Fot. Getty Images
Pamiętaj o planowanie ścieżek w parkach: jeśli pojawi się chodnik od przystanku, jej sensu zasłaniać ogrodzeniem
W każdej organizacji istnieją formalne zawarte w statucie, sądach lub instrukcji służbowych wymagania, jak i po prostu ogólnie przyjęte zasady — oni nigdzie nie pisze, ale zawsze są znane, i wszystkie one następują. Czy takie niepisane umowy źle wpływać na pracę i jeśli tak to jak z nimi walczyć?
Przykłady niepisane zasady
Wyobraź sobie zwykły dzień roboczy: istnieje zespół, który w pracy kilka projektów. Lider zespołu wybiera z nich priorytetowy, nad którym koledzy aktywnie pracują cały dzień i pomyślnie zakończyć. Ale następnego dnia drużyna otrzymuje od szefa reprymendę za to, że pracowała nad tym projektem, a nie nad innym, bardziej interesujące osobiście przełożonego. Jest to przykład bezpośredniego konfliktu: z regulaminu firmy wynika, że trzeba pracować nad projektem 1, a z niepisane zasady — że nad projektem 2, który jest ważny dla kierownika najwyższego szczebla. Występuje рассогласованность: pracownicy po prostu przestają rozumieć, że to od nich wymaga się, zgubić, produktywność spada.
Drugi przykład: pojawia się nowy projekt, o którym jeszcze nie ma dokładnych informacji, ale trzeba docenić kwotę. Kierownik idzie do fachowców z pytaniem: “Ile to będzie kosztować?” Najprawdopodobniej техотдел nie może dokładnie ocenić zadanie bez wszystkich danych, ale menedżer nalega i prosi, przynajmniej przybliżona prognoza. Specjaliści nazywają pewną kwotę, na przykład 1 mln Natywny sytuacja, ale często bywa tak, że potem kierownik przynosi w техотдел już gotowy kontrakt, w którym zarejestrowany jest ten 1 mln, ale to w pracy wskazano na pół. Z formalnego punktu widzenia prognozy, który dał dział techniczny, — nie jest to obowiązek. Ale z powodu zachowania menedżera i niepisane zasady firmy техотдел znalazł się w niezręcznej sytuacji. Do tego to przeszkadza firmie: ludzie po prostu przestają dawać prognozy, jeśli nie jesteś pewien w nich na 150%, i pracy zamyka.
Lub, na przykład, kierownik mówi pracownikom, że jest otwarty na wszelkie pomysły — zawsze gotowy, aby omówić nowe myśli w każdej postaci. Można przynosić zarys, można przychodzić z oralnymi ofert — wszystko będzie przemyślane. A potem, kiedy człowiek przychodzi z pomysłem, ludzie pytają: “A gdzie obliczony plan zysku w formie 355Z-17A?” Szef już stworzył nową проговоренное umowa — przyjdź z wszelkimi kopiami roboczymi, ale w rzeczywistości jeszcze działa stary, teraz niepisana zasada do naśladowania sposób. Powstał konflikt, który następnym razem człowiek już nigdzie ze swoim pomysłem nie pójdzie, a firma straci możliwych ulepszeń i zysków.
Dlaczego takie konflikty źle odbijają się na wydajności?
W naszym mózgu działają dwie ciekawych systemu: X-System i C-System. Pierwsza z nich odpowiada za rozpoznawanie wzorców i sygnałów. Emocje, nawyki, strach, zrozumienie nagrody, komfortu itp. — wszystko to X-System. Drugi system, C-System — to wewnętrzny menadżer, która kontroluje część mózgu. To właśnie ona odpowiada za zrozumienie i przestrzeganie zasad.
C-System działa dosłownie: jeśli jest napisane w grafice “spotkanie na 9:00”, ona tak to zrozumie — trzeba przyjść do dziewięciu. Ale jednocześnie uruchamia X-System, który, opierając się na poprzednim emocjonalnym doświadczeniu i zebranych “historii spotkań”, mówi mózg: “Do 9 przychodzić nie musi, i tak wszystko zbierze do 9:10”. A potem, za jakiś czas ludzie zaczną się spóźnić i do 9:10, a X-System na to zareaguje i będzie honk: “Przyjdź do 9:20”. I tak dalej.
