Om du är bara att komma igång med Google Docs, dess omfattande funktioner och tillägg kan vara lite överväldigande. Här är några tips för att hjälpa dig att komma igång med detta kraftfulla alternativ till Microsoft Word.
Vad är Google Docs?
Om du har hört talas om Google Docs innan, känn dig fri att hoppa framåt. Om du har aldrig hört talas om det förut, här är en snabbkurs i vad du behöver veta. Vi kommer att gå igenom grunderna och få dig borstad med vad Google Docs är och hur du kan komma igång direkt.
Google Docs är en kostnadsfri, webbaserad ordbehandlare som erbjuds av Google som en del av den fullständiga office suite—Google Drive—att konkurrera med Microsoft Office. Den andra stora tjänster som ingår i molnet-baserade suite är Kalkylark (Excel) och Presentationer (Powerpoint).
RELATERAT: Vad är G-Sviten, i alla fall?
Google Docs är tillgängliga på alla enheter och plattformar, allt du behöver är en internetanslutning och en webbläsare (eller, i fallet med mobil, det gäller appar). Google gör resten och hanterar konsekvenserna av den tunga lyft samtidigt som det körs programvaran i molnet.
Dokument stöder flera olika filformat, inklusive .doc, .docx .txt, .rtf, och .odt, vilket gör det enkelt att visa och konvertera Microsoft Office-filer direkt från Google Drive.
Och eftersom Docs är en online-ordbehandlare, kan du dela och samarbeta med flera personer på samma dokument, spårning revideringar, ändringar och förslag i realtid.
Har du hört tillräckligt? Låt oss komma igång.
Hur du Registrerar dig för ett Konto
Det första du måste göra innan du kan använda Google Docs är ett registrerar dig för ett Google-konto (en @gmail-konto). Om du redan har ett konto, känn dig fri att gå vidare till nästa avsnitt. Om inte, går vi över det enkla sättet att skapa ett Google-konto och du får ställa upp med Docs.
Chef över till accounts.google.com klicka på “Skapa Konto” och sedan “För mig Själv.”
På nästa sida måste du lämna en del information för att skapa ett konto, som för-och efternamn, användarnamn och lösenord.
Också, du måste kontrollera att ditt telefonnummer för att göra säker du är en verklig människa och inte en bot.
När du har verifierat ditt telefonnummer, de efterföljande sidor kräver att du kan ge en återhämtning e-postadress, födelsedatum och kön, samt komma överens om att sekretesspolicy och användarvillkor. Avsluta det, och du är den stolta nya ägare av ett Google-konto.
Hur man Skapar ett Tomt Dokument
Nu när du har ett Google-konto, är det dags att skapa ditt första dokument. Huvud på över till Google Docs och placera markören på den multi-färgade ” + ” – ikonen i nedre högra hörnet.
Den + förvandlas till en blå penna ikon, klicka på den.
Chrome Pro-Tips: Om du använder Google Chrome, kan du skriva dokument.nytt i Adressfältet och tryck på Enter för att automatiskt skapa och öppna ett nytt tomt dokument.
Hur man Importerar ett Microsoft Word-Dokument
Även om du är ny till Google Docs, kanske du redan har en samling av Microsoft Word-filer som du vill kunna använda. Om så är fallet, då du kommer att behöva ladda upp alla dina Word-dokument innan du kan visa dem. Även om det kanske inte stöd för några av de mer avancerade funktioner och formatering av vissa Word-dokument, det fungerar ganska bra.
När du importerar ett Word-dokument kan du antingen använda Google Docs eller Enheten för att ladda upp dina filer. Båda metoderna låter dig dra och släppa en fil från din dator direkt i webbläsaren för enkel uppladdning. Enheten rymmer alla dina uppladdade filer, men för enkelhetens skull, när du bege dig till de Dokument hemsida, det visar du dokument-filer typ.
Från Google Docs hemsida, klicka på mapp-ikonen i längst upp till höger, klicka därefter på “Ladda upp” – fliken.
När Ordet uppladdning, Dokument öppnas det automatiskt, redo för dig att börja redigera, dela och samarbeta.
För att öppna ett Word-dokument som du vill redigera, klicka på filen med den blå ‘W’ bredvid filnamnet från ditt Google-Docs hemsida.
Klicka antingen visa Word-fil eller redigera det i Dokument.
När du är klar med dokumentet, kan du ladda ner dokumentet tillbaka till DOCX eller PDF, ODT, TXT, HTML-eller EPUB-format. Klicka på Fil > Ladda ner, klicka sedan på önskat format, och det kommer att ladda ner direkt för att där spara filer från din webbläsare.
RELATERAT: Hur du Importerar ett Word-Dokument i Google Docs
Hur vill Kontrollera Stavningen i Google Docs
Nu när du har ett par dokument, är det dags att se till att din stavning och grammatik är korrekt. Docs är utrustad med en spell-checker alla redo att gå för dig—när du stavar något, det understryker fel med snirkliga linje som instruerar dig att göra en förändring.
Detta bör vara på som standard, men du kan vara säker på Verktyg – > Stavning > Understryka Fel.
