i just den mappen inte inklusive undermappar.
Om du har en mapp som har sub-mappar, se till att välja Undermappar från rullgardinsmenyn för att söka endast sub-mappar.
Nu som vi förstår det, låt oss lära oss hur man utför olika typer av sökningar i Outlook. Det finns två sätt att gå till väga: att använda Sök-band eller att använda sök-query syntax. Som du kanske kan tala om, det senare alternativet är mer teknisk, men låter dig skapa några komplicerade sökningar.
Att använda Sök-Verktyg i Outlook
Låt oss börja med de enklare metod som kommer att fungera alldeles utmärkt för de flesta människor. Klicka i sökrutan när du har valt Inkorg eller en mapp och klicka sedan på Sök-Verktyg i menyfliksområdet. Låt oss ta en titt på alla de olika alternativen.
Längst till vänster är den Omfattning, som är samma som den nedrullningsbara rutan som jag nämnde ovan. Nästa är Resultaten, som inte kommer att vara aktiv tills du utför en sökning. Som standard i Outlook kommer endast att visa dig de senaste objekten som matchar en sökning och kan inte du visa alla resultat. Du kan klicka på Inkludera Äldre Resultat för att visa alla resultat eller rulla ner till botten av sökresultatet och välja detaljer.
Förfina är där vi kan verkligen borra ner och hitta exakt vad vi letar efter. För det första, hur går vi om att söka efter exakta texten i Outlook? Låt oss säga att du vill hitta alla e-postmeddelanden med din SSN eller med ett visst ord. I dessa fall kan du bara använda dubbla citattecken.
Ovan, jag sökte på ordet sherlock genom att sätta det inom citationstecken. Om ordet är i ämnesraden, kommer det att vara markerat i gult. När du klickar på någon av de e-postmeddelanden du får också se ordet markeras för dig som är bekvämt.
Det är en av de mest vanliga typer av sökningar. En annan vanlig sökning genom att avsändaren. Detta är verkligen lätt att göra i Outlook. Klicka helt enkelt på Från – knapp i menyfliksområdet och börja skriva namnet på personen eller e-postadress.
Om du vill lägga till fler sökkriterier som endast kan se e-post från en viss avsändare som har bilagor, skulle du helt enkelt klicka på den Har Bilagor – knappen.
Du kan fortsätta att lägga till fler filter för att minska resultatet av e-post. De flesta av de andra alternativ som är ganska självförklarande som Olästa och Flaggade, Viktigt, etc. Om du vill söka efter datum, kan du klicka på den Här Veckan och du kommer att få ett par alternativ som denna Vecka, Denna Månad, Detta År, etc, men det är ungefär det.
Om du vill söka efter datum eller göra något som att hitta den äldsta e-post i Outlook, måste du använda den Avancerade Hitta alternativ eller frågesyntax. Låt oss börja med Avancerad sökning. För att få till det, måste du klicka på Sök Verktyg igen och välj Avancerad sökning.
Observera att detta sökningar bara den aktuella mappen du har valt som standard. Om du vill söka efter allt, du måste klicka på Bläddra – knappen längst upp till höger.
Om du vill söka efter allt, väljer du Inkorg och sedan kontrollera Sök i undermappar rutan längst ner.
Nu på de viktigaste sök skärmen, du kommer att se Tiden på botten, men det ger dig bara samma alternativ som i rullgardinsmenyn i menyfliksområdet. Gör en mer avancerad sökning, måste du klicka på den Avancerad fliken.
Här har du att bygga ditt eget sökkriterier. Klicka på Fältet,klicka sedan på gå till Datum/Tid-Fält och välj Fått. Klicka nu på Skick och bläddra ner tills du ser andra alternativ som på eller efter, eller innan, och mellan.
Om du väljer mellan, då kan du skriva in det datum som 01/01/2005 och 12/31/2005 och klicka sedan på Lägg till i Lista. Här är vad min sökning ser ut.
Observera att du kan fortsätta att lägga till fler kriterier att listan för att begränsa resultaten. I mitt exempel ovan, jag kommer bara att få alla e-postmeddelanden i den datumintervall, som förmodligen kommer vara för många.
Om du vill hitta den äldsta e-post i Outlook, välj på eller innan tillstånd och sedan bara skriva in ett datum som du tycker är ganska gamla.
Justera datum beroende på hur många e-postmeddelanden du får. Det bör vara ganska lätt att hitta den äldsta e-post under hela din Outlook-filen med hjälp av denna sökning.
En annan populär sökning är att leta efter den största e-post i din PST-fil. För att göra detta, klicka på Fler Alternativ tab i Avancerad Sök och du kommer att se ett alternativ för storlek på botten. Välj större än och skriv in ett värde i kilobyte. Om du vill hitta e-post är större än 5 MB, till exempel, skulle du typ 5000.
Dessa är bara några av de sökningar som du kan utföra med hjälp av Avancerad sökning. Dessutom kan du skriva allt detta i sökrutan med hjälp av sök-syntax och få samma resultat. Till exempel, jag kan helt enkelt skriva in messagesize:>5 MB och få samma resultat.
Jag kommer inte att gå igenom alla de olika sökalternativ i detta inlägg eftersom Microsoft har en sida som listar alla de olika söksyntax alternativ. Förhoppningsvis, med hjälp av verktygen ovan, kommer du kunna hitta e-postmeddelandet du letar efter. Njut!