Zoeken in Outlook is vrij eenvoudig, maar waarom zou je het steeds opnieuw intypen van dezelfde zoekopdrachten over en als u ze regelmatig? Custom Search Folders laten bespaar je aangepaste zoekopdrachten, zodat u kunt terug om ze met slechts een klik of twee.
En hoewel het verleidelijk is om te denken aan Custom Search Folders zoals een opgeslagen zoekopdracht, eigenlijk is het koeler dan dat. Omdat ze automatisch worden bijgewerkt, ze werken meer als virtuele mappen—vergelijkbaar met de Labels functie in Gmail, behalve krachtiger. Wilt u een map toont alleen berichten ongelezen zijn van een bepaalde persoon, en één of meer bijlagen? Geen probleem.
Laten we een kijkje nemen hoe deze in te vullen.
Maken van een vooraf Gedefinieerde Map Zoeken in Outlook
Outlook heeft al een aantal vooraf gedefinieerde mappen zoeken u kunt gebruik maken van. Je kunt niet verder aan te passen een van deze, maar ze zijn de moeite waard het nemen van een blik op het eerste het geval ze uw behoeften.
Om te beginnen, vindt u uw mappen zoeken op de bodem van de lijst van mappen in uw Outlook-gegevensbestand aan de linkerkant van het venster. Elk data-bestand heeft een eigen map zoeken, dus als u Outlook gebruikt om te controleren meer dan één account hebt ingesteld, kunt u verschillende mappen zoeken voor elkaar.
U zult niet in staat zijn om zelfs selecteer “Search Folders” map, hoewel, totdat u hebt gemaakt je eerste map zoeken. Om een zoekmap maken, over te schakelen naar de “Map” tabblad in het Lint, en klik vervolgens op de “Nieuwe Map Zoeken” knop.
Dit opent het Nieuwe venster Map Zoeken. Zie je een bos van vooraf gedefinieerde mappen zoeken geordend in categorieën, zoals het Lezen van e-Mail, e-Mail Van Mensen En Lijsten, en het Organiseren van e-Mail. De meeste mappen zijn vrij vanzelfsprekend, wij zullen dus geen betrekking op hen in detail:—je kunt gewoon doorheen bladeren.
Hier maken we een nieuwe map zoeken die toont ongelezen berichten. Het is een super handige map zoeken om rond te hebben, want het toont al uw ongelezen e-mail, ongeacht in welke map is opgeslagen. Klik gewoon op de zoekmap die u wilt maken, en druk dan op de knop “OK”.
Vrij eenvoudig, toch? Nu, laten we een kijkje nemen bij het creëren van uw eigen aangepaste mappen zoeken die manier krachtiger.
Een Aangepaste zoekmap maken in Outlook
Aangepast zoeken mappen laat u extra criteria die de vooraf gedefinieerde mappen zoeken niet zijn—je kunt vrij veel zoeken door een veld van een Outlook-bericht bevat. Belangrijker nog, u kunt een aangepaste zoekmap maken dat gebruik maakt van meerdere criteria selecteren berichten. Bijvoorbeeld, je zou kunnen hebben één enkel scherm bericht van bepaalde mensen en die hebben bepaalde woorden in de onderwerpregel.
Om een zoekmap maken, over te schakelen naar de “Map” tabblad in het Lint, en klik vervolgens op de “Nieuwe Map Zoeken” knop.
In de Nieuwe Search Map openen, schuift u omlaag naar de onderkant van de lijst, selecteer het “een Aangepaste zoekmap Maken” optie, en klik vervolgens op de “Kiezen” knop die verschijnt.
In de Aangepaste Map Zoeken-venster, typ een naam voor de map.
De volgende stap is het instellen van de criteria voor de zoekopdracht, dus druk op de “Criteria” knop.
De Map Zoeken Criteria venster kunt u echt pas uw zoekopdracht aan en u kunt zo veel van de beschikbare criteria als u wilt.
De “Meldingen” op het tabblad bevat algemene criteria kunt u zoeken naar bepaalde woorden in het onderwerp of de hoofdtekst van het bericht, afzenders en geadresseerden. Ook kunt u het zoeken beperken tot berichten waarin jij de enige persoon op de regel “Aan” of op de “To” of “Cc” lijn met andere mensen.
En kunt u zelfs een tijd voor de berichten op basis van de toen zij werden ontvangen, verzonden, gewijzigd, enzovoort. Dus, bijvoorbeeld, kon u toon alleen berichten die zijn ontvangen in de afgelopen zeven dagen.
De “Meer opties” tabblad biedt nog meer criteria voor het verkleinen van uw zoekopdracht. U kunt zoeken door de berichten in specifieke categorieën, die worden ongelezen of bijlagen, door het belang van de boodschap, die gemarkeerd zijn of niet, en zelfs door de werkelijke grootte van het bericht. Dat laatste kan nuttig zijn voor het vinden en verwijderen van grote bijlagen, door de manier waarop.
Het tabblad “Geavanceerd” kunt u criteria op basis van de velden in een Outlook-object kan opslaan. Daar zijn er veel van hen, zodat we niet dekken ze hier. Maar als je nodig hebt om te zoeken door iets wat je nog niet gevonden op de andere tabbladen, is de kans groot dat je die vinden door te klikken dat “Veld” knop en bladeren door de menu ‘ s.
Wanneer u klaar bent met het instellen van alle criteria die u wilt op de drie tabbladen, ga je gang en klik op de “OK” knop om terug te keren naar het Custom Search Map venster. Er is nog een ding dat je zou willen om te configureren voordat u klaar bent.
Standaard is de google aangepast zoeken kunt u trekken uit alle mappen in uw Outlook-gegevensbestand. Als u wilt beperken tot bepaalde mappen, klikt u op de knop “Bladeren”.
In het Selecteer in het venster Mappen, selecteer de mappen die u wilt opnemen in de zoekopdracht, en klik vervolgens op de “OK” knop.
En dan terug in het hoofd venster Aanpassen, ga je gang en klik opnieuw op “OK”.
Outlook maken van de custom search map en voegt deze toe aan uw map te bekijken.
Zodra u de knie krijgen van het gebruik, de Aangepaste zoekmap functie is vrij krachtig. Hier zijn slechts een paar voorbeelden van dingen die je zou kunnen zoekmappen gebruiken voor:
- Berichten naar en van je baas
- Berichten met onopgeloste follow-up vlaggen per categorie (u kunt bijvoorbeeld alleen zoeken naar de onopgeloste items in de persoonlijke categorie)
- Berichten met hoge prioriteit
- Berichten naar en van een client (Je kan zelfs gebruik maken van hun volledige domein in de zoeken vak en klik om te zoeken in alle velden)
- Berichten met bijlagen en die van een bepaalde grootte (ideaal voor het wegwerken van grote bijlagen en het verminderen van de grootte van uw gegevens-bestand)
En dat alleen krassen op het oppervlak. Dus, wat voor soort zoeken in mappen creëer je? Laat het ons weten in de comments!