E ‘ abbastanza comune per condividere il tuo calendario in Outlook, e in molte aziende, tutti i calendari di Outlook sono visibili per tutto l’ufficio per impostazione predefinita. Ma si può dare a qualcuno un livello molto più alto di visibilità e di controllo, delegando il tuo account in modo da poter creare e rispondere alle riunioni ed e-mail. Vediamo come funziona.
Di delegare la cassetta postale per qualcuno, fare clic su File > Impostazioni Account e quindi fare clic su “Accesso Delegato di comando”.
Questo apre i Delegati finestra, che sarà vuota la prima volta che lo si apre. Fare clic sul pulsante “Aggiungi” per impostare un delegato.
Questo apre l’Elenco Indirizzi Globale (l’elenco di tutte le persone nella vostra azienda), in modo da poter scegliere un delegato. (Non è possibile delegare l’account a qualcuno al di fuori del tuo dominio di posta elettronica, il che significa che se il vostro indirizzo e-mail è jane@mycompany.com si può solo delegare la cassetta postale di una persona con un indirizzo di posta elettronica che termina con “@mycompany.com.”)
Selezionare la persona a cui si delega e quindi fare clic su “OK” per aprire il Delegato Autorizzazioni.
Le autorizzazioni predefinite dare il delegato Editor diritti per il vostro elenco di Attività e Calendario, ma non consentono alcun accesso alla vostra casella di Posta, Contatti e Note. Tuttavia, è possibile modificare i permessi di default per qualsiasi di queste categorie. Le opzioni sono:
- Nessuno: Il delegato non ha accesso.
- Scritto da: Il delegato può leggere gli articoli, ma non modificarli.
- Autore: Il delegato può leggere e creare elementi, modificare ed eliminare gli elementi che creano (come le richieste di riunione o attività).
- Editore: Il delegato può fare tutto quello che un Autore può fare e può anche modificare e cancellare le voci che hai creato.
Se si desidera solo il delegato a gestire il calendario (e i compiti che possono essere assegnati ad altre persone), quindi i permessi di default funziona bene. Il Delegato riceve una copia dei messaggi relativi a riunioni inviati a me” l’opzione è attivata, in modo che il delegato non ha bisogno di accedere alla vostra casella di posta. Le convocazioni di riunione e le risposte vengono inviate automaticamente quando questo è acceso.
Il delegato non vedere le riunioni e gli appuntamenti che hai creato e contrassegnato come privato; ti basta vedere che c’è un appuntamento privato. Se si desidera loro di vedere (e modificare) i tuoi appuntamenti privati, accendere la “delega è possibile visualizzare gli elementi personali” opzione.
Infine, è di solito una buona idea per passare su “invia Automaticamente un messaggio di delegare il riepilogo di tali autorizzazioni” opzione, in modo che il delegato sa che non hai il permesso di accedere alla cassetta postale.
Fare clic su OK per tornare ai Delegati del pannello. Le tre opzioni in basso che sono stati disattivati prima dell’aggiunta di un delegato sono ora disponibili.
L’opzione di default—richieste di convocazione sono inviati al tuo delegati, e una copia viene inviata a voi per riferimento—opere per la maggior parte delle persone, ma il cambiamento di una delle altre opzioni, se si desidera.
Una volta che si fa clic su “OK” il delegato aggiunto. Si può ora aggiungere la cassetta postale per il loro profilo di Outlook e accedere a tutto quello che hai permettere loro di accedere.