För att se stavningsförslag och förslag, höger-klicka på ordet med raden under. Alternativt, eller tryck på Ctrl+Alt+X (Windows) eller Kommando+Alt+X (Mac) för att öppna Stavningskontroll och Grammatik verktyg.
Ett annat sätt att komma åt stavningskontroll är att klicka på ikonen med en En och en bock. Detta gör att verktyget och tolkar ditt dokument för stavning och grammatik.
Tillsammans med en spell checker, Google Dokument levereras med en inbyggd ordbok och lexikon. Allt du behöver göra är att markera ett ord, högerklicka på den, klicka sedan på “Ange [word].”
Medan detta bör komma igång, vi har en djupare dyk in Dokument’ stavningskontrollen om du vill ha mer info.
RELATERAT: Hur vill Kontrollera Stavningen i Google Docs
Hur du Samarbeta med Dokument med Andra
En av de bästa funktionerna i Google Docs är förmågan att skapa en delad länk som låter vem som helst med det att antingen visa, föreslå ändringar eller redigera ditt dokument. Istället för att skicka en fil fram och tillbaka mellan medarbetare, du kan göra ändringar och förslag alla på en gång, som om du var alla kurade under samma dator i realtid. Den enda skillnaden är att varje person har sin egen text inlägg markören för att använda på sin egen dator.
Från det dokument som du vill dela, klicka på den blå knappen “Dela” för att välja hur och med vem du vill skicka en länk till din fil. Du kan skriva in e-postadresser manuellt eller klicka på “Få delbar länk” i övre högra hörnet för att dela ut inbjudan själv.
Från drop-down menyn kan du ändra hur mycket makt den delade user(s) har över filen när du väljer ett av dessa alternativ:
- Av: Delning är inaktiverad. Om du tidigare delade en länk med andra, det kommer inte längre att fungera och återkallar tillstånd som de en gång hade.
- Alla som har länken kan redigera: Ger den delade användare full läs – /skrivåtkomst. Att de fortfarande inte kan ta bort det från din Hårddisk, men detta är bara för innehållet i filen.
- Alla som har länken kan kommentar: Låter delade användare att lämna kommentarer om så önskas—det här är bra för laget projekt.
- Alla som har länken kan visa: Delade användare kan visa filen, men kan inte ändra den på något sätt. Detta är standardinställningen när du delar en fil, och det bästa alternativet om du försöker dela en fil för nedladdning.
Du kan göra mycket mer med dessa delbara länkar, som också arbetar med andra Drive-filer och på mobil. För en djupare titt på hur dessa länkar fungerar och hur man skapar dem, kolla in våra inlägg.
RELATERAT: Hur att Skapa Delbara Länkar för att Hämta Filer på Google Drive
Hur man kan Se Alla de Senaste Ändringar i ett Dokument
När du delar dokument med andra, det är svårt att hålla reda på alla små förändringar som sker om du inte är närvarande. För att det är revisionshistorik. Google Docs håller koll på alla förändringar som sker i ett dokument och grupperar dem i perioder, hålla skräpar ner. Du kan även återställa en fil till någon av de tidigare versionerna i historia med ett musklick.
Du kan visa en lista över alla de senaste ändringarna genom att klicka på File > versionshistorik > Se versionshistorik.
RELATERAT: Hur att Se de Senaste Ändringarna till Ditt Google-filer i Dokument, Kalkylark eller Presentationer Fil
Hur talar för att Redigera ett Dokument
Om du är ägare av ett dokument och föredrar för medarbetare att ha att föreslå ändringar till din fil (i stället för att direkt redigera dem), kan du ställa in åtkomstbehörighet till “Förslag.” Detta låter andra göra en redigering av ett dokument utan att oroa dig för andra stöka om i din fil. När en medarbetare gör en edit, får ägaren ett e-postmeddelande om den föreslagna redigera och kan välja att behålla eller kasta ändringarna.
Om ni tittar längst upp till höger i fönstret dokument, kommer du att se ditt nuvarande tillstånd. Om du ser “Tyder på” då är du bra att gå. Om du ser “Redigera” eller “Visa” och sedan klicka på den knappen och sedan klicka på den “Tyder på” alternativ.
RELATERAT: Hur talar för att Redigera i Google Docs
Hur att Hitta Ord och sidantalet
Som standard kan Google Docs inte visa word-eller sidnumrering, men det är lätt att kontrollera dem utan att en manuell sammanräkning. Så, om du har en strikt gräns ord för ett uppdrag eller vill hålla koll på det belopp som du skriver, kan du se information för att ditt arbete med ord. Du kan även markera text från valfri punkt för att kontrollera hur många ord det finns i urvalet.
För att visa dina dokument med ord/sida räknas, klicka på Verktyg > sidnumrera, eller tryck på Ctrl+Skift+C i Windows och på Command+Shift+C på Mac.
Du kan också hitta ord för en viss sträng av text genom att markera den, och hoppar tillbaka till Verktyg > sidnumrera (eller använda tangentkombinationen).
