Server-side-regler som körs på servern i stället för i Outlook-klienten, så att de låter dig tillämpa regler innan meddelanden någonsin träffar ditt system. Här är hur de fungerar och vad du kan göra med dem.
Vad Är Server-Side-Regler?
När du ställer in normal regler i Outlook, de fungerar bara när de Outlook-program som är öppna på ditt system. Dessa kallas client-side regler eftersom de arbetar i Outlook-klienten app. De är bra för saker som filtrering av e-post i olika mappar, eftersom reglerna brand utanför när du öppnar Outlook eller när någon meddelanden träffa din inkorg.
Men vad händer om du vill ha regler som brand utanför när Outlook är stängt, som vidarebefordrar meddelanden till en kollega medan du är på semester? För det behöver du server-side-regler, som arbetar på den server som sköter din e-post oavsett om du har Outlook öppet på din dator. Outlook kan du skapa dem också, så låt oss steg genom processen.
Varning: Server-side regler fungerar om du använder Microsoft Exchange för att din e-postserver (antingen cloud-baserade O365 eller en lokal Exchange-server), men inte om du använder Outlook för att hantera post från en leverantör som Gmail eller Yahoo!. Du kan fortfarande ställa upp med en out-of-office-reply och regler för ett icke-Microsoft-konto, men du måste lämna Outlook på och kör. Om det är vad du behöver, vi har fått instruktioner för dig.
Hur man sätter Upp en Server-Side Regler
Du skapar normal (klientsidan) bestämmelser i Reglerna Manager genom att gå till Hem > Regler, men som vi inte använder dem. I stället för att gå till Arkiv > Alternativ och klicka på “Automatiskt Svar” – knappen.
Att börja göra en server-side regeln, klicka på “Regler” – knappen.
Detta tar upp den Automatiska Svar Regler panel, och som ni kan se, det är inte mycket du kan göra utom klicka på “Lägg till Regel” – knappen.
Redigera Regel i fönstret som öppnas är där du kan bilda din nya server-side regeln.
Du ska se till att alternativen för dessa regler är mycket enklare än i de Regler som Manager. Detta beror på att du är begränsad till åtgärder som kan utföras av servern. Om du vill att Outlook ska spela ett visst ljud när en e-post från din chef kommer, du kan bara göra det med en client-side regeln.
Låt oss säga att ett team är borta, och de vill ha någon e-post om Hur-Att-Nörd för att flyttas till en särskild mapp och vidarebefordras till en specifik person. För det första, att de skulle välja “Skickas direkt till mig” – alternativ. Nästa, de skulle skriva “Hur-Att-Nörd” i ämnesraden. De skulle därefter välja “Kopiera till” och välj en mapp. Och slutligen, de skulle kolla på “Forward” – alternativ, välj mottagare från adressboken och klicka sedan på “OK”.
Regeln lagts till i listan av server-side regler och då kommer att köra oavsett om Outlook är öppet.
Du kan lägga till så många av dessa regler som du gillar. Och självklart, du kan göra mer med dem än de enkla exempel har vi visat här. Du kan använda dem för att ändra vikten av meddelanden från specifika kontakter eller som innehåller vissa ord i ämnet. Eller så kan du ha en server-side regeln bort vissa typer av meddelanden innan de ens når din inkorg.