In diesem Beitrag nehmen wir einen Blick auf, wie Sie verwalten Sie Ihre Outlook E-Mail besser durch eingehende Mails automatisch verschoben werden in separaten Ordnern. Wenn Sie eine Menge von E-Mail-Alltag, dies kann eine Menge Zeit sparen. Anstatt zu verbringen eine Stunde einmal in der Woche verschieben von E-Mails aus dem Posteingang in Ihre Kategorisierte Ordner, E-Mail-Regeln helfen, automatisieren Sie Ihre Posteingang-Organisation. Dies ist sehr ähnlich mit labels und filtern in Gmail.
E-Mail-Regeln können kompliziert erscheinen, und Sie können, wenn Sie wirklich wollen, um einige raffinierte Sortieren, aber wenn Sie wollen einfach nur zu bewegen, arbeiten, E-Mails an die Arbeit, die Ordner automatisch, dann ist es ein Stück Kuchen.
Damit die Regeln sinnvoll zu sein, sollten Sie zunächst einige Ordner unter dem Posteingang kategorisieren Sie Ihre E-Mail -, wie Projekte, Arbeit, Familie, etc. Sie können Ordner erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf Posteingang oder in einen beliebigen Ordner und wählen Neuer Ordner. Die folgende Prozedur funktioniert auf Outlook 2010, 2013 und 2016.
Setup-Outlook-Regeln
Jetzt, um loszulegen, öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf die Datei Registerkarte, und Sie werden sehen, die Regeln Verwalten und Warnungen Taste in Richtung der Unterseite.
Die Regeln und Alarme Hauptfenster angezeigt und standardmäßig sehen Sie möglicherweise eine Regel schon erstellt, abhängig von Ihrer version von Outlook.
Von hier aus werden Sie auf die Neue Regel – Schaltfläche, um loszulegen mit Ihrem ersten Outlook-E-Mail-Regel. Der Regel-Assistent-Dialogfeld wird pop-up und zeigt Ihnen einige gängige Regel Vorlagen. Diese sind die häufigsten und wahrscheinlich alles, was Sie jemals brauchen werden. Die häufigste Regel ist die erste aufgeführt ist, “Verschieben von Nachrichten von jemanden zu einem Ordner“. Gehen Sie voran und wählen Sie es aus, klicken Sie dann auf Weiter.
Sie werden bemerken, dass das untere Listenfeld, das heißt “Schritt 2:” bleibt an der Unterseite mit einigen unterstrichenen text. In der Realität, Sie alle haben zu tun, um setup die Regel ist, klicken Sie auf die hyperlinks für die Menschen oder der öffentlichen Gruppe und angegeben , wählen Sie die E-Mail-Adresse und wo Sie möchten, dass diese E-Mail zu gehen. Dann können Sie klicken Sie auf Beenden und du bist fertig. Jedoch, wenn Sie wollen, um die Regel komplizierter, dann auf Weiter klicken, wird Ihnen eine ganze Menge mehr Möglichkeiten:
Wie Sie überprüfen auf unterschiedliche Bedingungen in der top-Liste, die Regel-Beschreibung am unteren Rand wird auch Auffüllen, mit mehr hyperlinks. Sie können auch Regeln erstellen, die die Suche nach bestimmten Worten in der E-Mail-Körper und führen Sie dann Aktionen für diese E-Mails. Ihre nächste Aufgabe ist es, klicken Sie auf die einzelnen hyperlinks und wählen Sie die dazugehörigen Werte wie E-Mail-Adressen, Ordner, etc. In unserem Beispiel oben, Sie werden wollen, klicken Sie auf Menschen oder öffentliche Gruppe , und wählen Sie die E-Mail-Adresse.
Dann klicken Sie auf das Wort angegeben , und navigieren Sie zu dem Ordner, Sie möchten die E-Mail verschoben werden, oder klicken Sie auf Neue , und ein neuer Ordner erstellt werden unter dem aktuell markierten Ordner.
Jetzt sehen Sie im unteren Teil aktualisiert mit den tatsächlichen Werten für die Regel.
Wenn Sie auf Weiter klicken, können Sie weitere Aktionen für die Regel aus. Sie können in der Regel lassen Sie diese allein, wenn es eine einfach Regel, aber wenn Sie wollen, auch andere Aktionen ausführen, wie einen sound Abspielen, weiterleiten von E-Mail, machen Sie eine Kopie, die E-Mail auszudrucken, anderes Programm starten, führen Sie ein Skript, etc, dann kannst du das tun alle, die auf diesem Bildschirm.
Klicken Sie auf “Weiter”, wenn Sie fertig sind, und Sie werden gebracht, um das Dialogfeld Ausnahmen, wo Sie wählen können, welche Bedingungen Sie würde nicht wollen, haben von dieser Regel verarbeitet. Es sei denn, Sie haben einige eindeutigen Fällen, können Sie es leer lassen, was der Standardeinstellung entspricht.
Klicken Sie auf Weiter und wir haben endlich das Ende des Regel-Assistenten! Geben Sie der Regel einen Namen wie “Move E-Mail Freunde”, so dass Sie wissen, was es tut, wenn man es später auf. Dann, wenn Sie E-Mails bereits im Posteingang, die passen würden, die neue Regel, aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Führen Sie diese Regel auf Nachrichten bereits im Posteingang“. Sie können lassen Sie alles andere als Standard und klicken Sie auf Fertig stellen!
Jetzt können Sie Regeln erstellen, für Menschen, Newsletter, bank – /kreditkartenauszüge und was Sie sonst noch denken können, um zu starten Verwaltung Ihrer Outlook E-Mails effizient!