Om du har använt e-postkontot cleanup tool, då har du sett Arkivera automatiskt-knappen, men du får vara försiktig med hur det fungerar och vad det kommer att göra. Här är vad den gör och hur du kan få det att använda.
Klicka på Arkivera automatiskt-knappen gör att en process för att svinga igenom alla mappar i Outlook och tillämpa alla Arkivera automatiskt de regler som du har satt upp (oroa dig inte, standard Arkivera automatiskt regel är att göra ingenting, så du kan inte göra någon skada genom att klicka på knappen). Men om du vill flytta gamla objekt till ett arkiv där de är ur vägen, Arkivera automatiskt är hur du automatisera processen. Låt oss gå genom att ställa upp det och kör det.
Hur för att Slå På Arkivera automatiskt
För det första, måste du slå på Arkivera automatiskt och välja inställningar för det. Gå till Arkiv > Alternativ > Avancerat och klicka sedan på “Inställningar för Arkivera automatiskt” – knappen.
Så länge som “Kör Arkivera automatiskt var” alternativet är avstängd (vilket är standard), Arkivera automatiskt kommer aldrig att köra.
När du slår på “Kör Arkivera automatiskt var” alternativet på alla de alternativ som finns nu.
Till skillnad från Mappen Sanering, som har ett fönster med inställningar i Filen Alternativ och sedan kan du köra dessa inställningar mot någon mapp du vill som en manuell uppgift, inställningar för Arkivera automatiskt visas här är standardinställningarna. Varje mapp har Arkivera automatiskt påslagen kan använda dessa standardinställningar, eller du kan använda olika inställningar för olika mappar om du vill. Vi kommer att gå igenom hur man gör det senare, men för nu, låt oss titta på standardinställningarna.
Hur Man Ställer Upp För Arkivera Automatiskt
Den första sak att notera är att en gång för Arkivera automatiskt slås på, det kommer att köras varje 14 dagar. Du kan ändra detta med Upp och Ner pilarna eller genom att skriva ett nummer och du kan välja ett värde mellan 1 och 60 dagar. Du kan skriva in ett tvåsiffrigt nummer, men om det är mer än 60, Outlook visas ett felmeddelande när du klickar på “OK”, och du måste ändra värdet innan du kan spara.
Nästa alternativ—”fråga före automatisk arkivering kör”—ger dig möjlighet att välja med Outlook visar du en fråga före automatisk arkivering sker. I denna fråga gör att du kan granska inställningarna eller avbryt med det här loppet i Arkivera automatiskt-om du vill.
Resten av inställningarna relaterade till det objekt arkiveras, och vad som händer under arkiv process. Det första alternativet här—”ta Bort inaktuella objekt (e-post mapp)”avser e-postmeddelanden som har haft ett utgångsdatum lagt till dem. Detta kommer inte att påverka uppgifter eller händelser, även om du stänger Arkivera automatiskt för dessa mappar.
Resten av inställningarna gäller för alla objekt, inte bara e-post. Detta innebär att händelser i kalender, uppgifter, anteckningar och journalposter.
Förutsatt att du lämnar “Arkivera eller ta bort gamla objekt” är påslaget, de förvalda inställningarna för Outlook för att flytta objekt äldre än 6 månader för att en ny, separat .pst-fil som heter Arkiv (standard), och göra dem synliga i navigeringsfönstret i Outlook så att du kan få tillgång till den arkiverade objekt när du vill. Du kan ändra “är Rent ut objekt äldre än” värde till allt från 1 dag upp till 60 månader, och välj en annan .pst-fil för att arkivera objekt i, eller välja att “Permanent ta bort gamla poster.”
Du ska veta att denna radering går förbi mappen med Borttagna Objekt, och dina objekt kommer att tas bort från Outlook helt och hållet. Du kan fortfarande kunna komma åt det på din e-postserver, beroende på dina inställningar, men du bör inte lita på detta. Bara välj det här alternativet om du vill ta bort poster för evigt.
När du klickar på “OK” för Arkivera automatiskt ska slås på. Det kommer att köras i linje med “Kör Arkivera automatiskt var” värde du har valt (var 14: e dag (default), från och med idag. Så när du slår på den bör du förväntar dig att köra ganska snabbt. I våra tester, det tog mindre än tio minuter mellan sätter på den och få snabb att berätta för oss Arkivera automatiskt var på väg att köra. Arkivera automatiskt körs bara av standard på några mappar, så om du vill ha det till att köra på specifika mappar—eller om du vill anpassa hur det går på olika mappar—här kan du hålla behandlingen.
Hur man Slår På och Anpassa Arkivera automatiskt för Olika Mappar
När du vänder dig Arkivera automatiskt om den bara körs som standard mot följande mappar:
- Skickat
- Borttagna Objekt
- Kalender
- Uppgifter
Om du vill ha det till att köra på någon annan mapp, måste du slå på den för varje mapp (eller stänga av den på någon av de fyra mappar, mot vilka du inte vill ha den för att köra). Gör detta genom att högerklicka på mappen i navigeringsfönstret och klicka på “Egenskaper”.
Du kan också få tillgång till mappen egenskaper genom att välja Mapp > Mapp Egenskaper i menyfliksområdet. (För mappar som Kalender och Uppgifter som inte dyker upp i navigeringsfönstret, detta är det enda sättet att komma åt mappen egenskaper.) Det finns också möjlighet att gå direkt till Inställningar för Arkivera automatiskt, vilket sparar du en steg när du är inne i Mappen Egenskaper.
I Mappen i fönstret Egenskaper, klicka på fliken Arkivera automatiskt för att komma åt inställningar för mappen.
För de flesta mappar, “inte arkivera objekt i mappen” inställningen kommer att vara på som standard. Detta innebär att när Arkivera automatiskt-processen körs, mappen kommer att ignoreras och att inga poster i det arkiveras. Om du vill att mappen ska ingå, slå på “Arkivera objekt i denna mapp med standard inställningar” alternativet.
Alternativt, om du vill att Arkivera automatiskt inställningarna för den här mappen för att skilja sig från standardinställningarna, slå på “Arkiv-mappen med hjälp av dessa inställningar” och ändra inställningarna efter dina önskemål.
Om du vid något tillfälle du vill återställa alla mappar för att använda standardinställningarna, kan du gå tillbaka till Arkiv > Alternativ > Avancerat > Inställningar för Arkivera automatiskt och klicka på “Använd dessa inställningar för alla mappar nu” – knappen. Som kommer att förändra alla mappar som har “Arkiv-mappen med hjälp av dessa inställningar” slås på “Arkivera objekt i denna mapp genom att använda standardinställningarna” påslagen i stället.
När du har fått Arkivera automatiskt standard-inställningar och de inställningar per mapp som du vill, du kan lämna den process tyst i bakgrunden, vilket frigör utrymme för dig och hålla dina mappar från att bli alltför tungrott.