Noen ganger ønsker du kanskje å opprette et brev som du skal sende til en rekke forskjellige personer, men du vil visse deler av det å være individuell for hver adressat: deler, slik som hilsen, navn, adresse, etc. I Word språkbruk, betyr dette at du bør lage et standardbrev, som er veldig lett å gjøre.
Før du setter i gang med standardbrev, bør du sørge for at du har en database som allerede er opprettet med alle felter du ønsker å inkludere. En database kan være så enkelt som en Excel-regneark med kolonner for fornavn, etternavn, adresse, etc. Ord kan importere data fra Excel, Access og tekst dokumenter. Hvis du ikke allerede har en database oppsett, du kan alltid lage det i Word, som jeg vil vise deg hvordan å gjøre.
Begynn med å opprette et dokument som har standard tekst i det som eksempel julebrev nedenfor:
Legg merke til hvordan det har ingen hilsningen, adresse, etc. fordi de vil alle bli lagt til senere som felt i vår standardbrev. Det første du trenger å gjøre er å klikke på Velg Mottakere på e-Post i kategorien:
Dette er hvor du vil legge til folk som vil være mottar brev eller importere en liste fra en database fil.
Du kan klikke på Skriv Ny Liste hvis du vil opprette listen inne i Ordet selv. Du vil importere, og klikk på Bruk Eksisterende Liste. I dette eksemplet vil vi bare skriver ut listen.
Merk: Når du går for å lagre mottakerlisten, Ord vil be deg om en plassering på harddisken til å lagre dataene på filen som skal opprettes.
Når du lagre dine mottakere-listen, vil du se at mange av de ikonene som finnes på Utsendelser båndet er klikkbare nå. Å begynne å legge til feltene i skjemaet bokstav, klikk et sted i dokumentet for å angi hvor du vil at feltet skal plasseres, og klikk deretter på Adresse Blokk.
Dette vil bringe opp Sett inn adresseområde dialog.
Klikk OK for å gå med standard format, og du bør få noe som ser ut som dette:
Deretter legger du til en Skriver etter Adresse, Blokk for å flytte tekst-ned i en linje, og deretter klikker du på Hilsen Line ikonet:
Dette vil bringe opp Sett Hilsen Line dialog.
Igjen, la oss gå med standard format og klikker du bare på OK – knappen.
Neste høydepunkt der det står <Adresse Blokk>, høyre-klikk med musen, velge Avsnitt og deretter merker du av for å ikke legge til mellomrom mellom avsnittene i samme stil. Dette vil gjøre adresse blokkere henge sammen på riktig måte i stedet for å ha en blank linje mellom hver del av det.
Deretter klikker du på Forhåndsvis Resultater – ikonet på e-Post-fanen på båndet.
I stedet for adressen blokkere feltet indikator, skal du nå se det faktiske innholdet som er oppført i Word-dokumentet.
Når du er ferdig med å forhåndsvise, klikk Forhåndsvis Resultater ikonet for å slå av forhåndsvisning. Neste, for å se hvordan du legger til andre felt, klikker du bare forbi <Adresse Blokk> i dokumentet for å sikre at din nåværende posisjon, klikk på Sett inn Flettefelt – ikonet.
Du skal få noe som dette:
Velg Land eller Region, og deretter klikker du på Sett inn – knappen.
Prøv å klikke Forhåndsvis Resultater ikonet på nytt for å se hvordan det ser ut. Her er mitt eksempel nedenfor:
Nå som standardbrev er riktig oppsett, kan du gjøre mer avanserte ting som å sette opp regler. Reglene vil tillate deg å vise litt tekst for enkelte mottakere og skjule det for andre. For å komme i gang, klikk på Reglene knappen.
Du vil se en drop-down meny med flere alternativer som Spør, Fill-in, etc.
For eksempel, la oss velge If…Then…Else, som vil bringe oss til følgende dialogboks:
Endre feltnavn: å Country_or_ Regionen, og skriv USA i forhold til: – feltet. Neste, legge til litt tekst i bokser der det står Sette denne teksten og Ellers sette denne teksten. I dette eksemplet hvis mottakeren bor i USA, vil de få teksten Merry Christmas satt inn i deres brev, mens alle andre vil få melding Seasons Hilsener.
Her er hvordan det vil se ut når du klikker på OK – knappen, og deretter Forhåndsvise Resultatene knappen.
Neste, merk Forhåndsvis Resultater delen:
Her kan du klikke på pil-knappene (når Forhåndsvise Resultatene er slått på) til venstre og høyre for nummeret for å bla gjennom alle brev som sendes ut. På denne måten kan du sørge for at alle dine brev vil se ut før du skriver ut eller sender e-post.
Merk: kampen felt meny valg under Reglene er for å matche feltnavn i en database med overskriften navn i dine mottakere-listen.
Også for å gjøre det enklere å se hvor du har satt inn felt i dokumentet, bruker du Markere Flettefelt – knappen.
Det er en bryter som du kan slå på og av på ditt skjønn. Til slutt, når du er fornøyd med brevet ditt, klikk Fullfør Og slå sammen ikonet:
Du bør få denne dropdown-meny med tre alternativer.
Velg Rediger Individuelle Dokumenter for å få Ordet for å slå sammen alle bokstavene sammen til ett stort dokument som du kan se over før du skriver ut eller sende som e-post.
Som du kan se, å opprette standardbrev med Ord er ikke lenger ork det en gang var og du kan opprette og sende dokumenter raskt og enkelt. Hvis du har noen spørsmål, føl deg fri til å kommentere. Nyt!