Problem w tym, że X-System jest zawsze silniejsza niż C-System. C-System działa na sile woli, to świadoma część umysłu, X-System — to emocje, podświadomość. Siła woli powoli kończy, ona wymaga psychologicznego napięcia, a poddać X-System — to znaczy zgodzić się ze swoją podświadomością, zrelaksować się. Naturalnie, ludzie tak właśnie robią: najpierw starają się przestrzegać regulaminu, wydają na to siły i energię, a potem nieuchronnie blakną i zaczynają naruszać instrukcji na rzecz “ogólnie przyjętych взаимосоглашений”. W rezultacie otrzymujemy słaby, малопродуктивных i nie przestrzegających regulaminu pracowników. I to jest właśnie oficjalne, bo one, w przeciwieństwie do tajnych umów, można obejść. Przy okazji, przywódcy też wypalić: muszą trzymać w głowie nie tylko podstawowe instrukcje, ale i wszystkie “niepisane zasady” — to ogromne obciążenie, która znacznie utrudnia planowanie.
Jak radzić sobie z problemem?
Jeśli w firmie istnieje “niepisane zasady”, zespół będzie pracować właśnie z nim — to jest naturalne dla człowieka. Dlatego jedynym sposobem, aby rozwiązać problem — to jest to nieoficjalne zasady i oficjalne w pełną zgodność, zrobić je takie same, lub przynajmniej konflikt mniej wyraźne.
Do tego w pierwszym kroku trzeba wypowiedzieć wszystkie problemy. W procesie muszą uczestniczyć wszyscy pracownicy firmy. I, co bardzo ważne, żadne wypowiedzi nie powinny mieć żadnych konsekwencji. Jeśli człowiek będzie się bał, że go za to ukarany po tym, jak on się wypowie, — tu nie będzie. Niech każdy pracownik napisze na już się w niej zakochałam, na przykład, wszystko, co mu się nie podoba w pracy: co zastanawiające, co przeszkadza, co zmniejsza wydajność, itp. W tym momencie, przy okazji, zawsze już staje się łatwiejsze: zasady wypowiedział swoje, nagrywali ich, niech i już się w niej zakochałam. C-System i X-System przestają wchodzić w konflikt, a człowiek przestaje tracić siły na ich ograniczenie.
Przez parę dni po tym, gdy informacja uspokoi w głowie, analizujemy wynikowy lista skarg. W rzeczywistości, to pełną listę problemów, które uniemożliwiają ludziom wydajnie wykonywać swoje obowiązki. Na tym etapie staje się łatwiejsze przełożonego: z jakichś abstrakcyjnych i nie całkiem zrozumiałych przeszkód okazał się konkretna lista, z którym można pracować.
I w końcu, stopniowo rozwiązać wszystkie te problemy. W regulaminie zapisane jest jedno, a robią inaczej? Pamiętaj o planowanie ścieżek w parkach: jeśli pojawi się chodnik od przystanku, jej sensu zasłaniać ogrodzeniem — ludzie i tak zawsze starają się chodzić tam, gdzie im wygodnie. Znacznie łatwiej jest wyasfaltowanie drogę, zamieniając ją w schludny i piękną aleję, i wszyscy będą szczęśliwi.
Ta sama metoda działa w przypadku z zasadami firmy: jeśli jakaś zasada, na przykład w kolejności uzgodnienia projektów, regularnie i wszędzie jest uszkodzony, to może być przyczyna w tym, że to utrudnia pracę? Jeśli można to zrobić bez strat dla firm, przepisz zasady i instrukcje pod “niepisane взаимосоглашения” — zrób ich oficjalnymi i konflikty ustaną.
- Smutny rycerz. Dlaczego perfekcjonizm jest szkodliwy dla top-menedżera
redakcja poleca