Als je in een kantoor werkt, dan is de kans groot dat u veel tijd besteden aan het omgaan met e-mail, waarschijnlijk in Microsoft Outlook. Het is de moeite waard het nemen van een beetje tijd om Outlook te geven de informatie die u nodig hebt. Voor e-mail, de beste manier om dit te doen is met map uitzicht. Hier is hoe ze werken.
Wat Is een Map?
Elke plaats is, u houd uw e-mail in Outlook—of het nu over het postvak in, verzonden items, archief, verwijderde items, of een andere plaats—is een map. Elk van deze mappen ziet er hetzelfde uit standaard, met kolommen bevatten metagegevens over de e-mail als afzender, onderwerp, datum en tijd van ontvangst, enzovoort. Outlook groepen de e-mails door de datum (met de nieuwste bovenaan), stijlen ongelezen berichten in de vetgedrukte blauwe tekst en toont de berichten die u hebt gelezen in een gewone zwarte letters.
Dit is de standaard map te bekijken.
Maar u kunt dat beeld te veranderen als u wilt. Je zou kunnen leiden tot een verschillende weergave voor elke map of u kunt de weergave van een map die u wilt en breng het aan elke map. Outlook heeft zelfs een aantal alternatieve ingebouwde weergaven u kunt beginnen.
Hoe om te wisselen naar een Ander Ingebouwde Bekijken
Om te beginnen, laten we het veranderen naar een van de andere ingebouwde uitzicht door te klikken op Beeld > Weergave Wijzigen.
De Compacte weergave is standaard dat iedere map wordt gebruikt, maar u kunt dit wijzigen naar een van de andere twee:
- Single: hiermee verwijdert u de Datum groeperen en laat al uw berichten in een eenvoudige lijst.
- Voorbeeld: Dit (enigszins contra-intuïtief) verwijdert het deelvenster Voorbeeld.
Het Aanpassen van de Bestaande Bekijken
U kunt de huidige map bekijken door te klikken op beeld > Weergave-Instellingen.
Hiermee opent u de Geavanceerde Weergave-Instellingen venster, waar u kunt allerlei dingen over het uitzicht.
We zullen het wijzigen van de weergegeven kolommen en de soort instellingen als voorbeeld. Klik op “Kolommen” te openen de Show Kolommen venster.
Selecteer “Vergeten” in de rechter kolom, klik op de “Verwijder” knop, en klik vervolgens op “OK”.
Terug in het Geavanceerde Instellingen venster, klik op de “Sorteer” knop voor het openen van de Soort venster.
In de “items Sorteren” drop-down menu, kies “Uit” en vervolgens op “OK”.
Klik nu op “OK” op de Geavanceerde Instellingen Weergeven. De map is nu veranderd zodat de “Vergeten” kolom verborgen is, en de map wordt gesorteerd door de persoon die de mail verstuurd.
Dit zijn slechts twee voorbeelden van wat u kunt doen. U kunt toevoegen of verwijderen van veel verschillende kolommen, groep en berichten sorteren op verschillende manieren, en zelfs de lettertypen en stijlen gebruikt voor het weergeven van berichten. Spelen met de verschillende opties om te vinden wat het beste werkt voor u.
Breng een Weergave naar Andere Mappen
Als je eenmaal hebt aangepast, kunt u de betaling dezelfde weergave naar een andere map, zonder te hoeven aanpassen. Klik op beeld > Weergave-Instellingen en klik op de “Apply Huidige Weergave naar Andere Mappen” commando.
Selecteer de mappen die u wilt toepassen op de weergave en klik vervolgens op “OK”.
U kunt zo veel mappen of submappen) als je wilt.
Opslaan van een Aangepaste Map Weergeven
U kunt ook uw aangepaste weergave als een sjabloon dat u kunt toepassen op andere mappen in de toekomst. Klik op beeld > Weergave-Instellingen en selecteer de “Save Current View als een Nieuwe Weergave” commando.
Hiermee opent u de Weergave Kopiëren venster, waar u kunt uw zienswijze geven een naam en kies wie je kunt zien van het uitzicht. Klik op “OK” wanneer je alles instellen.
Als u op beeld > Weergave-Instellingen weer, Outlook, verschijnt uw nieuwe weergave als een beschikbare optie. Klik op “Uitzicht” van het uitzicht waartoe u toegang hebt.
Het Beheren van Alle Uitzicht venster kunt u toevoegen, bewerken en verwijderen uitzicht, evenals de instellingen toegepast op elke weergave.
Een Weergave maken Vanuit het niets
Als u wilt maken een nieuwe weergave, klikt u op de knop “Nieuw” in het Beheren van Alle venster Weergeven. Dit opent het Create a New View venster.
Selecteer het type ondergrond weergave die u wilt beginnen en klik op de “OK” knop. Het Geavanceerde Instellingen venster wordt geopend en u kunt de weergave aanpassen op de manier die u wilt. Wanneer u klaar bent, klikt u op “OK” totdat u terug bent op het Beheren van Alle Uitzicht venster en klik vervolgens op “Toepassen Weergeven om de weergave van de huidige map.
Als je eenmaal hebt gemaakt een nieuwe weergave, kunt u de toepassing naar een andere map, passen verder, of gebruik het als basis voor een nieuwe weergave.
Verwijder Aanpassingen van Weergave
Als u hebt gemaakt een aantal aanpassingen aan uw bestaande weergave, kunt u terugkeren naar de bestaande bekijk gemakkelijk. Dit is een goede manier om te proberen dingen uit, zonder zich zorgen te maken over het ongedaan maken van hen als de veranderingen niet werken voor u. Klik op Weergave > Reset Oog op het verwijderen van alle niet-opgeslagen aanpassingen van de huidige map.
Met deze Weergave-tools bij de hand hebt, kunt u uw mappen precies op de manier die u wilt, en beginnen te temmen dat de overvolle lijst met berichten.