Ordet har to veldig nyttige funksjoner som nesten ingen bruker: Sammenligne Dokumenter og Kombinere Dokumenter. Som navnene antyder, har la deg enten du vil sammenligne to Word-dokumenter mot hverandre eller kombinere to sammen.
Så da ville du trenger for å bruke dette? Vel, hvis du er som meg, du har sikkert 20 forskjellige versjoner av gjenoppta lagret på ulike steder i løpet av årene. Noen ganger kan jeg endre en cv litt for et bestemt selskap, for å understreke en bestemt ferdighet eller noen ganger har jeg lagt ting og lagret nettopp en ny kopi.
Uansett, det ville være fint hvis du raskt vil se forskjellen mellom min siste gjenoppta og eldre for å se om det er noe jeg bør legge til nyeste eller muligens fjerne. I dette innlegget, skal jeg vise deg hvordan du kan bruke disse to funksjoner for å raskt finne forskjeller mellom to dokumenter og flette dem hvis du vil.
Sammenligne Og Kombinere Dokumenter
I mitt eksempel, jeg ønsket å se hva forskjellen var mellom min gamle cv skrevet i 2007, og den siste en oppdatert i 2013. For å gjøre dette, åpner Word, klikker du på den Gjennomgang kategorien og klikk deretter på Sammenligne.
Dette vil bringe opp Sammenligne Dokumenter dialogboks der du trenger å plukke den opprinnelige dokumentet og reviderte dokumentet.
Nederst ser du en hel slew av sammenligningen innstillinger, som du kan bare la alle sjekket. Som standard, vil det også vise alle endringer i et nytt dokument, som er bedre enn å rote med den opprinnelige eller endrede dokumenter.
Et nytt dokument vil åpne med flere ulike deler: en rullbar liste med revisjoner på langt til venstre, kombinert dokument som viser alle endringer i midten, og de to originale dokumenter på høyre side. La oss ta en nærmere titt på hver seksjon.
Som du kan se her, jeg har slettet et par ting, og det er satt inn et par andre linjer av tekst. Hvis du dobbeltklikker på en av overskriftene (Aseem Kishore Satt inn eller Aseem Kishore Slettet), det vil flytte markøren til den nøyaktige plasseringen i dokumentet.
I sentrum, vil du se disse revisjonene i ulike farger. Som standard, noe med en strek gjennom er det som har blitt slettet og noe i rødt og understreket er det som har blitt lagt til i den reviderte dokumentet. Noe i grønt har blitt flyttet rundt. Stedet hvor den ble flyttet fra vil være dobbelt strek gjennom grønt og sted hvor den har blitt flyttet til vil være dobbelt understreket grønt som vist her:
Til slutt, på høyre side, vil du se det opprinnelige dokumentet på toppen og den reviderte dokumentet ned nedenfor. Som du kan bla i toppen dokument, den nederste følger sammen slik at de er i sync. Du kan bla i den nederste uavhengig av den øverste skjermen, skjønt.
I tillegg til denne visningen, kan du også fjerne både kilde-dokumenter fra den høyre ruten, og i stedet vise ballonger til å se endringene. For å se hva jeg mener, gå videre og klikk på Sammenlign – knappen på nytt, og deretter på Vis Kilde Dokumenter og til slutt klikker du på Skjul Kilde Dokumenter.
Nå klikker du på Vis Markering knappen under Sporing og klikk på Ballonger og deretter Vis Revisjoner i Ballonger.
På høyre side av dokumentet, vil du nå se alle revisjoner med linjene som kommer fra dokumentet. Dette kan gjøre det enklere å se alle endringene, hvis du har en masse av dem.
Vær oppmerksom på at hvis du bare ønsker å se forskjellene mellom de dokumenter, så har du egentlig ikke trenger å gjøre noe annet. Hvis du ønsker å skape et endelig dokument fra disse to dokumentene, kan du høyre-klikke på endre og velger å Akseptere eller Avvise.
Når du er ferdig, kan du lagre det nye dokumentet med alle forandringer som du gjorde. Kombinere Dokumenter er ganske mye nøyaktig det samme som å Sammenligne. Hvis du velger å slå seg sammen, får du den samme dialogboks hvor du må velge den opprinnelige og reviderte dokumentet.
Når du gjør det, vil du få samme layout som før hvor du ser den kombinerte endringer i midten. Igjen, overstreke tekst er slettet, rød understreket tekst er lagt til og grønn tekst har blitt flyttet. Bare høyreklikk på hver endre og velge om du vil akseptere eller avvis for hver endring. Når du er ferdig, kan du lagre den nye kombinerte dokumentet.
Totalt sett, disse er virkelig nyttig de gangene du har flere versjoner av samme dokument eller når flere personer redigere et Word-dokument, og du ender opp med flere dokumenter som skal kombineres til ett. Hvis du har noen spørsmål, føl deg fri til å kommentere. Nyt!