RELATERAT: Hur att Hitta Sidan och Räkna Ord i Google Docs
Hur man Använder Google Dokument Offline
Vad händer om du behöver för att få åtkomst till Google Docs men inte har en internet-anslutning? Även om Google Docs är en webb-baserad produkt, det betyder inte att du inte kan använda den offline. Du behöver ladda ner ett tillägg för Chrome och se till att du har aktiverat fil för användning offline i förväg. Alla ändringar du gör i filen uppdatera den nästa gång du ansluter till internet.
Efter att du ladda ner den officiella tillägg för Chrome, gå till Google Docs hemsida och i det övre vänstra hörnet, klicka på Hamburger meny > Inställningar. När du är här, växla till “Offline” till On-läge, klicka sedan på “OK”.
För att spara utrymme på din lokala dator, Google bara nedladdningar och gör de senast öppnade filer tillgängliga offline. För att manuellt aktivera en fil, klicka på de tre prickarna ikonen, sedan växla “Tillgängliga Offline” till “På”.
RELATERAT: Hur man Använder Google Dokument Offline
Hur du Lägger till sidnummer i ett Dokument
Sidnummer är ett visuellt verktyg som används för att visa läsaren vilken sida de är på. De kan också hjälpa dig att organisera fysiska ark av papper och placera dem i rätt ordning (du vet—om du skriver ut dem). Google Docs inte automatiskt generera sidnummer i-filer, måste du lägga till dem manuellt, men det är lätt att lägga till dem i sidhuvudet eller sidfoten i ditt dokument.
Att lägga till ett sidnummer på alla sidor, klickar du på Infoga > Header & Page Number > sidnummer. Du kommer att se ett popup-fönster där du kan välja en sida antal stil.
RELATERAT: Hur du Lägger till sidnummer till Google Docs
Hur att Styra Marginaler i Google Docs
Marginalerna är den vita utrymme som gränsar till dina dokument på alla sidor. Eftersom marginalerna skapa en osynlig gräns, när du minskar marginalen storlek, kan du öka mängden utrymme på sidan. Om du behöver ändra den mängd utrymme på kanterna på alla en fil sidor, då du behöver för att hantera sina marginaler med linjal längs sidan och överst i dokumentet.
Om du hellre vill ange marginaler manuellt, klickar du på Arkiv > utskriftsformat anger mängden vitt utrymme som du vill se på varje sida, klicka sedan på “OK”.
RELATERAT: Hur att Styra Marginaler i Google Docs
Hur man Lägger till en textruta till ett Dokument
Lägga till textrutor för att Google Docs är ett bra sätt att lyfta fram relevant information och dra uppmärksamhet till specifika delar av ett dokument. Men för att skapa ett är inte en enkel process och är dolda i en osannolik plats: från rit-funktionen.
För att komma åt Rita-menyn går du till Infoga > Ritningen och klicka på textrutan ikonen i menyraden.
Nu, klicka och dra musen för att skapa en textruta i utrymmet, och sedan lägg till önskad text.
Klicka på “Spara & Stäng” för att infoga textruta i dina dokument när du är klar.
RELATERAT: Hur man Lägger till en Text i Google Docs
Hur man Lägger till en Innehållsförteckning
En innehållsförteckning är ett sätt att visa läsare varje ämne/kapitel som anges i dokumentet. Denna funktion automatiskt genererar en och använder länkar för att hoppa till varje avsnitt när du klickar. Så om du har ett stort dokument, detta gör att vem som helst snabbt tillgång till särskilda delar utan att behöva bläddra igenom det hela.
Klicka på Infoga > Tabell över Innehållet, och klicka sedan på något av de två alternativen. Det första alternativet är en vanlig text innehållsförteckning med siffrorna på höger sida avsedd för tryckta dokument. Det andra alternativet inte använda sidnummer men istället infogar länkar för att hoppa till det noterade avsnitt för dokument för att visa på nätet.
Observera att för att skapa en automatiskt genererad innehållsförteckning som länkar till specifika delar av ditt dokument, måste du formatera varje kapitel eller titel—med hjälp av Google Docs inbyggda header stilar. Detta låter Docs vet hur man fyller i den tabell och lägga till klickbara länkar.
RELATERAT: Hur man Skapar en Innehållsförteckning i Google Docs
De Bästa Google Docs Add-ons
Nu när du lärt dig alla grunderna till Google Docs, du kan bli en verklig kraft användare med tillägg av add-ons. Add-ons är en hel del som tillägg för webbläsare, men är specifika för Google Docs och låta dig få ytterligare funktioner från tredje part utvecklare. Du kan installera verktyg för att öka produktiviteten med ytterligare korrekturläsare, dokument att underteckna apps, en handling som översättare, och även en rubrik skapare för lärare.
RELATERAT: De Bästa Google Docs Add-Ons
LÄS NÄSTA
- “Hur Film Med Din Egen Gröna Skärmen med Hjälp av Din iPhone
- “Hur till Skapa och Installera en SSH-Nycklar Från Linux Shell
- “Du Kan Ångra Skickar I Outlook, Precis som i Gmail
- “Gå Viral Är Ofta det Enda Sättet att Få Bra kundservice
- “Hur att Titta på den 2019 US Open Online (Utan Kabel)