I ditt profesjonelle liv e er trolig en av de viktigste middel for kommunikasjon. Du gjør det på en daglig basis, og hvis du er noe som meg, du er på å drukne i det.
Sikker, kan du dedikere en viss time eller to om dagen spesielt for å administrere din e-post. Men hvis du bruker 10 minutter eller lenger på alle svar, e-post vil snart ta over hele dag – og slå Gmail-postvarsler ikke kommer til å spare deg for.
Det er derfor å lære å skrive en profesjonell e-post for å få svar OG tar ikke mer enn et par minutter å skrive er viktig. Heldigvis, i dag du trenger ikke å være en stor forfatter eller en produktivitet guru for å oppnå dette. Det handler om å finne den rette strategi og et sett av verktøy for å gå med det.
Sette Opp E-Post Maler (Hermetisert Svar)
Å lage e-postmaler er en flott måte å spare tid for de som ofte får samme spørsmål eller kommentarer via e-post. Ta en dag til å sette opp hermetisert svar, og du vil ikke lenger trenger å skrive de samme svarene som er ti ganger om dagen. Både Gmail og Outlook har denne funksjonen, som vil hjelpe deg å spare tid og automatisere din e-post for gratis.
Her er hvordan du setter opp profesjonell e maler i Gmail i bare noen få klikk:
- Etter at du har logget på kontoen din, klikker du på tannhjulikonet, og velg Innstillinger.
- Gå deretter til Avansert , og klikk på Aktiver ved siden av Maler alternativ. Bla ned til bunnen av siden for å lagre endringene.
- Nå kan du begynne å jobbe med din egen e-post maler. Skriv inn teksten du ønsker å spare til en ny e-post. Deretter klikker tre vertikale prikker nederst til høyre og velge Maler for å lagre ditt utkast som mal.
Du kan opprette maler for svar som inneholder lange avsnitt, så vel som rask 2-3 setning svar. Du vil bli overrasket over hvor mye tid de vil spare deg for i fremtiden.
Nettverk E-Post
I tilfelle problemet er ikke å bruke e-post maler, men å lage dem, gi Nettverk, e-Poster et skudd. Det er et web-verktøy med dusinvis av e-post maler som kan hjelpe deg å vokse din profesjonelle nettverk.
Opprettet av Gjenoppta Formulert, Nettverk, e-Post er en stor ressurs for å optimalisere din kommunikasjon. Noen eksempler på maler de tilbyr inkluderer kalde/varme introduksjoner, følge opp med en ikke-responder, og selv skriver takk notater.
Hver mal også kommer med nyttige tips og forslag som kan ytterligere forbedre din kommunikasjon med mottakeren.
Du kan bruke søk eller bla gjennom listen for å finne riktig e-post. Deretter er alt som er igjen å gjøre er å kopiere-lim det inn i din meldingsboks og endre noen detaljer.
Word Counter Plus
Hvis du er noen som skriver mer enn 10 e-poster om dagen, er det viktig å beholde noen av dem kort og konsis. Så hvis du ofte ender opp med e-post som er altfor lang, kan du vurdere å bruke et ord teller verktøy for å stoppe deg. En Chrome-utvidelse Word Counter Plus kan gjøre jobben for deg.
Uthev tekst i e-posten din og få det antall ord og tegn du har brukt i ett klikk. Deretter kan du gå videre til å enten fortsette å skrive e-post eller bryte den opp før det blir to arvinger.
DraftMap
Du kan finne mange gode verktøy som kan hjelpe deg å skrive bedre og dermed kutte ned tiden du bruker på korrektur og skriver din e-post. DraftMap er en av dem. Tror Grammarly eller Hemingway, pluss det også kontrollerer for unødvendige ord repetisjon og hjelper deg å holde seg til en skriftlig stil.
Denne Chrome-utvidelsen gir deg sanntid forslag på å skrive at det er fargekodet. Det vil hjelpe deg å unngå å bruke passive voice, skrivefeil, klisjeer, samt råd om din e-post er den lettere å lese. Alle forslag er basert på Ernest Hemingway ‘ s regler for å skrive. DraftMap er spesielt nyttig som alle prosesser skje rett inni din e-sammensetning-boksen.
Ikke bekymre deg hvis du fortsatt har uthevet ord etter at du er ferdig med å redigere din e-post. Mottakeren vil ikke se farger, forslagene er bare synlig for deg.
E-Posten Din Kan Bli Bedre
E-posten din Kan Bli Bedre er et online verktøy utviklet for å redusere tiden du bruker på å administrere e-post ved å utdanne alle på den beste e-post praksis.
Når du skriver en profesjonell e-post du følger visse regler. Som gjør at meldingen har en klar emnelinjen eller drar ut unødvendige vedlegg. Du vil bli overrasket over hvor ofte folk bryte disse reglene, som til slutt resultater med begge parter å bruke mer tid og krefter.
E-posten din Kan Bli Bedre har en liste på 10 vanlige feil. Hvert av punktene kommer med en forklaring og eksempler på hvordan du kan bedre din e-post. Dette kan komme godt med i tilfelle du ønsker å fortelle dine kollegaer om disse reglene, men vet ikke hvordan til å gjøre det. Du kan enten bruke dine egne ord, eller sende dem en kobling til E-posten Din Kan Bli Bedre til å illustrere poenget ditt.
Vi ønsker alle våre e-post ble helt automatisert, og ikke krever noen oppmerksomhet i det hele tatt. Mens det er ikke akkurat mulig i dag, hver lille hjelper. Enten det er å kutte ned på din e-post lengde eller timing deg selv når du skriver, når du etablere noen regler du vil legge merke til den første forbedringer.
Hvis du bare ikke kan slutte å skrive lange tidkrevende e-post, kanskje det er på tide å gi opp e-post fullstendig. Prøv å bruke din Customer Relationship Manager (CRM) eller Slakk til å utveksle meldinger med dine medarbeidere i stedet. Om ikke annet, vil det hjelpe deg med å bruke mindre tid på e-post.